창고 물류 순환 재고조사 - QR코드·바코드로 하는 방법

일 년에 한 번 문을 닫고 전수조사를 하는 방식은 두 가지가 문제입니다. 그날 하루를 통째로 버리고, 틀린 것을 일 년 뒤에야 안다는 점입니다. 창고·물류처럼 매일 물건이 움직이는 곳에서는 특히 그렇습니다.

매일 한 구역씩

순환실사는 전체를 한 번에 세지 않고 구역을 나눠 날마다 조금씩 세는 방식입니다. 랙 로케이션·파렛트·구역 표지를 몇 개로 끊고 하루에 한 구역씩 돌면 한 달이면 전체가 한 바퀴 돕니다. 하루에 드는 시간은 몇 십 분이고, 영업을 멈출 필요가 없습니다.

세는 방법은 간단합니다. 자리 QR코드를 찍어 그 자리에 무엇이 있어야 하는지 띄우고, 실물의 QR 이나 바코드를 찍어 수량을 넣습니다. 조회 모드로 찍으면 재고가 바뀌지 않으므로 세는 동안 숫자가 흔들리지 않습니다.

창고·물류에서 전수조사가 잘 안 되는 이유

물건이 자리를 옮겨 다닙니다. 수량은 맞는데 어디 있는지 모르는 일이 잦습니다.

현장에서 통하는 요령. 물건이 아니라 로케이션에 라벨을 붙입니다. 자리를 찍고 물건을 찍으면 이동이 남습니다.

창고·물류는 명절 전 물량 집중기에 수요가 몰립니다. 그때 재고가 흔들리면 찾느라 쓴 시간과 오출고로 인한 반품으로 이어집니다. 바쁠 때 시작하면 늦습니다. 한가할 때 붙여 둡니다.

자주 세야 하는 것

세는 횟수를 품목마다 다르게 둡니다. 창고·물류에서 다루는 것은 대체로 파렛트 단위 화물, 박스, 부자재, 반품품입니다. 이 가운데 파렛트 단위 화물과 박스는 매일 움직이므로 먼저 잡고, 나머지는 뒤로 미뤄도 됩니다.

단위는 파렛트, 박스, 개 중에서 고릅니다. 랙 로케이션·파렛트·구역 표지에 무엇이 어떤 단위로 놓여 있는지가 기준입니다. 로케이션처럼 현장에서 쓰는 말을 그대로 물품명에 쓰면 직원이 따로 배우지 않아도 됩니다.

품목마다 주기를 다르게

모든 품목을 같은 횟수로 세면 힘만 듭니다. 금액과 움직임으로 나눕니다.

• A - 자주 센다 - 금액이 크거나 많이 움직이는 것. 파렛트 단위 화물이 대개 여기입니다. 월 1회 이상.
• B - 보통 - 중간 정도. 분기에 한 번이면 충분합니다.
• C - 드물게 - 값이 작고 잘 안 움직이는 것. 반기나 연 1회로 둡니다.

어느 품목이 A 인지는 감으로 정하지 않습니다. 찍어 둔 출고 기록을 횟수로 줄 세우면 그대로 나옵니다.

차이를 그냥 덮지 않기

실물과 다르면 입고나 출고로 차이만큼 맞춥니다. 맞춘 기록이 이력에 남으므로, 몇 달치를 모아 보면 어느 품목이 자꾸 어긋나는지가 보입니다. 거기가 실제로 손볼 자리입니다 - 물건이 아니라 로케이션에 라벨을 붙입니다. 자리를 찍고 물건을 찍으면 이동이 남습니다.

자주 묻는 질문

보관창고 실사는 화주 단위로 끊는 편이 낫습니다

구역으로 끊어 세는 것이 일반적이지만, 보관창고에서는 화주 단위로 끊는 방법도 유용합니다. 화주가 재고 확인을 요청하는 시점에 맞춰 그 화주 물건만 돌면 되기 때문입니다.

구역과 화주를 섞어 쓰면 더 좋습니다. 평소에는 구역별로 한 바퀴 돌되, 정산이 가까운 화주는 그 시기에 한 번 더 봅니다. 요청이 들어오고 나서 급하게 세면 반드시 급하게 센 티가 납니다.

차이가 났을 때 보관창고에서 특히 중요한 것은 언제부터 어긋났는지입니다. 순환실사를 돌고 있으면 지난번에 셌을 때는 맞았다는 사실이 남아 있어, 문제 구간이 그 사이로 좁혀집니다.

보관창고에서 실사가 어긋나는 흔한 원인은 도난이 아니라 파렛트 단위와 낱개 단위가 섞이는 것입니다. 입고는 파렛트로 받고 출고는 낱개로 나가면 남은 수량이 파렛트로 안 떨어집니다. 자리마다 어느 단위로 셀지를 라벨에 적어 두면 세는 사람이 바뀌어도 숫자가 흔들리지 않습니다.

실사 결과를 화주와 공유하는 것도 방법입니다. 정기적으로 세고 있고 차이가 이 정도라는 것을 먼저 보여 주면, 문제가 생겼을 때 신뢰가 다릅니다. 숨기다 들키는 것과 먼저 알리는 것은 같은 숫자라도 결과가 다릅니다.

세는 사람이 바뀌면 숫자가 달라지는 것이 실사에서 가장 흔한 잡음입니다. 파렛트 위에 몇 단으로 쌓였는지, 파손품을 세는지 빼는지가 사람마다 다릅니다. 자리 라벨에 세는 방식을 적어 두고 첫 회차에 함께 돌면서 기준을 맞추면, 그 뒤로는 누가 세도 같은 숫자가 나옵니다. 기준을 맞추기 전의 차이는 대부분 진짜 차이가 아닙니다.

무료로 시작하기 다른 업종 가이드

창고·물류에서 먼저 해 볼 것

보관 면적 100평 이상이라면 지금 쓰는 방법이 몇 사람 손을 거치는지 봅니다. 보관 자리는 랙 로케이션·파렛트·구역 표지입니다. 자리마다 세는 방법을 다르게 잡으면 오히려 헷갈립니다.

기준 단위는 파렛트 · 박스처럼 물품마다 갈립니다. 한 번 정한 단위는 바꾸지 않는 편이 낫습니다. 바꾸면 지난 기록과 끊깁니다.

현장에서 쓰는 말을 그대로 씁니다 · 로케이션 · 피킹 · 실사를 그대로 적어 두면 새로 온 사람도 금방 익힙니다.

순환실사는 작게 시작해도 됩니다. 파렛트 단위 화물부터 걸어 두고 몸에 붙은 다음에 다음 것을 더합니다.

결정하기 전에 무료 재고관리로 바코드를 찍는 사람을 한 명만 늘려 보면 차이가 보입니다.