카페 재고실사 - QR코드·바코드로 하는 방법

카페를 하다 보면 장부의 수량과 실제 수량이 어긋납니다. 주말 피크에 원두가 떨어져 마감 직전에 급하게 사러 나간다. 실사는 그 어긋남을 바로잡는 일인데, 손으로 세고 손으로 적는 방식이면 실사 자체가 새로운 오차를 만듭니다.

실사가 안 맞는 세 가지 이유

1. 세는 사이에 물건이 움직입니다. 원두 선반·냉장고·창고 박스를 순서대로 세는 동안 앞에서 센 물건이 나가고 새 물건이 들어옵니다.
2. 적는 자리와 세는 자리가 떨어져 있습니다. 현장에서 종이에 적고 사무실에서 옮겨 적으면 옮기는 단계에서 숫자가 바뀝니다.
3. 같은 물건을 다르게 부릅니다. 원두, 시럽 같은 품목은 사람마다 부르는 이름이 달라 두 줄로 갈립니다.

카페의 재고가 유독 안 맞는 이유

원두는 개봉하면 향이 빠지고 우유는 며칠 못 간다. 둘의 회전 속도가 달라 한 번에 맞춰 주문하기 어렵다.

실제로 효과가 있는 순서. 원두는 개봉일을 로트로 잡고, 우유·시럽은 유통기한으로 잡으면 두 기준이 한 화면에서 정리된다.

카페는 주말 오후와 여름 아이스 음료 성수기에 수요가 몰립니다. 그때 재고가 흔들리면 버린 우유와 굳은 시럽, 그리고 급하게 사 온 원두의 웃돈으로 이어집니다. 몰리는 때를 기준으로 거꾸로 준비하면 수월합니다.

세는 순서를 정할 때

먼저 세고 나중에 셀 것을 나눕니다. 카페에서 다루는 것은 대체로 원두, 시럽, 우유, 테이크아웃 컵, 컵홀더, 빨대 입니다. 이 가운데 원두와 시럽은 주 2~3회 움직이므로 먼저 잡고, 나머지는 뒤로 미뤄도 됩니다.

단위는 kg, 병, 팩, 개 중에서 고릅니다. 원두 선반·냉장고·창고 박스에 무엇이 어떤 단위로 놓여 있는지가 기준입니다. 오픈 준비 할 때 쓰는 말을 그대로 물품명에 쓰면 직원이 따로 배우지 않아도 됩니다.

세는 일과 적는 일을 하나로

물품마다 QR코드나 바코드 라벨을 붙여 두면, 세는 행위와 적는 행위가 하나로 합쳐집니다. 원두 선반·냉장고·창고 박스를 돌면서 라벨을 찍고 수량만 넣으면 그 자리에서 기록이 남습니다. 옮겨 적는 단계가 없어지므로 옮겨 적다 생기는 오차도 없어집니다.

실사 순서

1. 원두, 시럽, 우유, 테이크아웃 컵 처럼 자주 세는 품목부터 등록합니다. 쓰던 엑셀이 있으면 그대로 올려도 됩니다.
2. QR코드 라벨 시트를 인쇄해 원두 선반·냉장고·창고 박스에 붙입니다.
3. 실사 당일에는 조회 모드로 QR 을 찍어 현재고를 먼저 봅니다. 저장되지 않습니다.
4. 실물과 다르면 입고 또는 출고로 차이만큼 맞춥니다. 맞춘 기록이 이력에 남습니다.
5. 끝나고 이력을 보면 어떤 품목이 얼마나 어긋나 있었는지 한눈에 보입니다.

오차를 줄이는 요령

• 원두 선반·냉장고·창고 박스를 구역으로 끊고 한 구역을 끝내고 다음으로 갑니다.
• 주 2~3회 들어오는 품목은 검품이 끝나기 전에 세지 않습니다. 두 번 세게 됩니다.
• 단위를 kg, 병, 팩 가운데 하나로 통일합니다.
• 1~3인이 돌리는 매장이라면 구역을 나눠 맡습니다. 누가 어느 구역을 셌는지 이력에 남습니다.

자주 묻는 질문

카페에서 실사할 수 있는 시간은 오픈 전뿐입니다

카페는 영업이 시작되면 재고가 멈추지 않습니다. 음료 한 잔마다 원두와 우유가 빠지고, 그 사이에 숫자를 세면 셀 때마다 값이 다릅니다. 그래서 실사는 사실상 오픈 전 20~30분이 유일한 창입니다.

이 시간에 열두 가지를 다 세려고 하면 오픈이 늦어집니다. 원두와 우유처럼 매일 빠지는 것만 매일 보고, 컵·홀더·빨대 같은 포장자재는 주 1회로 나누면 매일 5분이면 끝납니다.

마감 정산 때 세는 방법도 있습니다. 다만 마감에는 이미 지친 상태라 숫자가 부정확해지기 쉽습니다. 정확도가 필요한 품목은 오픈 전에 두는 편이 낫습니다.

무료로 시작하기 다른 업종 가이드