창고 물류 순환 재고조사 - QR코드·바코드로 하는 방법
일 년에 한 번 문을 닫고 전수조사를 하는 방식은 두 가지가 문제입니다. 그날 하루를 통째로 버리고, 틀린 것을 일 년 뒤에야 안다는 점입니다. 창고·물류처럼 매일 물건이 움직이는 곳에서는 특히 그렇습니다.
매일 한 구역씩
순환실사는 전체를 한 번에 세지 않고 구역을 나눠 날마다 조금씩 세는 방식입니다. 랙 로케이션·파렛트·구역 표지를 몇 개로 끊고 하루에 한 구역씩 돌면 한 달이면 전체가 한 바퀴 돕니다. 하루에 드는 시간은 몇 십 분이고, 영업을 멈출 필요가 없습니다.
세는 방법은 간단합니다. 자리 QR코드를 찍어 그 자리에 무엇이 있어야 하는지 띄우고, 실물의 QR 이나 바코드를 찍어 수량을 넣습니다. 조회 모드로 찍으면 재고가 바뀌지 않으므로 세는 동안 숫자가 흔들리지 않습니다.
창고·물류에서 전수조사가 잘 안 되는 이유
물건이 자리를 옮겨 다닌다. 수량은 맞는데 어디 있는지 모르는 일이 잦다.
현장에서 통하는 요령. 물건이 아니라 로케이션에 라벨을 붙인다. 자리를 찍고 물건을 찍으면 이동이 남는다.
창고·물류는 명절 전 물량 집중기에 수요가 몰립니다. 그때 재고가 흔들리면 찾느라 쓴 시간과 오출고로 인한 반품으로 이어집니다. 바쁠 때 시작하면 늦습니다. 한가할 때 붙여 둡니다.
자주 세야 하는 것
세는 횟수를 품목마다 다르게 둡니다. 창고·물류에서 다루는 것은 대체로 파렛트 단위 화물, 박스, 부자재, 반품품 입니다. 이 가운데 파렛트 단위 화물과 박스는 매일 움직이므로 먼저 잡고, 나머지는 뒤로 미뤄도 됩니다.
단위는 파렛트, 박스, 개 중에서 고릅니다. 랙 로케이션·파렛트·구역 표지에 무엇이 어떤 단위로 놓여 있는지가 기준입니다. 로케이션 할 때 쓰는 말을 그대로 물품명에 쓰면 직원이 따로 배우지 않아도 됩니다.
품목마다 주기를 다르게
모든 품목을 같은 횟수로 세면 힘만 듭니다. 금액과 움직임으로 나눕니다.
- A - 자주 센다 - 금액이 크거나 많이 움직이는 것. 파렛트 단위 화물이 대개 여기입니다. 월 1회 이상.
- B - 보통 - 중간 정도. 분기에 한 번이면 충분합니다.
- C - 드물게 - 값이 작고 잘 안 움직이는 것. 반기나 연 1회로 둡니다.
어느 품목이 A 인지는 감으로 정하지 않습니다. 찍어 둔 출고 기록을 횟수로 줄 세우면 그대로 나옵니다.
차이를 그냥 덮지 않기
실물과 다르면 입고나 출고로 차이만큼 맞춥니다. 맞춘 기록이 이력에 남으므로, 몇 달치를 모아 보면 어느 품목이 자꾸 어긋나는지가 보입니다. 거기가 실제로 손볼 자리입니다 - 물건이 아니라 로케이션에 라벨을 붙인다. 자리를 찍고 물건을 찍으면 이동이 남는다.
자주 묻는 질문
문을 닫지 않고도 셀 수 있나요?
구역을 나눠 날마다 조금씩 세면 됩니다. 랙 로케이션·파렛트·구역 표지를 몇 개로 끊고 하루에 한 구역씩 돌면 한 달이면 전체가 한 바퀴 돕니다.
어느 품목을 자주 세야 하나요?
금액이 크거나 자주 움직이는 것부터입니다. 파렛트 단위 화물처럼 많이 나가는 품목은 자주, 안 움직이는 것은 분기에 한 번으로 충분합니다.
장비를 따로 사야 하나요?
아닙니다. 스마트폰 카메라로 QR코드를 찍습니다. 앱 설치도 필요 없고 웹 주소로 바로 씁니다.
무료 범위가 어디까지인가요?
무료로 물품 10개까지 등록할 수 있고, 사업자 인증을 마치면 30개로 늘어납니다. 무료는 하루 100회, 사업자 인증을 마치면 하루 500회까지 찍을 수 있습니다.
보관창고 실사는 화주 단위로 끊는 편이 낫습니다
구역으로 끊어 세는 것이 일반적이지만, 보관창고에서는 화주 단위로 끊는 방법도 유용합니다. 화주가 재고 확인을 요청하는 시점에 맞춰 그 화주 물건만 돌면 되기 때문입니다.
구역과 화주를 섞어 쓰면 더 좋습니다. 평소에는 구역별로 한 바퀴 돌되, 정산이 가까운 화주는 그 시기에 한 번 더 봅니다. 요청이 들어오고 나서 급하게 세면 반드시 급하게 센 티가 납니다.
차이가 났을 때 보관창고에서 특히 중요한 것은 언제부터 어긋났는지입니다. 순환실사를 돌고 있으면 지난번에 셌을 때는 맞았다는 사실이 남아 있어, 문제 구간이 그 사이로 좁혀집니다.
보관창고에서 실사가 어긋나는 흔한 원인은 도난이 아니라 파렛트 단위와 낱개 단위가 섞이는 것입니다. 입고는 파렛트로 받고 출고는 낱개로 나가면 남은 수량이 파렛트로 안 떨어집니다. 자리마다 어느 단위로 셀지를 라벨에 적어 두면 세는 사람이 바뀌어도 숫자가 흔들리지 않습니다.
실사 결과를 화주와 공유하는 것도 방법입니다. 정기적으로 세고 있고 차이가 이 정도라는 것을 먼저 보여 주면, 문제가 생겼을 때 신뢰가 다릅니다. 숨기다 들키는 것과 먼저 알리는 것은 같은 숫자라도 결과가 다릅니다.
세는 사람이 바뀌면 숫자가 달라지는 것이 실사에서 가장 흔한 잡음입니다. 파렛트 위에 몇 단으로 쌓였는지, 파손품을 세는지 빼는지가 사람마다 다릅니다. 자리 라벨에 세는 방식을 적어 두고 첫 회차에 함께 돌면서 기준을 맞추면, 그 뒤로는 누가 세도 같은 숫자가 나옵니다. 기준을 맞추기 전의 차이는 대부분 진짜 차이가 아닙니다.