카페 재고실사 - QR코드·바코드로 하는 방법

카페를 운영하다 보면 숫자가 슬금슬금 안 맞습니다. 주말 피크에 원두가 떨어져 마감 직전에 급하게 사러 나갑니다. 실사는 그 어긋남을 바로잡는 일입니다. 세는 사람과 적는 사람이 갈리면 그 사이에서 숫자가 틀어집니다.

왜 숫자가 어긋나나

1. 세는 동안에도 물건이 나갑니다. 원두 선반·냉장고·창고 박스를 도는 사이에 앞에서 센 물건이 나갑니다.
2. 현장과 사무실이 떨어져 있습니다. 그 자리에서 안 적으면 차이가 그대로 남습니다.
3. 같은 물건을 다르게 부릅니다. 원두, 시럽은 특히 그렇습니다.

카페의 재고가 유독 안 맞는 이유

원두는 개봉하면 향이 빠지고 우유는 며칠 못 갑니다. 둘의 회전 속도가 달라 한 번에 맞춰 주문하기 어렵습니다.

실제로 효과가 있는 순서. 원두는 개봉일을 로트로 잡고, 우유·시럽은 유통기한으로 잡으면 두 기준이 한 화면에서 정리됩니다.

카페는 주말 오후와 여름 아이스 음료 성수기에 수요가 몰립니다. 그때 재고가 흔들리면 버린 우유와 굳은 시럽, 그리고 급하게 사 온 원두의 웃돈으로 이어집니다. 몰리는 때를 기준으로 거꾸로 준비하면 수월합니다.

세는 순서를 정할 때

먼저 세고 나중에 셀 것을 나눕니다. 카페에서 다루는 것은 대체로 원두, 시럽, 우유, 테이크아웃 컵, 컵홀더, 빨대입니다. 이 가운데 원두와 시럽은 주 2~3회 움직이므로 먼저 잡고, 나머지는 뒤로 미뤄도 됩니다.

단위는 kg, 병, 팩, 개 중에서 고릅니다. 원두 선반·냉장고·창고 박스에 무엇이 어떤 단위로 놓여 있는지가 기준입니다. 오픈 준비처럼 현장에서 쓰는 말을 그대로 물품명에 쓰면 직원이 따로 배우지 않아도 됩니다.

찍어서 세면 달라지는 것

라벨을 붙여 두면 세는 행위와 적는 행위가 한 동작이 됩니다. 원두 선반·냉장고·창고 박스를 훑으며 찍는 것으로 끝납니다.

어떤 차례로 하나

1. 원두, 시럽, 우유, 테이크아웃 컵같이 손이 자주 가는 것을 먼저 올립니다. 쓰던 엑셀이 있으면 그대로 올려도 됩니다.
2. 코드 라벨을 인쇄해 원두 선반·냉장고·창고 박스에 붙입니다.
3. 세기 전에 조회로 한 번 훑습니다.
4. 실물과 다르면 입고나 출고로 차이만큼 맞추고, 그 기록이 이력에 남습니다.
5. 끝나고 이력을 보면 어떤 품목이 얼마나 어긋났는지 보입니다.

오차를 줄이는 요령

• 원두 선반·냉장고·창고 박스를 몇 덩어리로 갈라 차례로 돕니다.
• 주 2~3회 들어오는 품목은 검품 전에는 세지 않습니다. 두 번 세게 됩니다.
• 단위를 kg, 병, 팩 가운데 하나로 통일합니다.
• 1~3인이 돌리는 매장이라면 사람마다 맡을 자리를 정합니다.

카페에서는 무엇부터 손대나

카페는 1~3인이 돌리는 매장 규모가 많습니다. 일이 몰리는 시간에는 손이 하나도 남지 않습니다. 원두와 시럽처럼 주 2~3회 움직이는 것부터 붙입니다.

단위를 먼저 정하는 것이 순서입니다. 보관 자리(원두 선반·냉장고·창고 박스)를 그대로 이름으로 씁니다. 현장에서 쓰는 말(오픈 준비)을 그대로 이름에 쓰면 새로 온 사람도 헷갈리지 않습니다.

무엇부터 넣을지 고르면 나머지는 따라옵니다. 카페에서 자주 손이 가는 것은 원두, 시럽, 우유, 테이크아웃 컵 쪽입니다. 이 가운데 값이 크거나 자주 나가는 것부터 잡습니다.

문제는 대개 같은 자리에서 되풀이됩니다. 주말 피크에 원두가 떨어져 마감 직전에 급하게 사러 나갑니다. 여기부터 풀면 뒤가 가벼워집니다.

몰리는 때(주말 오후와 여름 아이스 음료 성수기)를 기준으로 준비해 두어야 합니다. 결과는 대개 버린 우유와 굳은 시럽, 그리고 급하게 사 온 원두의 웃돈입니다. 준비는 비수기에 해 두는 것이 낫습니다.

자주 묻는 질문

카페에서 실사할 수 있는 시간은 오픈 전뿐입니다

카페는 영업이 시작되면 재고가 멈추지 않습니다. 음료 한 잔마다 원두와 우유가 빠지고, 그 사이에 숫자를 세면 셀 때마다 값이 다릅니다. 그래서 실사는 사실상 오픈 전 20~30분이 유일한 창입니다.

이 시간에 열두 가지를 다 세려고 하면 오픈이 늦어집니다. 원두와 우유처럼 매일 빠지는 것만 매일 보고, 컵·홀더·빨대 같은 포장자재는 주 1회로 나누면 매일 5분이면 끝납니다.

마감 정산 때 세는 방법도 있습니다. 다만 마감에는 이미 지친 상태라 숫자가 부정확해지기 쉽습니다. 정확도가 필요한 품목은 오픈 전에 두는 편이 낫습니다.

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카페에서 이 일을 시작하는 순서

1~3인이 돌리는 매장이라면 기록이 끊기는 자리가 어디인지부터 찾습니다. 두는 자리는 원두 선반·냉장고·창고 박스입니다. 손이 자주 가는 자리를 먼저 정리합니다.

세는 단위는 kg · 병처럼 물품마다 갈립니다. 무게로 파는 물품은 개수로 세는 순간 어긋나기 시작합니다.

현장에서 쓰는 말을 그대로 씁니다 · 오픈 준비 · 마감 정산 · 소진처럼 익숙한 말이 있으면 그 말로 적어야 아무나 찾습니다.

재고실사는 한 번에 다 하려 하지 않아도 됩니다. 원두 하나로 시작해 되는 것을 본 뒤에 늘리는 편이 오래갑니다.

결정하기 전에 설치할 것이 없으니 무료 재고관리로 오늘 바로 열어 QR코드를 찍어 볼 수 있습니다.