카페 수주 납품서 - QR코드·바코드로 하는 방법

주문을 받는 일과 물건을 내보내는 일은 카페에서 사실상 다른 일입니다. 원두는 오늘 나가고 나머지는 다음에 나가는 일이 흔하기 때문입니다.

주문서를 남기는 까닭

전화와 메모로만 받으면 남은 수량은 늘 머릿속에만 있습니다. 기록해 두면 나간 만큼만 빠지고 남은 것이 그대로 남습니다. 주말 피크에 원두가 떨어져 마감 직전에 급하게 사러 나갑니다. 이런 일이 줄어드는 것도 이 때문입니다.

• 주문 받기 - 받는 곳·품목·수량·단가를 적습니다.
• 부분 출고 - 먼저 나간 만큼만 기록되고 나머지는 다음 회차로 넘어갑니다.
• 납품서 - 회차마다 한 장씩 뽑아 함께 보냅니다.
• 재고와의 관계 - 실제로 나간 것만 재고에서 빠집니다. 예약된 주문은 그대로 둡니다.

카페에서 주문을 나눠 내보낼 때

원두는 개봉하면 향이 빠지고 우유는 며칠 못 갑니다. 둘의 회전 속도가 달라 한 번에 맞춰 주문하기 어렵습니다.

실제로 효과가 있는 순서. 원두는 개봉일을 로트로 잡고, 우유·시럽은 유통기한으로 잡으면 두 기준이 한 화면에서 정리됩니다.

카페는 주말 오후와 여름 아이스 음료 성수기에 수요가 몰립니다. 그때 재고가 흔들리면 버린 우유와 굳은 시럽, 그리고 급하게 사 온 원두의 웃돈으로 이어집니다. 바쁠 때 시작하면 늦습니다. 한가할 때 붙여 둡니다.

주문을 받는 자리

나가는 물건은 들어오는 물건과 다르게 셉니다. 카페에서 다루는 것은 대체로 원두, 시럽, 우유, 테이크아웃 컵, 컵홀더, 빨대입니다. 이 가운데 원두와 시럽은 주 2~3회 움직이므로 먼저 잡고, 나머지는 뒤로 미뤄도 됩니다.

단위는 kg, 병, 팩, 개 중에서 고릅니다. 원두 선반·냉장고·창고 박스에 무엇이 어떤 단위로 놓여 있는지가 기준입니다. 오픈 준비처럼 현장에서 쓰는 말을 그대로 물품명에 쓰면 직원이 따로 배우지 않아도 됩니다.

납품서 한 장에 들어가는 것

받는 곳·납품일·품목과 규격·수량·단가와 금액이 한 장에 들어갑니다. 품명은 보낸 시점의 이름으로 남습니다. 이름을 바꿔도 옛 서류는 그대로입니다.

자주 묻는 질문

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카페에서 먼저 해 볼 것

1~3인이 돌리는 매장이라면 지금 쓰는 방법이 몇 사람 손을 거치는지 봅니다. 물건이 놓인 곳은 원두 선반·냉장고·창고 박스입니다. 자리마다 세는 방법을 다르게 잡으면 오히려 헷갈립니다.

세는 단위는 kg · 병으로 갈리는데 한 물품에는 하나만 씁니다. 한 번 정한 단위는 바꾸지 않는 편이 낫습니다. 바꾸면 지난 기록과 끊깁니다.

현장에서 쓰는 말을 그대로 씁니다 · 오픈 준비 · 마감 정산 · 소진처럼 익숙한 말이 있으면 그 말로 적어야 아무나 찾습니다.

수주와 납품서는 처음부터 완벽하게 할 필요는 없습니다. 원두 하나로 시작해 한 주 지나 익숙해지면 품목을 늘립니다.

무엇을 쓸지 정하기 전에 바코드가 이미 있는 물품이면 무료 재고관리로 시작해 보고 한도가 모자랄 때 올려도 늦지 않습니다.