카페 엑셀 재고관리 - QR코드·바코드로 하는 방법

카페에서 재고를 엑셀로 관리하는 경우가 가장 많습니다. 엑셀은 시작하기 쉽지만 여러 사람이 동시에 고칠 수 없고, 현장에서 휴대폰으로 열어 고치기도 어렵습니다. 주말 피크에 원두가 떨어져 마감 직전에 급하게 사러 나간다.

엑셀이 한계에 부딪히는 지점

• 원두 선반·냉장고·창고 박스에서 못 고칩니다. 현장에서 적어 와 나중에 옮기니 그 사이에 틀립니다.
• 1~3인이 돌리는 매장이 되면 동시에 만져 덮어쓰기가 납니다.
• 숫자만 덮어써서 언제 누가 왜 바꿨는지 남지 않습니다.

카페에서 엑셀이 특히 안 맞는 이유

원두는 개봉하면 향이 빠지고 우유는 며칠 못 간다. 둘의 회전 속도가 달라 한 번에 맞춰 주문하기 어렵다.

현장에서 통하는 요령. 원두는 개봉일을 로트로 잡고, 우유·시럽은 유통기한으로 잡으면 두 기준이 한 화면에서 정리된다.

카페는 주말 오후와 여름 아이스 음료 성수기에 수요가 몰립니다. 그때 재고가 흔들리면 버린 우유와 굳은 시럽, 그리고 급하게 사 온 원두의 웃돈으로 이어집니다. 바쁠 때 시작하면 늦습니다. 한가할 때 붙여 둡니다.

엑셀에서 옮길 순서

무엇부터 등록할지 정합니다. 카페에서 다루는 것은 대체로 원두, 시럽, 우유, 테이크아웃 컵, 컵홀더, 빨대 입니다. 이 가운데 원두와 시럽은 주 2~3회 움직이므로 먼저 잡고, 나머지는 뒤로 미뤄도 됩니다.

단위는 kg, 병, 팩, 개 중에서 고릅니다. 원두 선반·냉장고·창고 박스에 무엇이 어떤 단위로 놓여 있는지가 기준입니다. 오픈 준비 할 때 쓰는 말을 그대로 물품명에 쓰면 직원이 따로 배우지 않아도 됩니다.

쓰던 파일을 그대로 올리기

처음부터 다시 입력할 필요는 없습니다. 쓰던 엑셀을 올리면 물품이 한 번에 등록됩니다. 열 이름이 달라도 어느 열이 무엇인지 지정할 수 있습니다.

1. 엑셀에서 품명 · 수량 · 단위 열이 있는지 봅니다. 이 셋이면 시작할 수 있습니다.
2. 파일을 올리고 열을 맞춥니다. kg, 병, 팩 같은 단위는 그대로 인식됩니다.
3. 등록된 물품으로 QR코드 라벨 시트를 인쇄해 원두 선반·냉장고·창고 박스에 붙입니다.
4. 이때부터는 엑셀을 고치지 않고 QR 을 찍어 처리합니다.

엑셀의 바코드 열을 그대로 살린다

바코드 번호 열은 지우지 말고 그대로 올리는 것이 좋습니다. 이미 포장에 인쇄된 바코드를 찍으면 바로 그 물품이 뜨므로 라벨을 새로 붙일 일이 없습니다. 번호가 없는 품목만 QR코드 라벨을 뽑아 붙이면 됩니다. 카페에서 원두, 시럽 같은 것은 대개 바코드가 있고, 소분해 쓰는 것은 QR 쪽이 됩니다.

엑셀을 완전히 버리지 않아도 됩니다

기록은 언제든 엑셀로 내려받을 수 있습니다. 세무나 결산에 엑셀이 필요하면 그때 받아서 쓰면 됩니다. 매일 손으로 고치는 일만 없애는 것이 목적입니다.

자주 묻는 질문

카페의 엑셀은 대개 재고표가 아니라 발주표입니다

카페에서 쓰는 엑셀을 열어 보면 대부분 발주표입니다. 품명과 거래처가 적혀 있고 수량 칸은 주문할 때마다 손으로 채웁니다. 현재고를 적는 칸은 아예 없는 경우도 많습니다.

이 파일도 그대로 올릴 수 있습니다. 품명 열만 있으면 물품이 등록되고, 수량은 처음 한 번 실사해서 넣으면 됩니다. 거래처 열이 있으면 발주 기능까지 바로 이어집니다.

옮긴 뒤에도 발주표 형태로 쓰고 싶다면 발주 화면이 그 역할을 합니다. 부족한 품목이 거래처별로 묶여 나오므로 손으로 만들던 표가 저절로 만들어집니다.

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