약국 직원 재고관리 - QR코드·바코드로 하는 방법

약사 1~3인이라면 재고를 혼자 관리하지 않습니다. 여러 사람이 같은 물건을 만지는데 기록은 한 사람만 남기면, 나머지 사람이 처리한 것은 흔적이 없습니다. 유효기간이 지난 약이 진열대에 남아 있다가 뒤늦게 발견된다.

계정을 나누면 달라지는 것

사람마다 계정을 주면 누가 처리했는지가 기록에 남습니다. 숫자가 안 맞을 때 되짚을 수 있고, 되짚을 수 있으면 조심하게 됩니다. 약국처럼 입고이(가) 교대로 이뤄지는 곳에서 특히 그렇습니다.

약국에서 여럿이 쓸 때 생기는 문제

낱개로 나가는데 박스로 들어온다. 세는 단위가 입고와 출고에서 다르다.

먼저 해 볼 것. 유효기간이 짧은 품목만 먼저 로트로 잡는다. 전부 하려다 아무것도 못 한다.

약국은 환절기와 독감 유행기에 수요가 몰립니다. 그때 재고가 흔들리면 유효기간이 지나 폐기하는 약과 반품 시기를 놓친 재고으로 이어집니다. 바쁠 때 시작하면 늦습니다. 한가할 때 붙여 둡니다.

누가 만지는 물건인가

사람마다 손대는 품목이 다릅니다. 약국에서 다루는 것은 대체로 일반의약품, 건강기능식품, 의료기기, 위생용품 입니다. 이 가운데 일반의약품과 건강기능식품은 주 2~3회 움직이므로 먼저 잡고, 나머지는 뒤로 미뤄도 됩니다.

단위는 박스, 개, 병 중에서 고릅니다. 조제실 선반·진열대·창고 서랍에 무엇이 어떤 단위로 놓여 있는지가 기준입니다. 입고 할 때 쓰는 말을 그대로 물품명에 쓰면 직원이 따로 배우지 않아도 됩니다.

어디까지 열어 줄 것인가

모두에게 모든 권한을 주면 실수 한 번에 물품이 사라집니다. 반대로 너무 좁히면 매번 사장을 불러야 해서 아무도 안 씁니다. 약국에서는 보통 이렇게 나눕니다.

• QR 찍어서 입출고 - 현장에서 일하는 사람 모두에게 줍니다. QR코드만 찍으면 되므로 따로 가르칠 것이 없고, 이것이 막히면 기록이 안 남습니다.
• 물품 등록·수정 - 일반의약품, 건강기능식품 같은 품목 정보를 고치는 일이라 담당자에게만 줍니다.
• 삭제와 설정 - 되돌리기 어려우므로 대표만 갖습니다.

몇 명까지 되나

사업자 인증을 마치면 직원 3명까지 둘 수 있습니다. 더 필요하면 이용권으로 늘립니다.

교대 근무에서 쓰는 법

약국에서 조제 시점에 재고를 확인하는 습관을 들이면, 교대할 때마다 기록이 한 번씩 맞춰집니다. 문제가 생겨도 한 교대 안에서 찾으면 되므로 되짚는 범위가 좁아집니다.

가르칠 것이 QR코드 찍는 법 하나뿐이다

새로 온 사람에게 프로그램 쓰는 법을 가르치는 데 시간이 듭니다. 찍어서 쓰는 방식은 가르칠 것이 QR코드나 바코드를 카메라에 비추는 것 하나입니다. 약국에서 입고 하는 사람이면 첫날부터 씁니다. 찍은 사람이 기록에 남아 따로 확인할 필요가 없습니다.

자주 묻는 질문

약사와 근무자는 볼 수 있는 것이 달라야 합니다

약국에서는 약사와 일반 근무자의 역할이 법으로도 갈립니다. 재고 화면에서도 그 선을 지키는 편이 낫습니다.

일반 근무자에게는 진열대 품목의 입출고와 조회까지 열어 줍니다. 물품을 새로 만들거나 지우는 일, 조제실 품목을 손대는 일은 약사만 하게 둡니다.

누가 처리했는지가 기록에 남는 것이 특히 중요합니다. 유효기간이 지난 약이 진열대에 남아 있었다면 언제 누가 마지막으로 그 자리를 봤는지 되짚을 수 있어야 합니다.

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