약국 유통기한 관리 - QR코드·바코드로 하는 방법

약국에서 유통기한을 놓치면 그대로 손실입니다. 유효기간이 지난 약이 진열대에 남아 있다가 뒤늦게 발견된다. 날짜를 적어 두는 것만으로는 부족합니다. 적어 둔 날짜를 누가 언제 다시 보느냐가 실제 문제입니다.

왜 놓치는가

유통기한은 물품이 아니라 들어온 묶음에 붙습니다. 같은 일반의약품이라도 지난주에 들어온 것과 이번 주에 들어온 것은 날짜가 다릅니다. 물품 단위로만 관리하면 이 둘이 한 줄로 합쳐져 가장 임박한 날짜가 사라집니다.

약국에서 날짜 관리가 까다로운 지점

낱개로 나가는데 박스로 들어온다. 세는 단위가 입고와 출고에서 다르다.

현장에서 통하는 요령. 유효기간이 짧은 품목만 먼저 로트로 잡는다. 전부 하려다 아무것도 못 한다.

약국은 환절기와 독감 유행기에 수요가 몰립니다. 그때 재고가 흔들리면 유효기간이 지나 폐기하는 약과 반품 시기를 놓친 재고으로 이어집니다. 바쁠 때 시작하면 늦습니다. 한가할 때 붙여 둡니다.

날짜가 붙는 것과 안 붙는 것

날짜 관리가 필요한 품목만 골라냅니다. 약국에서 다루는 것은 대체로 일반의약품, 건강기능식품, 의료기기, 위생용품 입니다. 이 가운데 일반의약품과 건강기능식품은 주 2~3회 움직이므로 먼저 잡고, 나머지는 뒤로 미뤄도 됩니다.

단위는 박스, 개, 병 중에서 고릅니다. 조제실 선반·진열대·창고 서랍에 무엇이 어떤 단위로 놓여 있는지가 기준입니다. 입고 할 때 쓰는 말을 그대로 물품명에 쓰면 직원이 따로 배우지 않아도 됩니다.

묶음 단위로 날짜 붙이기

들어온 묶음을 로트라고 합니다. 약국에서는 주 2~3회 들어오므로 그때마다 로트가 하나씩 생깁니다. 로트마다 유통기한과 수량을 따로 두면, 출고할 때 먼저 들어온 것부터 빠지게 할 수 있습니다.

• 로트 번호 - 들어온 날짜나 거래처 표기를 그대로 씁니다. 로트마다 QR코드 라벨을 따로 뽑아 두면 찍는 순간 어느 묶음인지 갈립니다.
• 유통기한 - 그 묶음의 날짜입니다.
• 수량 - 그 묶음에 몇 개가 남았는지입니다.

로트 라벨은 QR코드로 붙인다

유통 바코드로는 날짜가 갈리지 않습니다. 주 2~3회 들어오는 일반의약품이 전부 같은 번호를 달고 있기 때문입니다. 그래서 로트에는 QR코드 라벨을 따로 뽑아 붙입니다. QR코드에 로트가 들어 있어 찍기만 하면 남은 날짜가 화면에 뜹니다.

임박 알림

남은 날이 30일, 7일, 0일이 되는 시점에 알려 줍니다. 약국처럼 주 2~3회 들어오는 곳이라면 가장 이른 알림을 다음 발주 시점에 맞춰 두는 것이 좋습니다. 아직 팔 수 있을 때 알아야 손실이 아니라 할인 판매로 돌릴 수 있습니다.

폐기율을 숫자로 보기

폐기한 것을 출고로 남겨 두면 한 달 뒤에 무엇을 얼마나 버렸는지 셀 수 있습니다. 약국에서 자주 버리는 품목이 일반의약품, 건강기능식품 중 어느 쪽인지 알면 다음 발주량을 줄일 근거가 생깁니다. 감으로 줄이면 이번에는 모자라고, 숫자로 줄이면 다음 달에 확인이 됩니다.

자주 묻는 질문

조제용과 판매용은 유효기간 관리 기준이 다릅니다

조제실에 있는 약은 회전이 빨라 유효기간이 문제가 되는 일이 드뭅니다. 문제가 나는 것은 진열대에 오래 서 있는 일반의약품과 건강기능식품입니다. 잘 안 나가는 품목일수록 유효기간이 지나갑니다.

그래서 전 품목을 로트로 관리하려 하면 힘만 들고 효과가 없습니다. 회전이 느린 품목만 골라 로트를 잡는 것이 현실적입니다. 지난 몇 달 출고 기록을 보면 어느 것이 느린지 바로 나옵니다.

반품 가능 시기도 함께 봐야 합니다. 유효기간이 지나기 전에 도매상 반품 기한이 먼저 끝나는 품목이 있습니다. 그 기한을 로트 메모에 적어 두면 폐기 대신 반품으로 돌릴 수 있습니다.

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