약국 엑셀 재고관리 - QR코드·바코드로 하는 방법
약국에서 재고를 엑셀로 관리하는 경우가 가장 많습니다. 엑셀은 시작하기 쉽지만 여러 사람이 동시에 고칠 수 없고, 현장에서 휴대폰으로 열어 고치기도 어렵습니다. 유효기간이 지난 약이 진열대에 남아 있다가 뒤늦게 발견된다.
엑셀이 한계에 부딪히는 지점
- 조제실 선반·진열대·창고 서랍에서 못 고칩니다. 현장에서 적어 와 나중에 옮기니 그 사이에 틀립니다.
- 약사 1~3인이 되면 동시에 만져 덮어쓰기가 납니다.
- 숫자만 덮어써서 언제 누가 왜 바꿨는지 남지 않습니다.
약국에서 엑셀이 특히 안 맞는 이유
낱개로 나가는데 박스로 들어온다. 세는 단위가 입고와 출고에서 다르다.
실제로 효과가 있는 순서. 유효기간이 짧은 품목만 먼저 로트로 잡는다. 전부 하려다 아무것도 못 한다.
약국은 환절기와 독감 유행기에 수요가 몰립니다. 그때 재고가 흔들리면 유효기간이 지나 폐기하는 약과 반품 시기를 놓친 재고으로 이어집니다. 바쁠 때 시작하면 늦습니다. 한가할 때 붙여 둡니다.
엑셀에서 옮길 순서
무엇부터 등록할지 정합니다. 약국에서 다루는 것은 대체로 일반의약품, 건강기능식품, 의료기기, 위생용품 입니다. 이 가운데 일반의약품과 건강기능식품은 주 2~3회 움직이므로 먼저 잡고, 나머지는 뒤로 미뤄도 됩니다.
단위는 박스, 개, 병 중에서 고릅니다. 조제실 선반·진열대·창고 서랍에 무엇이 어떤 단위로 놓여 있는지가 기준입니다. 입고 할 때 쓰는 말을 그대로 물품명에 쓰면 직원이 따로 배우지 않아도 됩니다.
처음부터 다시 입력하지 않기
처음부터 다시 입력할 필요는 없습니다. 쓰던 엑셀을 올리면 물품이 한 번에 등록됩니다. 열 이름이 달라도 어느 열이 무엇인지 지정할 수 있습니다.
- 엑셀에서 품명 · 수량 · 단위 열이 있는지 봅니다. 이 셋이면 시작할 수 있습니다.
- 파일을 올리고 열을 맞춥니다. 박스, 개, 병 같은 단위는 그대로 인식됩니다.
- 등록된 물품으로 QR코드 라벨 시트를 인쇄해 조제실 선반·진열대·창고 서랍에 붙입니다.
- 이때부터는 엑셀을 고치지 않고 QR 을 찍어 처리합니다.
라벨을 몇 장이나 만들어야 하나
엑셀에 바코드 번호 열이 있으면 그 열을 그대로 올립니다. 이미 포장에 인쇄된 바코드를 찍으면 바로 그 물품이 뜨므로 라벨을 새로 붙일 일이 없습니다. 번호가 없는 품목만 QR코드 라벨을 뽑아 붙이면 됩니다. 약국에서 일반의약품, 건강기능식품 같은 것은 대개 바코드가 있고, 소분해 쓰는 것은 QR 쪽이 됩니다.
엑셀을 완전히 버리지 않아도 됩니다
기록은 언제든 엑셀로 내려받을 수 있습니다. 세무나 결산에 엑셀이 필요하면 그때 받아서 쓰면 됩니다. 매일 손으로 고치는 일만 없애는 것이 목적입니다.
자주 묻는 질문
약국에서 쓰던 엑셀을 그대로 올릴 수 있나요?
품명·수량·단위 열이 있으면 됩니다. 열 이름이 달라도 올린 뒤에 지정합니다. 박스, 개, 병 같은 단위는 그대로 인식됩니다.
다시 엑셀로 받을 수 있나요?
물품 목록과 입출고 이력을 언제든 엑셀로 내려받을 수 있습니다. 세무나 결산에 필요하면 그때 받아 쓰면 됩니다.
앱을 깔아야 하나요?
아닙니다. 스마트폰 카메라로 QR코드를 찍습니다. 앱 설치도 필요 없고 웹 주소로 바로 씁니다.
비용이 드나요?
무료로 물품 10개까지 등록할 수 있고, 사업자 인증을 마치면 30개로 늘어납니다. 무료는 하루 100회, 사업자 인증을 마치면 하루 500회까지 찍을 수 있습니다.
품목이 수백 개라 엑셀은 스크롤만 하다 끝납니다
약국 엑셀은 품목이 수백 줄입니다. 필요한 약 하나를 찾으려면 스크롤을 한참 내려야 하고, 이름이 비슷한 약이 많아 엉뚱한 줄을 고치는 일도 생깁니다.
이 규모에서 엑셀이 특히 불리한 이유는 검색이 이름에만 걸린다는 점입니다. 코드나 위치로는 못 찾습니다. 옮기고 나면 품명·코드·위치·규격 어느 것으로도 찾을 수 있습니다.
한 번에 다 옮기려 하지 않아도 됩니다. 회전이 빠른 상위 품목부터 올려서 쓰기 시작하고, 나머지는 나중에 추가해도 됩니다.