약국 발주 관리 - QR코드·바코드로 하는 방법

약국의 발주는 대부분 감으로 이뤄집니다. "이 정도면 떨어질 때가 됐다"로 주문하면 어떤 달은 모자라고 어떤 달은 남습니다. 유효기간이 지난 약이 진열대에 남아 있다가 뒤늦게 발견된다.

약국 발주가 감에 기대게 되는 이유

낱개로 나가는데 박스로 들어온다. 세는 단위가 입고와 출고에서 다르다.

실제로 효과가 있는 순서. 유효기간이 짧은 품목만 먼저 로트로 잡는다. 전부 하려다 아무것도 못 한다.

약국은 환절기와 독감 유행기에 수요가 몰립니다. 그때 재고가 흔들리면 유효기간이 지나 폐기하는 약과 반품 시기를 놓친 재고으로 이어집니다. 성수기에 들어가기 전에 기준을 잡아 두어야 합니다.

거래처가 갈리는 지점

어느 품목을 어디서 받는지 정리합니다. 약국에서 다루는 것은 대체로 일반의약품, 건강기능식품, 의료기기, 위생용품 입니다. 이 가운데 일반의약품과 건강기능식품은 주 2~3회 움직이므로 먼저 잡고, 나머지는 뒤로 미뤄도 됩니다.

단위는 박스, 개, 병 중에서 고릅니다. 조제실 선반·진열대·창고 서랍에 무엇이 어떤 단위로 놓여 있는지가 기준입니다. 입고 할 때 쓰는 말을 그대로 물품명에 쓰면 직원이 따로 배우지 않아도 됩니다.

발주 시점을 숫자로 정하기

필요한 것은 두 가지입니다. 하루에 얼마나 나가는지와 주문하고 며칠 만에 들어오는지입니다. 약국은 주 2~3회 들어오므로, 그 주기 동안 나갈 양에 여유분을 더한 만큼이 최소 보유량이 됩니다. 입출고를 찍어 두면 하루 소비량이 저절로 나옵니다.

거래처를 물품에 붙이기

일반의약품, 건강기능식품, 의료기기 처럼 품목마다 거래처가 다르면 주문할 때마다 어디에 연락할지 찾게 됩니다. 물품에 거래처를 붙여 두면 발주서를 만들 때 거래처별로 묶입니다. 입고 단계가 짧아집니다.

발주서에서 입고까지

1. 부족한 품목을 골라 발주서를 만듭니다.
2. 거래처별로 나뉜 발주서를 보내고 입고 대기 상태로 둡니다.
3. 물건이 도착하면 QR코드 라벨을 찍어 입고 처리합니다. 발주 수량과 실제 수량이 다르면 그 차이가 남습니다.
4. 입고가 끝나면 발주서가 닫힙니다. 미입고분은 그대로 남아 다음에 확인합니다.

흔한 실수

• 발주 수량을 박스로, 재고를 낱개로 셉니다. 단위를 박스, 개 중 하나로 통일해야 비교가 됩니다.
• 미입고분을 잊습니다. 일부만 들어온 발주서를 닫아 버리면 나머지가 사라집니다.
• 약사 1~3인인데 한 사람만 발주합니다. 그 사람이 쉬는 날 재고가 멈춥니다. 직원 계정을 나눠 두면 누구든 같은 화면을 봅니다.

받은 수량을 그 자리에서 맞추기

발주서를 띄워 놓고 물건을 하나씩 찍습니다. 포장에 바코드가 있는 것은 그 바코드를 그대로 찍고, 약국에서 소분해 쓰는 것처럼 바코드가 없는 것은 QR코드 라벨을 붙여 두고 QR 을 찍습니다. 수량이 어긋나면 화면에 바로 뜨기 때문에, 물건을 들여놓기 전에 확인이 끝납니다.

자주 묻는 질문

도매상 마감 시각을 넘기면 하루가 밀립니다

약국 발주는 시각이 걸려 있습니다. 도매상마다 당일 배송 마감 시각이 있고, 그 시각을 몇 분 넘기면 다음 날 배송이 됩니다. 급한 약이면 그 하루가 큽니다.

그래서 "재고를 보고 주문한다"보다 "마감 전에 한 번 확인한다"가 맞는 순서입니다. 부족 품목 목록을 마감 30분 전에 한 번 열어 보는 습관이 결품을 대부분 막습니다.

거래처가 여럿이면 마감 시각도 제각각입니다. 물품에 거래처를 붙여 두면 발주서가 거래처별로 나뉘므로, 마감이 이른 곳부터 처리할 수 있습니다.

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