약국 입출고 기록 - QR코드·바코드로 하는 방법
약국에서 재고가 안 맞는 대부분의 원인은 들어오고 나간 것을 그때 안 적었기 때문입니다. 유효기간이 지난 약이 진열대에 남아 있다가 뒤늦게 발견된다. 나중에 몰아서 적으면 기억에 의존하게 되고, 기억은 틀립니다.
그 자리에서 적히게 만들기
적는 일이 번거로우면 아무도 적지 않습니다. 조제실 선반·진열대·창고 서랍에 QR코드 라벨을 붙여 두고 스마트폰으로 QR 을 찍으면, 물품이 화면에 뜨고 입고·출고를 고르고 수량만 넣으면 끝납니다. 적는 데 걸리는 시간이 몇 초로 줄면 그때부터는 적게 됩니다.
바코드가 있는 것과 없는 것
찍을 수 있는 것은 두 가지입니다. 일반의약품 처럼 포장에 바코드가 인쇄돼 있으면 그 바코드를 그대로 찍습니다. 라벨을 새로 붙일 필요가 없습니다. 소분한 것이나 조제실 선반·진열대·창고 서랍 자체처럼 바코드가 없는 것은 QR코드를 뽑아 붙입니다. 어느 쪽을 찍든 같은 이력으로 들어가서, 나중에 볼 때는 구분이 없습니다.
남는 기록
찍을 때마다 언제 · 누가 · 무엇을 · 몇 개가 남습니다. 약사 1~3인이라면 이 네 가지가 특히 중요합니다. 누가 처리했는지가 남아야 나중에 숫자가 안 맞을 때 되짚을 수 있습니다.
시각·처리한 사람·품목·수량·구분이 함께 남습니다. 일반의약품, 건강기능식품, 의료기기 별로 나눠 볼 수 있습니다.
입고 흐름에 맞추기
약국은 주 2~3회 물건이 들어옵니다. 들어오는 날에 몰아서 찍고, 나가는 것은 나갈 때마다 찍는 것이 가장 단순합니다. 단위는 박스, 개, 병 중 하나로 정해 두면 박스로 받아 낱개로 나가는 품목도 헷갈리지 않습니다.
약국에서 기록이 자꾸 빠지는 이유
낱개로 나가는데 박스로 들어온다. 세는 단위가 입고와 출고에서 다르다.
여기서부터 시작합니다. 유효기간이 짧은 품목만 먼저 로트로 잡는다. 전부 하려다 아무것도 못 한다.
약국은 환절기와 독감 유행기에 수요가 몰립니다. 그때 재고가 흔들리면 유효기간이 지나 폐기하는 약과 반품 시기를 놓친 재고으로 이어집니다. 몰리는 때를 기준으로 거꾸로 준비하면 수월합니다.
자주 움직이는 것부터
움직임이 잦은 품목이 기록의 대부분을 차지합니다. 약국에서 다루는 것은 대체로 일반의약품, 건강기능식품, 의료기기, 위생용품 입니다. 이 가운데 일반의약품과 건강기능식품은 주 2~3회 움직이므로 먼저 잡고, 나머지는 뒤로 미뤄도 됩니다.
단위는 박스, 개, 병 중에서 고릅니다. 조제실 선반·진열대·창고 서랍에 무엇이 어떤 단위로 놓여 있는지가 기준입니다. 입고 할 때 쓰는 말을 그대로 물품명에 쓰면 직원이 따로 배우지 않아도 됩니다.
남은 기록으로 하는 일
기록은 쌓이기만 하면 소용이 없습니다. 품목별로 걸러 보면 어느 품목이 얼마나 자주 나가는지 보이고, 기간으로 걸러 보면 어느 달에 많이 썼는지 보입니다. 약국에서 이 숫자는 다음 발주량을 정하는 근거가 됩니다.
자주 묻는 질문
약국에서는 언제 찍는 것이 좋나요?
주 2~3회 들어오므로 입고는 배송이 온 그 자리에서 찍고, 출고는 조제 때 몰아서 맞추는 방식이 무난합니다.
잘못 찍었으면 어떻게 하나요?
이력에서 해당 기록을 확인하고 반대 방향으로 처리하면 됩니다. 고친 내역도 이력에 남아 되짚을 수 있습니다.
스캐너 없이도 되나요?
아닙니다. 스마트폰 카메라로 QR코드를 찍습니다. 앱 설치도 필요 없고 웹 주소로 바로 씁니다.
비용이 드나요?
무료로 물품 10개까지 등록할 수 있고, 사업자 인증을 마치면 30개로 늘어납니다. 무료는 하루 100회, 사업자 인증을 마치면 하루 500회까지 찍을 수 있습니다.
조제는 처방전 단위로 빠져 기록이 늦습니다
조제할 때 약을 하나 꺼낼 때마다 찍는 것은 현실적이지 않습니다. 손님이 기다리고 있고, 조제 자체에 집중해야 합니다.
약국에서 통하는 방식은 입고는 그 자리에서, 출고는 마감에 한 번입니다. 도매상 배송이 오면 검품하면서 찍고, 하루 끝에 진열대와 조제실을 훑어 줄어든 만큼 처리합니다.
일반의약품 판매는 조제와 달라서 그때그때 찍을 여유가 있습니다. 이쪽만이라도 실시간으로 남겨 두면 무엇이 잘 나가는지가 정확해집니다.