카페 직원 재고관리 - QR코드·바코드로 하는 방법
같이 쓰는 물건인데 기록은 혼자 하면 빠지는 것이 생깁니다. 1~3인이 돌리는 매장이라면 더 그렇습니다. 사람마다 계정을 두면 기록이 이어집니다.
권한은 좁게, 그러나 일이 막히지 않게
권한을 다 주면 되돌리기 어려운 실수가 납니다. 반대로 너무 잠그면 매번 사장을 불러야 해서 아무도 안 씁니다.
- 스캔과 수량 - 일하는 사람 모두에게 줍니다.
- 물품 등록·수정 - 원두, 시럽 등을 바꾸는 것이라 맡은 사람에게만 엽니다.
- 실사 - 차이를 메우는 일이라 권한을 나눠 둡니다.
- 삭제와 설정 - 한 사람에게만 남겨 둡니다.
카페에서 권한을 어떻게 나눌까
원두는 개봉하면 향이 빠지고 우유는 며칠 못 갑니다. 둘의 회전 속도가 달라 한 번에 맞춰 주문하기 어렵습니다.
여기서부터 시작합니다. 원두는 개봉일을 로트로 잡고, 우유·시럽은 유통기한으로 잡으면 두 기준이 한 화면에서 정리됩니다.
카페는 주말 오후와 여름 아이스 음료 성수기에 수요가 몰립니다. 그때 재고가 흔들리면 버린 우유와 굳은 시럽, 그리고 급하게 사 온 원두의 웃돈으로 이어집니다. 그 시기 전에 한 번 정리해 두는 것이 가장 값싼 대비입니다.
누가 만지는 물건인가
사람마다 손대는 품목이 다릅니다. 카페에서 다루는 것은 대체로 원두, 시럽, 우유, 테이크아웃 컵, 컵홀더, 빨대입니다. 이 가운데 원두와 시럽은 주 2~3회 움직이므로 먼저 잡고, 나머지는 뒤로 미뤄도 됩니다.
단위는 kg, 병, 팩, 개 중에서 고릅니다. 원두 선반·냉장고·창고 박스에 무엇이 어떤 단위로 놓여 있는지가 기준입니다. 오픈 준비처럼 현장에서 쓰는 말을 그대로 물품명에 쓰면 직원이 따로 배우지 않아도 됩니다.
새로 온 사람
가르칠 것이 적어야 오래 갑니다. 찍는 법만 알려 주면 됩니다. 그동안의 이력은 그대로입니다.
이 업종에서 먼저 볼 것
1~3인이 돌리는 매장이 흔한 모습입니다. 그래서 손이 많이 가는 방식은 오래 못 갑니다. 주 2~3회 나가는 몇 가지만 골라 시작하는 편이 낫습니다.
세는 단위를 kg으로 통일하면 숫자가 흔들리지 않습니다. 물건이 실제로 있는 원두 선반·냉장고·창고 박스에 맞춰 나눕니다. 현장에서 쓰는 말(오픈 준비)을 그대로 이름에 쓰면 새로 온 사람도 헷갈리지 않습니다.
순서를 정해 두면 중간에 멈추지 않습니다. 카페에서 자주 손이 가는 것은 원두, 시럽, 우유, 테이크아웃 컵입니다. 자주 찾는 것과 비싼 것을 먼저 세웁니다.
막히는 자리는 업종마다 비슷합니다. 주말 피크에 원두가 떨어져 마감 직전에 급하게 사러 나갑니다. 이 한 가지가 늘 시작점입니다.
한 해에 몇 번, 주말 오후와 여름 아이스 음료 성수기에 일이 몰립니다. 결과는 대개 버린 우유와 굳은 시럽, 그리고 급하게 사 온 원두의 웃돈입니다. 그래서 한가할 때 붙여 두는 편이 가장 값쌉니다.
자주 묻는 질문
카페에서는 권한을 어떻게 나누나요?
현장에서 일하는 사람에게는 찍어서 입출고까지, 원두, 시럽 같은 품목 정보를 고치는 일은 담당자에게만 줍니다. 삭제와 설정은 대표만 갖습니다.
직원이 그만두면 어떻게 하나요?
계정을 잠그면 접속이 막히고, 그 사람이 남긴 기록은 그대로 남습니다. 나중에 숫자가 안 맞을 때 어느 시기 것인지 되짚을 수 있습니다.
앱을 깔아야 하나요?
필요 없습니다. 휴대폰 카메라로 QR 을 찍으면 됩니다. 설치 없이 브라우저에서 바로 열립니다.
비용이 드나요?
무료로 물품 30개까지 등록할 수 있고, 사업자 인증을 마치면 50개로 늘어납니다. 무료는 하루 500회, 사업자 인증을 마치면 하루 1,000회까지 찍을 수 있습니다.
파트타임이 자주 바뀌는 것이 문제입니다
카페는 사람이 자주 바뀝니다. 계정을 만들고 지우는 일이 잦아서, 권한을 촘촘히 나눠 두면 그 관리 자체가 일이 됩니다.
그래서 카페에서는 두 갈래로만 나누는 것이 현실적입니다. 파트타임은 찍어서 입출고만, 매니저는 물품 등록과 수정까지. 삭제와 설정은 사장만 갖습니다.
퇴사한 사람의 계정은 지우지 말고 잠그는 것이 좋습니다. 그 사람이 처리한 입출고 기록이 남아 있어야, 나중에 숫자가 안 맞을 때 어느 시기 것인지 되짚을 수 있습니다.
카페에서는 어디서부터 손대나
1~3인이 돌리는 매장이라면 가장 자주 틀리는 물품 하나를 먼저 고릅니다. 물건이 놓인 곳은 원두 선반·냉장고·창고 박스이므로 눈에 안 보이는 자리부터 라벨을 붙입니다.
기준 단위는 kg · 병으로 갈리는데 한 물품에는 하나만 씁니다. 사람마다 다르게 세면 어느 숫자가 맞는지 아무도 모릅니다.
쓰던 말을 바꾸지 않아도 됩니다 · 오픈 준비 · 마감 정산 · 소진을 그대로 적어 두면 새로 온 사람도 금방 익힙니다.
직원 권한 관리는 처음부터 완벽하게 할 필요는 없습니다. 원두만 먼저 해 보고 처음부터 전부 하려다 그만두는 경우가 가장 많습니다.
값을 들이기 전에 QR코드 라벨만 붙여 두면 무료 재고관리로 한 주만 굴려 보고도 판단이 섭니다.