카페 직원 재고관리 - QR코드·바코드로 하는 방법

1~3인이 돌리는 매장이라면 재고를 혼자 관리하지 않습니다. 여러 사람이 같은 물건을 만지는데 기록은 한 사람만 남기면, 나머지 사람이 처리한 것은 흔적이 없습니다. 주말 피크에 원두가 떨어져 마감 직전에 급하게 사러 나간다.

계정을 나누면 달라지는 것

사람마다 계정을 주면 누가 처리했는지가 기록에 남습니다. 숫자가 안 맞을 때 되짚을 수 있고, 되짚을 수 있으면 조심하게 됩니다. 카페처럼 오픈 준비이(가) 교대로 이뤄지는 곳에서 특히 그렇습니다.

카페에서 여럿이 쓸 때 생기는 문제

원두는 개봉하면 향이 빠지고 우유는 며칠 못 간다. 둘의 회전 속도가 달라 한 번에 맞춰 주문하기 어렵다.

여기서부터 시작합니다. 원두는 개봉일을 로트로 잡고, 우유·시럽은 유통기한으로 잡으면 두 기준이 한 화면에서 정리된다.

카페는 주말 오후와 여름 아이스 음료 성수기에 수요가 몰립니다. 그때 재고가 흔들리면 버린 우유와 굳은 시럽, 그리고 급하게 사 온 원두의 웃돈으로 이어집니다. 그 시기 전에 한 번 정리해 두는 것이 가장 값싼 대비입니다.

누가 만지는 물건인가

사람마다 손대는 품목이 다릅니다. 카페에서 다루는 것은 대체로 원두, 시럽, 우유, 테이크아웃 컵, 컵홀더, 빨대 입니다. 이 가운데 원두와 시럽은 주 2~3회 움직이므로 먼저 잡고, 나머지는 뒤로 미뤄도 됩니다.

단위는 kg, 병, 팩, 개 중에서 고릅니다. 원두 선반·냉장고·창고 박스에 무엇이 어떤 단위로 놓여 있는지가 기준입니다. 오픈 준비 할 때 쓰는 말을 그대로 물품명에 쓰면 직원이 따로 배우지 않아도 됩니다.

역할별로 나누기

모두에게 모든 권한을 주면 실수 한 번에 물품이 사라집니다. 반대로 너무 좁히면 매번 사장을 불러야 해서 아무도 안 씁니다. 카페에서는 보통 이렇게 나눕니다.

• QR 찍어서 입출고 - 현장에서 일하는 사람 모두에게 줍니다. QR코드만 찍으면 되므로 따로 가르칠 것이 없고, 이것이 막히면 기록이 안 남습니다.
• 물품 등록·수정 - 원두, 시럽 같은 품목 정보를 고치는 일이라 담당자에게만 줍니다.
• 삭제와 설정 - 되돌리기 어려우므로 대표만 갖습니다.

몇 명까지 되나

사업자 인증을 마치면 직원 3명까지 둘 수 있습니다. 더 필요하면 이용권으로 늘립니다.

교대 근무에서 쓰는 법

카페에서 마감 정산 시점에 재고를 확인하는 습관을 들이면, 교대할 때마다 기록이 한 번씩 맞춰집니다. 문제가 생겨도 한 교대 안에서 찾으면 되므로 되짚는 범위가 좁아집니다.

QR코드만 찍을 줄 알면 된다

사람이 자주 바뀌는 곳에서는 교육이 가장 큰 비용입니다. 찍어서 쓰는 방식은 가르칠 것이 QR코드나 바코드를 카메라에 비추는 것 하나입니다. 카페에서 오픈 준비 하는 사람이면 첫날부터 씁니다. 찍은 사람이 기록에 남아 따로 확인할 필요가 없습니다.

자주 묻는 질문

파트타임이 자주 바뀌는 것이 문제입니다

카페는 사람이 자주 바뀝니다. 계정을 만들고 지우는 일이 잦아서, 권한을 촘촘히 나눠 두면 그 관리 자체가 일이 됩니다.

그래서 카페에서는 두 갈래로만 나누는 것이 현실적입니다. 파트타임은 찍어서 입출고만, 매니저는 물품 등록과 수정까지. 삭제와 설정은 사장만 갖습니다.

퇴사한 사람의 계정은 지우지 말고 잠그는 것이 좋습니다. 그 사람이 처리한 입출고 기록이 남아 있어야, 나중에 숫자가 안 맞을 때 어느 시기 것인지 되짚을 수 있습니다.

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