카페 재고 이력 - QR코드·바코드로 하는 방법
"어제까지 맞았는데" 로 시작하는 이야기는 대개 답을 못 찾고 끝납니다. 카페에서 원두가 맞지 않으면 그 물품의 지난 기록을 되짚습니다.
되짚을 수 있는 것
- 언제 - 날짜와 시각이 초 단위로 남습니다
- 누가 - 어느 계정이 움직였는지 남습니다.
- 어떻게 - 찍어서 했는지 손으로 넣었는지, 쇼핑몰 주문으로 빠졌는지가 갈려 남습니다.
- 얼마나 - 그때 수량이 몇에서 몇으로 바뀌었는지 남습니다
틀린 기록을 없애지 않고 바로잡은 기록을 더합니다.
카페에서 되짚어야 하는 일
원두는 개봉하면 향이 빠지고 우유는 며칠 못 갑니다. 둘의 회전 속도가 달라 한 번에 맞춰 주문하기 어렵습니다.
먼저 해 볼 것. 원두는 개봉일을 로트로 잡고, 우유·시럽은 유통기한으로 잡으면 두 기준이 한 화면에서 정리됩니다.
카페는 주말 오후와 여름 아이스 음료 성수기에 수요가 몰립니다. 그때 재고가 흔들리면 버린 우유와 굳은 시럽, 그리고 급하게 사 온 원두의 웃돈으로 이어집니다. 바쁠 때 시작하면 늦습니다. 한가할 때 붙여 둡니다.
품목 나누기
품목을 성격별로 나눕니다. 카페에서 다루는 것은 대체로 원두, 시럽, 우유, 테이크아웃 컵, 컵홀더, 빨대입니다. 이 가운데 원두와 시럽은 주 2~3회 움직이므로 먼저 잡고, 나머지는 뒤로 미뤄도 됩니다.
단위는 kg, 병, 팩, 개 중에서 고릅니다. 원두 선반·냉장고·창고 박스에 무엇이 어떤 단위로 놓여 있는지가 기준입니다. 오픈 준비처럼 현장에서 쓰는 말을 그대로 물품명에 쓰면 직원이 따로 배우지 않아도 됩니다.
사람을 지키는 기록
누가 했는지 남기는 것은 의심하기 위해서가 아니라 애먼 사람이 의심받지 않게 하기 위해서입니다. 평소에 쌓여 있어야 쓸 수 있습니다.
오래된 기록
세무에서 물을 때 근거가 되는 것은 그때 남긴 기록입니다. 기간별로 뽑아 두면 컴퓨터가 바뀌어도 남습니다.
카페에서 하루 만에 되는 것
1~3인이 돌리는 매장이라면 한 주만 제대로 적어 보면 어디가 새는지 보입니다. 보관 자리는 원두 선반·냉장고·창고 박스라 자리별로 나눠 두면 찾는 시간이 줄어듭니다.
기준 단위는 kg · 병처럼 물품마다 갈립니다. 묶음으로 받는 물품은 담긴 수를 적어 두면 저절로 환산됩니다.
부르던 이름을 그대로 두세요 · 오픈 준비 · 마감 정산 · 소진 같은 말을 물품 이름이나 메모에 그대로 넣으면 찾기 쉽습니다.
이력으로 되짚기는 한 번에 다 하려 하지 않아도 됩니다. 원두 하나로 시작해 한 달이면 나머지 품목도 따라 들어옵니다.
따져 보기 전에 무료 재고관리로 물건 몇 가지에 바코드를 걸어 보는 편이 빠릅니다.