약국 재고실사 - QR코드·바코드로 하는 방법

약국을 하다 보면 장부의 수량과 실제 수량이 어긋납니다. 유효기간이 지난 약이 진열대에 남아 있다가 뒤늦게 발견된다. 실사는 그 어긋남을 바로잡는 일인데, 손으로 세고 손으로 적는 방식이면 실사 자체가 새로운 오차를 만듭니다.

실사가 안 맞는 세 가지 이유

1. 세는 사이에 물건이 움직입니다. 조제실 선반·진열대·창고 서랍을 순서대로 세는 동안 앞에서 센 물건이 나가고 새 물건이 들어옵니다.
2. 적는 자리와 세는 자리가 떨어져 있습니다. 현장에서 종이에 적고 사무실에서 옮겨 적으면 옮기는 단계에서 숫자가 바뀝니다.
3. 같은 물건을 다르게 부릅니다. 일반의약품, 건강기능식품 같은 품목은 사람마다 부르는 이름이 달라 두 줄로 갈립니다.

약국의 재고가 유독 안 맞는 이유

낱개로 나가는데 박스로 들어온다. 세는 단위가 입고와 출고에서 다르다.

여기서부터 시작합니다. 유효기간이 짧은 품목만 먼저 로트로 잡는다. 전부 하려다 아무것도 못 한다.

약국은 환절기와 독감 유행기에 수요가 몰립니다. 그때 재고가 흔들리면 유효기간이 지나 폐기하는 약과 반품 시기를 놓친 재고으로 이어집니다. 바쁠 때 시작하면 늦습니다. 한가할 때 붙여 둡니다.

세는 순서를 정할 때

먼저 세고 나중에 셀 것을 나눕니다. 약국에서 다루는 것은 대체로 일반의약품, 건강기능식품, 의료기기, 위생용품 입니다. 이 가운데 일반의약품과 건강기능식품은 주 2~3회 움직이므로 먼저 잡고, 나머지는 뒤로 미뤄도 됩니다.

단위는 박스, 개, 병 중에서 고릅니다. 조제실 선반·진열대·창고 서랍에 무엇이 어떤 단위로 놓여 있는지가 기준입니다. 입고 할 때 쓰는 말을 그대로 물품명에 쓰면 직원이 따로 배우지 않아도 됩니다.

종이 없이 실사하기

물품마다 QR코드나 바코드 라벨을 붙여 두면, 세는 행위와 적는 행위가 하나로 합쳐집니다. 조제실 선반·진열대·창고 서랍을 돌면서 라벨을 찍고 수량만 넣으면 그 자리에서 기록이 남습니다. 옮겨 적는 단계가 없어지므로 옮겨 적다 생기는 오차도 없어집니다.

실사 순서

1. 일반의약품, 건강기능식품, 의료기기, 위생용품 처럼 자주 세는 품목부터 등록합니다. 쓰던 엑셀이 있으면 그대로 올려도 됩니다.
2. QR코드 라벨 시트를 인쇄해 조제실 선반·진열대·창고 서랍에 붙입니다.
3. 실사 당일에는 조회 모드로 QR 을 찍어 현재고를 먼저 봅니다. 저장되지 않습니다.
4. 실물과 다르면 입고 또는 출고로 차이만큼 맞춥니다. 맞춘 기록이 이력에 남습니다.
5. 끝나고 이력을 보면 어떤 품목이 얼마나 어긋나 있었는지 한눈에 보입니다.

오차를 줄이는 요령

• 조제실 선반·진열대·창고 서랍을 구역으로 끊고 한 구역을 끝내고 다음으로 갑니다.
• 주 2~3회 들어오는 품목은 검품이 끝나기 전에 세지 않습니다. 두 번 세게 됩니다.
• 단위를 박스, 개, 병 가운데 하나로 통일합니다.
• 약사 1~3인이라면 구역을 나눠 맡습니다. 누가 어느 구역을 셌는지 이력에 남습니다.

자주 묻는 질문

박스로 들어와 낱개로 나가는 것이 실사를 어렵게 합니다

약국 재고가 안 맞는 가장 흔한 이유는 세는 단위가 입고와 출고에서 다르기 때문입니다. 도매상에서는 박스로 들어오고 손님에게는 낱개로 나갑니다. 실사할 때 박스를 세는 사람과 낱개를 세는 사람이 다르면 숫자가 갈립니다.

해결은 단위를 하나로 못 박는 것입니다. 낱개를 기준으로 삼고 박스는 입고할 때 환산해서 넣습니다. 한 박스에 몇 개인지를 물품에 적어 두면 환산이 자동으로 됩니다.

진열대와 조제실 서랍에 같은 약이 나뉘어 있는 것도 원인입니다. 두 자리를 따로 두고 각각 세면 어느 쪽에서 차이가 났는지 좁혀집니다.

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