카페 유통기한 관리 - QR코드·바코드로 하는 방법

카페에서 유통기한을 놓치면 그대로 손실입니다. 주말 피크에 원두가 떨어져 마감 직전에 급하게 사러 나간다. 날짜를 적어 두는 것만으로는 부족합니다. 적어 둔 날짜를 누가 언제 다시 보느냐가 실제 문제입니다.

왜 놓치는가

유통기한은 물품이 아니라 들어온 묶음에 붙습니다. 같은 원두이라도 지난주에 들어온 것과 이번 주에 들어온 것은 날짜가 다릅니다. 물품 단위로만 관리하면 이 둘이 한 줄로 합쳐져 가장 임박한 날짜가 사라집니다.

카페에서 날짜 관리가 까다로운 지점

원두는 개봉하면 향이 빠지고 우유는 며칠 못 간다. 둘의 회전 속도가 달라 한 번에 맞춰 주문하기 어렵다.

실제로 효과가 있는 순서. 원두는 개봉일을 로트로 잡고, 우유·시럽은 유통기한으로 잡으면 두 기준이 한 화면에서 정리된다.

카페는 주말 오후와 여름 아이스 음료 성수기에 수요가 몰립니다. 그때 재고가 흔들리면 버린 우유와 굳은 시럽, 그리고 급하게 사 온 원두의 웃돈으로 이어집니다. 몰리는 때를 기준으로 거꾸로 준비하면 수월합니다.

날짜가 붙는 것과 안 붙는 것

날짜 관리가 필요한 품목만 골라냅니다. 카페에서 다루는 것은 대체로 원두, 시럽, 우유, 테이크아웃 컵, 컵홀더, 빨대 입니다. 이 가운데 원두와 시럽은 주 2~3회 움직이므로 먼저 잡고, 나머지는 뒤로 미뤄도 됩니다.

단위는 kg, 병, 팩, 개 중에서 고릅니다. 원두 선반·냉장고·창고 박스에 무엇이 어떤 단위로 놓여 있는지가 기준입니다. 오픈 준비 할 때 쓰는 말을 그대로 물품명에 쓰면 직원이 따로 배우지 않아도 됩니다.

들어온 묶음별로 나누기

들어온 묶음을 로트라고 합니다. 카페에서는 주 2~3회 들어오므로 그때마다 로트가 하나씩 생깁니다. 로트마다 유통기한과 수량을 따로 두면, 출고할 때 먼저 들어온 것부터 빠지게 할 수 있습니다.

• 로트 번호 - 들어온 날짜나 거래처 표기를 그대로 씁니다. 로트마다 QR코드 라벨을 따로 뽑아 두면 찍는 순간 어느 묶음인지 갈립니다.
• 유통기한 - 그 묶음의 날짜입니다.
• 수량 - 그 묶음에 몇 개가 남았는지입니다.

로트 라벨은 QR코드로 붙인다

바코드는 "무엇인가"까지만 답합니다. 원두의 바코드는 언제 들어온 것이든 같은 번호라, 날짜를 구분하는 데는 쓸 수 없습니다. 그래서 로트에는 QR코드 라벨을 따로 뽑아 붙입니다. QR코드 하나가 묶음 하나를 가리키므로, 찍는 순간 어느 날짜의 것인지 확정됩니다.

임박 알림

남은 날이 30일, 7일, 0일이 되는 시점에 알려 줍니다. 카페처럼 주 2~3회 들어오는 곳이라면 가장 이른 알림을 다음 발주 시점에 맞춰 두는 것이 좋습니다. 아직 팔 수 있을 때 알아야 손실이 아니라 할인 판매로 돌릴 수 있습니다.

폐기율을 숫자로 보기

폐기한 것을 출고로 남겨 두면 한 달 뒤에 무엇을 얼마나 버렸는지 셀 수 있습니다. 카페에서 자주 버리는 품목이 원두, 시럽 중 어느 쪽인지 알면 다음 발주량을 줄일 근거가 생깁니다. 감으로 줄이면 이번에는 모자라고, 숫자로 줄이면 다음 달에 확인이 됩니다.

자주 묻는 질문

원두는 유통기한보다 개봉일이 중요합니다

원두 봉투에 찍힌 유통기한은 보통 로스팅 후 1년입니다. 그런데 개봉하는 순간부터 향이 빠집니다. 봉투에 적힌 날짜는 아직 한참 남았는데 맛은 이미 떨어져 있는 일이 흔합니다.

그래서 카페에서는 유통기한과 별개로 개봉일을 로트로 잡는 편이 실용적입니다. 로트 번호를 개봉한 날짜로 적어 두면 어느 봉투를 먼저 써야 하는지가 바로 보입니다.

우유와 시럽은 반대입니다. 이쪽은 봉투에 찍힌 날짜가 그대로 기준이라 유통기한을 그냥 넣으면 됩니다. 두 기준이 한 화면에 섞여 있어도 남은 날짜 순으로 정렬되므로 헷갈리지 않습니다.

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