카페 입출고 기록 - QR코드·바코드로 하는 방법

카페에서 재고가 안 맞는 대부분의 원인은 들어오고 나간 것을 그때 안 적었기 때문입니다. 주말 피크에 원두가 떨어져 마감 직전에 급하게 사러 나간다. 나중에 몰아서 적으면 기억에 의존하게 되고, 기억은 틀립니다.

그 자리에서 적히게 만들기

적는 일이 번거로우면 아무도 적지 않습니다. 원두 선반·냉장고·창고 박스에 QR코드 라벨을 붙여 두고 스마트폰으로 QR 을 찍으면, 물품이 화면에 뜨고 입고·출고를 고르고 수량만 넣으면 끝납니다. 적는 데 걸리는 시간이 몇 초로 줄면 그때부터는 적게 됩니다.

무엇을 찍나 - 바코드와 QR코드

라벨을 만들기 전에 먼저 나눠 볼 것이 있습니다. 원두 처럼 포장에 바코드가 인쇄돼 있으면 그 바코드를 그대로 찍습니다. 라벨을 새로 붙일 필요가 없습니다. 소분한 것이나 원두 선반·냉장고·창고 박스 자체처럼 바코드가 없는 것은 QR코드를 뽑아 붙입니다. 섞여 있어도 상관없습니다. 카메라에 비추면 어느 쪽이든 잡힙니다.

남는 기록

찍을 때마다 언제 · 누가 · 무엇을 · 몇 개가 남습니다. 1~3인이 돌리는 매장이라면 이 네 가지가 특히 중요합니다. 누가 처리했는지가 남아야 나중에 숫자가 안 맞을 때 되짚을 수 있습니다.

시각·처리한 사람·품목·수량·구분이 함께 남습니다. 원두, 시럽, 우유 별로 나눠 볼 수 있습니다.

오픈 준비 흐름에 맞추기

카페는 주 2~3회 물건이 들어옵니다. 들어오는 날에 몰아서 찍고, 나가는 것은 나갈 때마다 찍는 것이 가장 단순합니다. 단위는 kg, 병, 팩 중 하나로 정해 두면 박스로 받아 낱개로 나가는 품목도 헷갈리지 않습니다.

카페에서 기록이 자꾸 빠지는 이유

원두는 개봉하면 향이 빠지고 우유는 며칠 못 간다. 둘의 회전 속도가 달라 한 번에 맞춰 주문하기 어렵다.

먼저 해 볼 것. 원두는 개봉일을 로트로 잡고, 우유·시럽은 유통기한으로 잡으면 두 기준이 한 화면에서 정리된다.

카페는 주말 오후와 여름 아이스 음료 성수기에 수요가 몰립니다. 그때 재고가 흔들리면 버린 우유와 굳은 시럽, 그리고 급하게 사 온 원두의 웃돈으로 이어집니다. 몰리는 때를 기준으로 거꾸로 준비하면 수월합니다.

자주 움직이는 것부터

움직임이 잦은 품목이 기록의 대부분을 차지합니다. 카페에서 다루는 것은 대체로 원두, 시럽, 우유, 테이크아웃 컵, 컵홀더, 빨대 입니다. 이 가운데 원두와 시럽은 주 2~3회 움직이므로 먼저 잡고, 나머지는 뒤로 미뤄도 됩니다.

단위는 kg, 병, 팩, 개 중에서 고릅니다. 원두 선반·냉장고·창고 박스에 무엇이 어떤 단위로 놓여 있는지가 기준입니다. 오픈 준비 할 때 쓰는 말을 그대로 물품명에 쓰면 직원이 따로 배우지 않아도 됩니다.

쌓인 기록을 쓰는 법

기록은 쌓이기만 하면 소용이 없습니다. 품목별로 걸러 보면 어느 품목이 얼마나 자주 나가는지 보이고, 기간으로 걸러 보면 어느 달에 많이 썼는지 보입니다. 카페에서 이 숫자는 다음 발주량을 정하는 근거가 됩니다.

자주 묻는 질문

음료가 나갈 때마다 찍는 것은 불가능합니다

아메리카노 한 잔에 원두 18g이 빠집니다. 이걸 잔마다 찍는 카페는 없습니다. 손님을 세워 두고 휴대폰을 꺼낼 수는 없습니다.

카페에서 현실적인 방법은 들어올 때만 찍고, 나가는 것은 하루에 한 번 몰아서 맞추는 것입니다. 입고는 배송이 오는 순간이라 시간 여유가 있고, 출고는 마감 때 남은 양을 보고 차이만큼 한 번에 처리하면 됩니다.

이렇게 해도 한 달치가 쌓이면 하루 평균 소비량이 나옵니다. 잔 단위 정확도가 필요한 게 아니라 주문 시점을 알기 위한 숫자이므로 이 정도로 충분합니다.

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