약국 입출고 기록 - QR코드·바코드로 하는 방법

약국에서 재고가 안 맞는 까닭은 대개 하나입니다. 들고 나간 것을 그때 안 적었기 때문입니다. 한꺼번에 적는 순간부터 숫자는 짐작이 됩니다.

어떻게 하면 적게 되나

일반의약품에 라벨을 붙여 두고 휴대폰으로 찍으면 물품이 화면에 뜹니다. 입고·출고를 고르고 수량만 넣으면 끝납니다. 조제실 선반·진열대·창고 서랍에 선 채로 끝낼 수 있습니다.

약국에서 빠뜨리기 쉬운 자리

낱개로 나가는데 박스로 들어옵니다. 세는 단위가 입고와 출고에서 다릅니다.

여기서부터 시작합니다. 유효기간이 짧은 품목만 먼저 로트로 잡습니다. 전부 하려다 아무것도 못 합니다.

약국은 환절기와 독감 유행기에 수요가 몰립니다. 그때 재고가 흔들리면 유효기간이 지나 폐기하는 약과 반품 시기를 놓친 재고로 이어집니다. 몰리는 때를 기준으로 거꾸로 준비하면 수월합니다.

자주 움직이는 것부터

움직임이 잦은 품목이 기록의 대부분을 차지합니다. 약국에서 다루는 것은 대체로 일반의약품, 건강기능식품, 의료기기, 위생용품입니다. 이 가운데 일반의약품과 건강기능식품은 주 2~3회 움직이므로 먼저 잡고, 나머지는 뒤로 미뤄도 됩니다.

단위는 박스, 개, 병 중에서 고릅니다. 조제실 선반·진열대·창고 서랍에 무엇이 어떤 단위로 놓여 있는지가 기준입니다. 입고처럼 현장에서 쓰는 말을 그대로 물품명에 쓰면 직원이 따로 배우지 않아도 됩니다.

어떤 코드를 쓰나

물건에 이미 번호가 있느냐로 갈립니다.

• 포장에 번호가 있는 것 - 그 번호를 그대로 씁니다. 새로 만들 필요가 없습니다.
• 소분한 것 - QR코드 라벨을 만들어 붙입니다.

이력이 남으면 달라지는 것

누가 만졌는지가 남아 되짚을 수 있습니다. 차이가 났을 때 되짚을 자리가 생깁니다. 약사 1~3인에서는 사람이 바뀌어도 이어집니다.

약국의 사정에 맞추면

대개 약사 1~3인 정도로 돌아갑니다. 방법이 복잡하면 바쁜 날 먼저 빠집니다. 먼저 일반의약품, 건강기능식품 같은 것만 다뤄도 절반은 잡힙니다.

같은 물건을 어떤 날은 박스, 어떤 날은 개로 세면 재고가 어긋납니다. 자리는 조제실 선반·진열대·창고 서랍을 기준으로 잡습니다. 이름은 쓰던 말(입고)로 두는 편이 정착이 빠릅니다.

처음에 고르는 몇 가지가 전체 모습을 정합니다. 약국에서 자주 손이 가는 것은 일반의약품, 건강기능식품, 의료기기, 위생용품 같은 것들입니다. 값이 큰 것과 자주 움직이는 것이 먼저입니다.

오래 쓰다 보면 늘 같은 곳에서 걸립니다. 유효기간이 지난 약이 진열대에 남아 있다가 뒤늦게 발견됩니다. 이 대목만 정리해도 나머지는 훨씬 쉬워집니다.

환절기와 독감 유행기에는 평소 방식으로는 버티기 어렵습니다. 결과는 대개 유효기간이 지나 폐기하는 약과 반품 시기를 놓친 재고입니다. 몰리기 전에 한 번 정리해 두면 그 철을 넘길 수 있습니다.

자주 묻는 질문

조제는 처방전 단위로 빠져 기록이 늦습니다

조제할 때 약을 하나 꺼낼 때마다 찍는 것은 현실적이지 않습니다. 손님이 기다리고 있고, 조제 자체에 집중해야 합니다.

약국에서 통하는 방식은 입고는 그 자리에서, 출고는 마감에 한 번입니다. 도매상 배송이 오면 검품하면서 찍고, 하루 끝에 진열대와 조제실을 훑어 줄어든 만큼 처리합니다.

일반의약품 판매는 조제와 달라서 그때그때 찍을 여유가 있습니다. 이쪽만이라도 실시간으로 남겨 두면 무엇이 잘 나가는지가 정확해집니다.

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약국에서 첫 주에 할 일

약사 1~3인이라면 지금 남은 수량을 종이 없이 말할 수 있는지 봅니다. 두는 자리는 조제실 선반·진열대·창고 서랍입니다. 손이 자주 가는 자리를 먼저 정리합니다.

단위는 박스 · 개처럼 물품마다 갈립니다. 낱개와 묶음을 섞어 세는 것이 가장 흔한 실수입니다.

부르던 이름을 그대로 두세요 · 입고 · 조제 · 반품을 그대로 적어 두면 새로 온 사람도 금방 익힙니다.

입출고 기록은 작게 시작해도 됩니다. 일반의약품만 먼저 해 보고 하나가 굴러가면 그다음은 훨씬 쉽습니다.

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