카페 발주 관리 - QR코드·바코드로 하는 방법
"이쯤이면 떨어질 때가 됐다" 로 넣으면 부족과 과잉이 번갈아 옵니다. 주말 피크에 원두가 떨어져 마감 직전에 급하게 사러 나갑니다. 알아야 할 것은 둘입니다.
주문 시점을 정하는 법
- 하루에 빠지는 양 - 따로 세지 않아도 이력에서 나옵니다.
- 주문하고 며칠 만에 오는지 - 주 2~3회 오는 거래처라면 그만큼을 잡습니다.
들어오기까지 버틸 양이 곧 여유분입니다. 카페는 주말 오후와 여름 아이스 음료 성수기에 그 양이 달라집니다.
카페에서 발주가 어려운 자리
원두는 개봉하면 향이 빠지고 우유는 며칠 못 갑니다. 둘의 회전 속도가 달라 한 번에 맞춰 주문하기 어렵습니다.
현장에서 통하는 요령. 원두는 개봉일을 로트로 잡고, 우유·시럽은 유통기한으로 잡으면 두 기준이 한 화면에서 정리됩니다.
카페는 주말 오후와 여름 아이스 음료 성수기에 수요가 몰립니다. 그때 재고가 흔들리면 버린 우유와 굳은 시럽, 그리고 급하게 사 온 원두의 웃돈으로 이어집니다. 몰리는 때를 기준으로 거꾸로 준비하면 수월합니다.
거래처가 갈리는 지점
어느 품목을 어디서 받는지 정리합니다. 카페에서 다루는 것은 대체로 원두, 시럽, 우유, 테이크아웃 컵, 컵홀더, 빨대입니다. 이 가운데 원두와 시럽은 주 2~3회 움직이므로 먼저 잡고, 나머지는 뒤로 미뤄도 됩니다.
단위는 kg, 병, 팩, 개 중에서 고릅니다. 원두 선반·냉장고·창고 박스에 무엇이 어떤 단위로 놓여 있는지가 기준입니다. 오픈 준비처럼 현장에서 쓰는 말을 그대로 물품명에 쓰면 직원이 따로 배우지 않아도 됩니다.
발주서가 저절로 만들어지려면
거래처가 늘면 기억으로는 감당이 안 됩니다. 거래처를 달아 두면 모자란 것만 모아 한 장으로 만듭니다. 메일로 바로 보낼 수 있습니다.
물건이 도착하면
도착한 것을 찍으면 재고가 올라갑니다. 발주 수량과 실제 수량이 다르면 그 차이가 남습니다. 원두 선반·냉장고·창고 박스에 넣기 전에 찍는 편이 정확합니다.
이 업종에서 먼저 볼 것
1~3인이 돌리는 매장이 흔한 모습입니다. 그래서 손이 많이 가는 방식은 오래 못 갑니다. 주 2~3회 나가는 몇 가지만 골라 시작하는 편이 낫습니다.
세는 단위를 kg으로 통일하면 숫자가 흔들리지 않습니다. 물건이 실제로 있는 원두 선반·냉장고·창고 박스에 맞춰 나눕니다. 부르는 말을 바꾸지 않는 것이 좋습니다. 오픈 준비처럼 쓰던 말을 그대로 둡니다.
순서를 정해 두면 중간에 멈추지 않습니다. 카페에서 자주 손이 가는 것은 원두, 시럽, 우유, 테이크아웃 컵입니다. 자주 찾는 것과 비싼 것을 먼저 세웁니다.
막히는 자리는 업종마다 비슷합니다. 주말 피크에 원두가 떨어져 마감 직전에 급하게 사러 나갑니다. 이 한 가지가 늘 시작점입니다.
한 해에 몇 번, 주말 오후와 여름 아이스 음료 성수기에 일이 몰립니다. 그때 어긋나면 버린 우유와 굳은 시럽, 그리고 급하게 사 온 원두의 웃돈으로 이어집니다. 그래서 한가할 때 붙여 두는 편이 가장 값쌉니다.
자주 묻는 질문
카페에서 안전재고는 얼마로 잡나요?
주 2~3회 들어오므로, 그 주기 동안 나갈 양에 여유분을 더한 만큼이 기준입니다. 입출고를 찍어 두면 하루 평균 소비량이 저절로 나옵니다.
거래처가 여러 곳인데 발주서가 나뉘나요?
물품에 거래처를 붙여 두면 발주서가 거래처별로 나뉩니다. 원두, 시럽처럼 받는 곳이 다른 품목도 한 번에 정리됩니다.
앱을 깔아야 하나요?
아닙니다. 스마트폰 카메라로 QR코드를 찍습니다. 앱 설치도 필요 없고 웹 주소로 바로 씁니다.
비용이 드나요?
무료로 물품 30개까지 등록할 수 있고, 사업자 인증을 마치면 50개로 늘어납니다. 무료는 하루 500회, 사업자 인증을 마치면 하루 1,000회까지 찍을 수 있습니다.
원두는 로스터리 배송 주기에 묶여 있습니다
원두는 아무 때나 살 수 있는 물건이 아닙니다. 로스터리마다 로스팅 요일이 정해져 있고, 그 주기를 놓치면 다음 회차까지 기다려야 합니다. 주 2회 배송이면 하루 늦은 주문이 사흘 지연이 됩니다.
그래서 카페 발주에서 중요한 것은 "재고가 얼마 남았나"보다 "다음 배송일까지 버틸 수 있나"입니다. 안전재고를 다음 배송일까지 쓸 양으로 잡아 두면, 재고가 그 아래로 내려간 순간이 곧 주문 시점이 됩니다.
우유와 포장자재는 아무 때나 살 수 있어 기준이 다릅니다. 이 둘을 같은 규칙으로 관리하면 원두는 모자라고 컵은 쌓입니다.
카페에서 먼저 해 볼 것
1~3인이 돌리는 매장이면 지금 쓰는 방법이 몇 사람 손을 거치는지 봅니다. 보관 자리는 원두 선반·냉장고·창고 박스입니다. 자리마다 세는 방법을 다르게 잡으면 오히려 헷갈립니다.
세는 단위는 kg · 병처럼 물품마다 갈립니다. 한 번 정한 단위는 바꾸지 않는 편이 낫습니다. 바꾸면 지난 기록과 끊깁니다.
쓰던 말을 바꾸지 않아도 됩니다 · 오픈 준비 · 마감 정산 · 소진처럼 익숙한 말이 있으면 그 말로 적어야 아무나 찾습니다.
발주·거래처 관리는 처음부터 완벽하게 할 필요는 없습니다. 원두부터 걸어 두고 처음부터 전부 하려다 그만두는 경우가 가장 많습니다.
값을 들이기 전에 QR코드 라벨만 붙여 두면 무료 재고관리로 한 주만 굴려 보고도 판단이 섭니다.