약국 재고실사 - QR코드·바코드로 하는 방법

약국을 하면서 가장 자주 겪는 일이 수량 차이입니다. 유효기간이 지난 약이 진열대에 남아 있다가 뒤늦게 발견됩니다. 실사로 그 차이를 메웁니다. 세는 방법이 나쁘면 실사가 문제를 늘립니다.

실사가 안 맞는 까닭

1. 세는 사이에 물건이 움직입니다. 조제실 선반·진열대·창고 서랍을 도는 사이에 앞에서 센 물건이 나갑니다.
2. 현장과 사무실이 떨어져 있습니다. 현장에서 메모하고 나중에 옮기면 그 단계에서 숫자가 바뀝니다.
3. 같은 물건을 다르게 부릅니다. 일반의약품, 건강기능식품 같은 품목이 두 줄로 갈립니다.

약국에서 실사가 어려운 까닭

낱개로 나가는데 박스로 들어옵니다. 세는 단위가 입고와 출고에서 다릅니다.

여기서부터 시작합니다. 유효기간이 짧은 품목만 먼저 로트로 잡습니다. 전부 하려다 아무것도 못 합니다.

약국은 환절기와 독감 유행기에 수요가 몰립니다. 그때 재고가 흔들리면 유효기간이 지나 폐기하는 약과 반품 시기를 놓친 재고로 이어집니다. 바쁠 때 시작하면 늦습니다. 한가할 때 붙여 둡니다.

세는 순서를 정할 때

먼저 세고 나중에 셀 것을 나눕니다. 약국에서 다루는 것은 대체로 일반의약품, 건강기능식품, 의료기기, 위생용품입니다. 이 가운데 일반의약품과 건강기능식품은 주 2~3회 움직이므로 먼저 잡고, 나머지는 뒤로 미뤄도 됩니다.

단위는 박스, 개, 병 중에서 고릅니다. 조제실 선반·진열대·창고 서랍에 무엇이 어떤 단위로 놓여 있는지가 기준입니다. 입고처럼 현장에서 쓰는 말을 그대로 물품명에 쓰면 직원이 따로 배우지 않아도 됩니다.

세는 일과 적는 일을 하나로

물품마다 라벨이 있으면 옮겨 적을 일이 없어집니다. 조제실 선반·진열대·창고 서랍을 지나가며 찍으면 바로 저장됩니다.

어떤 차례로 하나

1. 일반의약품, 건강기능식품, 의료기기, 위생용품부터 넣습니다. 엑셀 파일이 있으면 한 번에 올립니다.
2. 코드 라벨을 인쇄해 조제실 선반·진열대·창고 서랍에 붙입니다.
3. 먼저 조회 모드로 찍어 지금 수량을 확인합니다. 기록은 남지 않습니다.
4. 어긋난 만큼만 조정합니다. 언제 누가 맞췄는지 남습니다.
5. 끝나고 이력을 보면 어떤 품목이 얼마나 어긋났는지 보입니다.

오차를 줄이는 요령

• 조제실 선반·진열대·창고 서랍을 나눠서 한 칸씩 마칩니다.
• 주 2~3회 들어오는 것은 받는 중에 세면 어긋납니다.
• 단위를 박스, 개, 병 중 하나만 씁니다.
• 약사 1~3인이라면 사람마다 맡을 자리를 정합니다.

이 업종에서 먼저 볼 것

약사 1~3인이 흔한 모습입니다. 그래서 손이 많이 가는 방식은 오래 못 갑니다. 주 2~3회 나가는 몇 가지만 골라 시작하는 편이 낫습니다.

세는 단위를 박스로 통일하면 숫자가 흔들리지 않습니다. 물건이 실제로 있는 조제실 선반·진열대·창고 서랍에 맞춰 나눕니다. 이름은 쓰던 말(입고)로 두는 편이 정착이 빠릅니다.

순서를 정해 두면 중간에 멈추지 않습니다. 약국에서 자주 손이 가는 것은 일반의약품, 건강기능식품, 의료기기, 위생용품입니다. 자주 찾는 것과 비싼 것을 먼저 세웁니다.

막히는 자리는 업종마다 비슷합니다. 유효기간이 지난 약이 진열대에 남아 있다가 뒤늦게 발견됩니다. 이 한 가지가 늘 시작점입니다.

한 해에 몇 번, 환절기와 독감 유행기에 일이 몰립니다. 결과는 대개 유효기간이 지나 폐기하는 약과 반품 시기를 놓친 재고입니다. 그래서 한가할 때 붙여 두는 편이 가장 값쌉니다.

자주 묻는 질문

박스로 들어와 낱개로 나가는 것이 실사를 어렵게 합니다

약국 재고가 안 맞는 가장 흔한 이유는 세는 단위가 입고와 출고에서 다르기 때문입니다. 도매상에서는 박스로 들어오고 손님에게는 낱개로 나갑니다. 실사할 때 박스를 세는 사람과 낱개를 세는 사람이 다르면 숫자가 갈립니다.

해결은 단위를 하나로 못 박는 것입니다. 낱개를 기준으로 삼고 박스는 입고할 때 환산해서 넣습니다. 한 박스에 몇 개인지를 물품에 적어 두면 환산이 자동으로 됩니다.

진열대와 조제실 서랍에 같은 약이 나뉘어 있는 것도 원인입니다. 두 자리를 따로 두고 각각 세면 어느 쪽에서 차이가 났는지 좁혀집니다.

무료로 시작하기 다른 업종 가이드

약국에서 이 일을 시작하는 순서

약사 1~3인이라면 기록이 끊기는 자리가 어디인지부터 찾습니다. 물건이 놓인 곳은 조제실 선반·진열대·창고 서랍입니다. 손이 자주 가는 자리를 먼저 정리합니다.

기준 단위는 박스 · 개로 갈리는데 한 물품에는 하나만 씁니다. 무게로 파는 물품은 개수로 세는 순간 어긋나기 시작합니다.

현장에서 쓰는 말을 그대로 씁니다 · 입고 · 조제 · 반품을 그대로 적어 두면 새로 온 사람도 금방 익힙니다.

재고실사는 처음부터 완벽하게 할 필요는 없습니다. 일반의약품 하나로 시작해 처음부터 전부 하려다 그만두는 경우가 가장 많습니다.

무엇을 쓸지 정하기 전에 QR코드 라벨만 붙여 두면 무료 재고관리로 한 주만 굴려 보고도 판단이 섭니다.