카페 엑셀 재고관리 - QR코드·바코드로 하는 방법
표로 관리하는 것은 자연스럽습니다. 다만 사람이 늘면 어렵습니다. 카페에서 쓰던 표가 이미 있을 것입니다.
- 둘이 같이 못 고칩니다 - 누구 파일이 맞는지 알 수 없게 됩니다.
- 현장에서 못 고칩니다 - 원두 선반·냉장고·창고 박스에서 메모하고 옮기는 단계가 생깁니다.
- 흔적이 없습니다 - 숫자만 바뀌고 이유는 사라집니다.
쓰던 엑셀을 그대로 올립니다
지금 쓰는 표가 그대로 출발점입니다. 올리면 목록이 만들어집니다. 이름이 우리와 달라도 짝지어 주면 됩니다.
카페에서 쓰던 표라면 원두, 시럽, 우유가 있으면 충분합니다.
카페에서 표가 꼬이는 대목
원두는 개봉하면 향이 빠지고 우유는 며칠 못 갑니다. 둘의 회전 속도가 달라 한 번에 맞춰 주문하기 어렵습니다.
먼저 해 볼 것. 원두는 개봉일을 로트로 잡고, 우유·시럽은 유통기한으로 잡으면 두 기준이 한 화면에서 정리됩니다.
카페는 주말 오후와 여름 아이스 음료 성수기에 수요가 몰립니다. 그때 재고가 흔들리면 버린 우유와 굳은 시럽, 그리고 급하게 사 온 원두의 웃돈으로 이어집니다. 바쁠 때 시작하면 늦습니다. 한가할 때 붙여 둡니다.
엑셀에서 옮길 순서
무엇부터 등록할지 정합니다. 카페에서 다루는 것은 대체로 원두, 시럽, 우유, 테이크아웃 컵, 컵홀더, 빨대입니다. 이 가운데 원두와 시럽은 주 2~3회 움직이므로 먼저 잡고, 나머지는 뒤로 미뤄도 됩니다.
단위는 kg, 병, 팩, 개 중에서 고릅니다. 원두 선반·냉장고·창고 박스에 무엇이 어떤 단위로 놓여 있는지가 기준입니다. 오픈 준비처럼 현장에서 쓰는 말을 그대로 물품명에 쓰면 직원이 따로 배우지 않아도 됩니다.
무엇부터 옮기나
세 가지만 있으면 나머지는 뒤에 채워도 됩니다. 분류와 거래처는 나중에 붙여도 늦지 않습니다.
자료를 가져갈 때
필요하면 다시 표로 내려받습니다. 나중에 다른 도구로 옮겨도 됩니다.
카페의 사정에 맞추면
대개 1~3인이 돌리는 매장 정도로 돌아갑니다. 방법이 복잡하면 바쁜 날 먼저 빠집니다. 먼저 원두, 시럽 같은 것만 다뤄도 절반은 잡힙니다.
같은 물건을 어떤 날은 kg, 어떤 날은 병으로 세면 재고가 어긋납니다. 자리는 원두 선반·냉장고·창고 박스를 기준으로 잡습니다. 부르는 말을 바꾸지 않는 것이 좋습니다. 오픈 준비처럼 쓰던 말을 그대로 둡니다.
처음에 고르는 몇 가지가 전체 모습을 정합니다. 카페에서 자주 손이 가는 것은 원두, 시럽, 우유, 테이크아웃 컵 같은 것들입니다. 값이 큰 것과 자주 움직이는 것이 먼저입니다.
오래 쓰다 보면 늘 같은 곳에서 걸립니다. 주말 피크에 원두가 떨어져 마감 직전에 급하게 사러 나갑니다. 이 대목만 정리해도 나머지는 훨씬 쉬워집니다.
주말 오후와 여름 아이스 음료 성수기에는 평소 방식으로는 버티기 어렵습니다. 결과는 대개 버린 우유와 굳은 시럽, 그리고 급하게 사 온 원두의 웃돈입니다. 몰리기 전에 한 번 정리해 두면 그 철을 넘길 수 있습니다.
자주 묻는 질문
카페에서 쓰던 엑셀을 그대로 올릴 수 있나요?
품명·수량·단위 열이 있으면 됩니다. 열 이름이 달라도 올린 뒤에 지정합니다. kg, 병, 팩 같은 단위는 그대로 인식됩니다.
다시 엑셀로 받을 수 있나요?
물품 목록과 입출고 이력을 언제든 엑셀로 내려받을 수 있습니다. 세무나 결산에 필요하면 그때 받아 쓰면 됩니다.
장비를 따로 사야 하나요?
필요 없습니다. 휴대폰 카메라로 QR 을 찍으면 됩니다. 설치 없이 브라우저에서 바로 열립니다.
무료 범위가 어디까지인가요?
무료로 물품 30개까지 등록할 수 있고, 사업자 인증을 마치면 50개로 늘어납니다. 무료는 하루 500회, 사업자 인증을 마치면 하루 1,000회까지 찍을 수 있습니다.
카페의 엑셀은 대개 재고표가 아니라 발주표입니다
카페에서 쓰는 엑셀을 열어 보면 대부분 발주표입니다. 품명과 거래처가 적혀 있고 수량 칸은 주문할 때마다 손으로 채웁니다. 현재고를 적는 칸은 아예 없는 경우도 많습니다.
이 파일도 그대로 올릴 수 있습니다. 품명 열만 있으면 물품이 등록되고, 수량은 처음 한 번 실사해서 넣으면 됩니다. 거래처 열이 있으면 발주 기능까지 바로 이어집니다.
옮긴 뒤에도 발주표 형태로 쓰고 싶다면 발주 화면이 그 역할을 합니다. 부족한 품목이 거래처별로 묶여 나오므로 손으로 만들던 표가 저절로 만들어집니다.
카페에서 하루 만에 되는 것
1~3인이 돌리는 매장이라면 한 주만 제대로 적어 보면 어디가 새는지 보입니다. 보관 자리는 원두 선반·냉장고·창고 박스라 자리별로 나눠 두면 찾는 시간이 줄어듭니다.
단위는 kg · 병처럼 물품마다 갈립니다. 묶음으로 받는 물품은 담긴 수를 적어 두면 저절로 환산됩니다.
쓰던 말을 바꾸지 않아도 됩니다 · 오픈 준비 · 마감 정산 · 소진 같은 말을 물품 이름이나 메모에 그대로 넣으면 찾기 쉽습니다.
엑셀 재고관리 이전은 작게 시작해도 됩니다. 원두만 먼저 해 보고 몸에 붙은 다음에 다음 것을 더합니다.
무엇을 쓸지 정하기 전에 무료 재고관리로 바코드를 찍는 사람을 한 명만 늘려 보면 차이가 보입니다.