카페 발주 관리 - QR코드·바코드로 하는 방법

카페의 발주는 대부분 감으로 이뤄집니다. "이 정도면 떨어질 때가 됐다"로 주문하면 어떤 달은 모자라고 어떤 달은 남습니다. 주말 피크에 원두가 떨어져 마감 직전에 급하게 사러 나간다.

카페 발주가 감에 기대게 되는 이유

원두는 개봉하면 향이 빠지고 우유는 며칠 못 간다. 둘의 회전 속도가 달라 한 번에 맞춰 주문하기 어렵다.

현장에서 통하는 요령. 원두는 개봉일을 로트로 잡고, 우유·시럽은 유통기한으로 잡으면 두 기준이 한 화면에서 정리된다.

카페는 주말 오후와 여름 아이스 음료 성수기에 수요가 몰립니다. 그때 재고가 흔들리면 버린 우유와 굳은 시럽, 그리고 급하게 사 온 원두의 웃돈으로 이어집니다. 몰리는 때를 기준으로 거꾸로 준비하면 수월합니다.

거래처가 갈리는 지점

어느 품목을 어디서 받는지 정리합니다. 카페에서 다루는 것은 대체로 원두, 시럽, 우유, 테이크아웃 컵, 컵홀더, 빨대 입니다. 이 가운데 원두와 시럽은 주 2~3회 움직이므로 먼저 잡고, 나머지는 뒤로 미뤄도 됩니다.

단위는 kg, 병, 팩, 개 중에서 고릅니다. 원두 선반·냉장고·창고 박스에 무엇이 어떤 단위로 놓여 있는지가 기준입니다. 오픈 준비 할 때 쓰는 말을 그대로 물품명에 쓰면 직원이 따로 배우지 않아도 됩니다.

언제 주문할지 계산하기

필요한 것은 두 가지입니다. 하루에 얼마나 나가는지와 주문하고 며칠 만에 들어오는지입니다. 카페는 주 2~3회 들어오므로, 그 주기 동안 나갈 양에 여유분을 더한 만큼이 최소 보유량이 됩니다. 입출고를 찍어 두면 하루 소비량이 저절로 나옵니다.

거래처를 물품에 붙이기

원두, 시럽, 우유 처럼 품목마다 거래처가 다르면 주문할 때마다 어디에 연락할지 찾게 됩니다. 물품에 거래처를 붙여 두면 발주서를 만들 때 거래처별로 묶입니다. 오픈 준비 단계가 짧아집니다.

발주서에서 입고까지

1. 부족한 품목을 골라 발주서를 만듭니다.
2. 거래처별로 나뉜 발주서를 보내고 입고 대기 상태로 둡니다.
3. 물건이 도착하면 QR코드 라벨을 찍어 입고 처리합니다. 발주 수량과 실제 수량이 다르면 그 차이가 남습니다.
4. 입고가 끝나면 발주서가 닫힙니다. 미입고분은 그대로 남아 다음에 확인합니다.

흔한 실수

• 발주 수량을 박스로, 재고를 낱개로 셉니다. 단위를 kg, 병 중 하나로 통일해야 비교가 됩니다.
• 미입고분을 잊습니다. 일부만 들어온 발주서를 닫아 버리면 나머지가 사라집니다.
• 1~3인이 돌리는 매장인데 한 사람만 발주합니다. 그 사람이 쉬는 날 재고가 멈춥니다. 직원 계정을 나눠 두면 누구든 같은 화면을 봅니다.

입고 검수는 찍어서 한다

들어온 물건을 내려놓으면서 그 자리에서 찍습니다. 포장에 바코드가 있는 것은 그 바코드를 그대로 찍고, 카페에서 소분해 쓰는 것처럼 바코드가 없는 것은 QR코드 라벨을 붙여 두고 QR 을 찍습니다. 차이가 이력에 남으므로 어느 거래처에서 자주 어긋나는지도 나중에 보입니다.

자주 묻는 질문

원두는 로스터리 배송 주기에 묶여 있습니다

원두는 아무 때나 살 수 있는 물건이 아닙니다. 로스터리마다 로스팅 요일이 정해져 있고, 그 주기를 놓치면 다음 회차까지 기다려야 합니다. 주 2회 배송이면 하루 늦은 주문이 사흘 지연이 됩니다.

그래서 카페 발주에서 중요한 것은 "재고가 얼마 남았나"보다 "다음 배송일까지 버틸 수 있나"입니다. 안전재고를 다음 배송일까지 쓸 양으로 잡아 두면, 재고가 그 아래로 내려간 순간이 곧 주문 시점이 됩니다.

우유와 포장자재는 아무 때나 살 수 있어 기준이 다릅니다. 이 둘을 같은 규칙으로 관리하면 원두는 모자라고 컵은 쌓입니다.

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