약국 엑셀 재고관리 - QR코드·바코드로 하는 방법
엑셀은 시작이 쉽습니다. 문제는 같이 쓰기입니다. 약국도 처음에는 표로 적습니다.
- 동시에 열 수 없습니다 - 메신저로 주고받다 최신본이 사라집니다.
- 그 자리에서 못 적습니다 - 조제실 선반·진열대·창고 서랍에서 메모하고 옮기는 단계가 생깁니다.
- 덮어쓰기만 됩니다 - 언제 누가 왜 바꿨는지 남지 않습니다.
다시 칠 필요는 없습니다
처음부터 다시 입력하지 않습니다. 파일을 올리면 물품이 한 번에 등록됩니다. 이름이 우리와 달라도 짝지어 주면 됩니다.
약국에서 쓰던 표라면 일반의약품, 건강기능식품, 의료기기 같은 이름이 그대로 들어와도 됩니다.
약국에서 엑셀로 버티기 어려운 자리
낱개로 나가는데 박스로 들어옵니다. 세는 단위가 입고와 출고에서 다릅니다.
현장에서 통하는 요령. 유효기간이 짧은 품목만 먼저 로트로 잡습니다. 전부 하려다 아무것도 못 합니다.
약국은 환절기와 독감 유행기에 수요가 몰립니다. 그때 재고가 흔들리면 유효기간이 지나 폐기하는 약과 반품 시기를 놓친 재고로 이어집니다. 그 시기 전에 한 번 정리해 두는 것이 가장 값싼 대비입니다.
엑셀에서 옮길 순서
무엇부터 등록할지 정합니다. 약국에서 다루는 것은 대체로 일반의약품, 건강기능식품, 의료기기, 위생용품입니다. 이 가운데 일반의약품과 건강기능식품은 주 2~3회 움직이므로 먼저 잡고, 나머지는 뒤로 미뤄도 됩니다.
단위는 박스, 개, 병 중에서 고릅니다. 조제실 선반·진열대·창고 서랍에 무엇이 어떤 단위로 놓여 있는지가 기준입니다. 입고처럼 현장에서 쓰는 말을 그대로 물품명에 쓰면 직원이 따로 배우지 않아도 됩니다.
첫 파일에 담을 것
이름과 수량, 단위만 있으면 됩니다. 분류와 거래처는 나중에 붙여도 늦지 않습니다.
다시 표로 받기
필요하면 다시 표로 내려받습니다. 나중에 다른 도구로 옮겨도 됩니다.
약국의 사정에 맞추면
대개 약사 1~3인 정도로 돌아갑니다. 방법이 복잡하면 바쁜 날 먼저 빠집니다. 먼저 일반의약품, 건강기능식품 같은 것만 다뤄도 절반은 잡힙니다.
같은 물건을 어떤 날은 박스, 어떤 날은 개로 세면 재고가 어긋납니다. 자리는 조제실 선반·진열대·창고 서랍을 기준으로 잡습니다. 현장에서 쓰는 말(입고)을 그대로 이름에 쓰면 새로 온 사람도 헷갈리지 않습니다.
처음에 고르는 몇 가지가 전체 모습을 정합니다. 약국에서 자주 손이 가는 것은 일반의약품, 건강기능식품, 의료기기, 위생용품 같은 것들입니다. 값이 큰 것과 자주 움직이는 것이 먼저입니다.
오래 쓰다 보면 늘 같은 곳에서 걸립니다. 유효기간이 지난 약이 진열대에 남아 있다가 뒤늦게 발견됩니다. 이 대목만 정리해도 나머지는 훨씬 쉬워집니다.
환절기와 독감 유행기에는 평소 방식으로는 버티기 어렵습니다. 그때 어긋나면 유효기간이 지나 폐기하는 약과 반품 시기를 놓친 재고로 이어집니다. 몰리기 전에 한 번 정리해 두면 그 철을 넘길 수 있습니다.
자주 묻는 질문
약국에서 쓰던 엑셀을 그대로 올릴 수 있나요?
품명·수량·단위 열이 있으면 됩니다. 열 이름이 달라도 올린 뒤에 지정합니다. 박스, 개, 병 같은 단위는 그대로 인식됩니다.
다시 엑셀로 받을 수 있나요?
물품 목록과 입출고 이력을 언제든 엑셀로 내려받을 수 있습니다. 세무나 결산에 필요하면 그때 받아 쓰면 됩니다.
앱을 깔아야 하나요?
아닙니다. 스마트폰 카메라로 QR코드를 찍습니다. 앱 설치도 필요 없고 웹 주소로 바로 씁니다.
비용이 드나요?
무료로 물품 30개까지 등록할 수 있고, 사업자 인증을 마치면 50개로 늘어납니다. 무료는 하루 500회, 사업자 인증을 마치면 하루 1,000회까지 찍을 수 있습니다.
품목이 수백 개라 엑셀은 스크롤만 하다 끝납니다
약국 엑셀은 품목이 수백 줄입니다. 필요한 약 하나를 찾으려면 스크롤을 한참 내려야 하고, 이름이 비슷한 약이 많아 엉뚱한 줄을 고치는 일도 생깁니다.
이 규모에서 엑셀이 특히 불리한 이유는 검색이 이름에만 걸린다는 점입니다. 코드나 위치로는 못 찾습니다. 옮기고 나면 품명·코드·위치·규격 어느 것으로도 찾을 수 있습니다.
한 번에 다 옮기려 하지 않아도 됩니다. 회전이 빠른 상위 품목부터 올려서 쓰기 시작하고, 나머지는 나중에 추가해도 됩니다.
약국에서 첫 주에 할 일
약사 1~3인이면 지금 남은 수량을 종이 없이 말할 수 있는지 봅니다. 물건이 놓인 곳은 조제실 선반·진열대·창고 서랍입니다. 손이 자주 가는 자리를 먼저 정리합니다.
기준 단위는 박스 · 개로 갈리는데 한 물품에는 하나만 씁니다. 낱개와 묶음을 섞어 세는 것이 가장 흔한 실수입니다.
부르던 이름을 그대로 두세요 · 입고 · 조제 · 반품을 그대로 적어 두면 새로 온 사람도 금방 익힙니다.
엑셀 재고관리 이전은 작게 시작해도 됩니다. 일반의약품 하나로 시작해 몸에 붙은 다음에 다음 것을 더합니다.
결정하기 전에 무료 재고관리로 바코드를 찍는 사람을 한 명만 늘려 보면 차이가 보입니다.