사무실 비품 재고실사 - QR코드·바코드로 하는 방법

사무비품을 하면서 가장 자주 겪는 일이 수량 차이입니다. 누가 무엇을 가져갔는지 몰라 매달 소모품비만 늘어난다. 실사로 그 차이를 메웁니다. 세는 방법이 나쁘면 실사가 문제를 늘립니다.

실사가 안 맞는 까닭

1. 멈춰 있지 않습니다. 비품 창고·복합기 옆 선반·자산 라벨을 한 바퀴 도는 동안 새 물건이 들어옵니다.
2. 현장과 사무실이 떨어져 있습니다. 그 자리에서 안 적으면 차이가 그대로 남습니다.
3. 부르는 말이 갈립니다. 복사용지, 토너 처럼 흔한 것일수록 이름이 여럿입니다.

사무비품에서 숫자가 흔들리는 자리

주인이 없는 물건이라 아무도 세지 않고 아무도 책임지지 않는다.

여기서부터 시작합니다. 가져갈 때 찍게 만든다. 창고 문 옆에 안내만 붙여도 소모품비가 눈에 띄게 준다.

사무비품은 연초 예산 집행기와 분기 말에 수요가 몰립니다. 그때 재고가 흔들리면 출처를 모르는 소모품비 증가와 행방불명 자산으로 이어집니다. 바쁠 때 시작하면 늦습니다. 한가할 때 붙여 둡니다.

세는 순서를 정할 때

먼저 세고 나중에 셀 것을 나눕니다. 사무비품에서 다루는 것은 대체로 복사용지, 토너, 문구, 커피, 청소용품, 노트북 입니다. 이 가운데 복사용지와 토너는 월 1~2회 움직이므로 먼저 잡고, 나머지는 뒤로 미뤄도 됩니다.

단위는 박스, 개, 권 중에서 고릅니다. 비품 창고·복합기 옆 선반·자산 라벨에 무엇이 어떤 단위로 놓여 있는지가 기준입니다. 총무 할 때 쓰는 말을 그대로 물품명에 쓰면 직원이 따로 배우지 않아도 됩니다.

종이 없이 실사하기

물품마다 라벨이 있으면 옮겨 적을 일이 없어집니다. 비품 창고·복합기 옆 선반·자산 라벨을 훑으며 찍는 것으로 끝납니다.

실사 순서

1. 복사용지, 토너, 문구, 커피 처럼 자주 세는 품목부터 등록합니다. 엑셀 파일이 있으면 한 번에 올립니다.
2. QR코드 라벨 시트를 인쇄해 비품 창고·복합기 옆 선반·자산 라벨에 붙입니다.
3. 실사 당일에는 조회로 먼저 현재고를 봅니다. 저장되지 않습니다.
4. 차이가 나면 그만큼 맞추고 사유를 적습니다. 이력에 남습니다.
5. 끝나고 이력을 보면 어떤 품목이 얼마나 어긋났는지 보입니다.

오차를 줄이는 요령

• 비품 창고·복합기 옆 선반·자산 라벨을 구역으로 끊고 한 구역씩 끝냅니다.
• 월 1~2회 들어오는 품목은 검품 전에는 세지 않습니다. 두 번 세게 됩니다.
• 세는 단위를 박스, 개, 권 중 하나로 못박습니다.
• 직원 10~100명이라면 사람마다 맡을 자리를 정합니다.

이 업종에서 먼저 볼 것

직원 10~100명이 흔한 모습입니다. 그래서 손이 많이 가는 방식은 오래 못 갑니다. 월 1~2회 나가는 몇 가지만 골라 시작하는 편이 낫습니다.

세는 단위를 박스로 통일하면 숫자가 흔들리지 않습니다. 물건이 실제로 있는 비품 창고·복합기 옆 선반·자산 라벨에 맞춰 나눕니다. 현장에서 쓰는 말(총무)을 그대로 이름에 쓰면 새로 온 사람도 헷갈리지 않습니다.

순서를 정해 두면 중간에 멈추지 않습니다. 사무비품에서 자주 손이 가는 것은 복사용지, 토너, 문구, 커피 입니다. 자주 찾는 것과 비싼 것을 먼저 세웁니다.

막히는 자리는 업종마다 비슷합니다. 누가 무엇을 가져갔는지 몰라 매달 소모품비만 늘어난다 이 한 가지가 늘 시작점입니다.

한 해에 몇 번, 연초 예산 집행기와 분기 말에 일이 몰립니다. 흔들린 만큼 출처를 모르는 소모품비 증가와 행방불명 자산이 남습니다. 그래서 한가할 때 붙여 두는 편이 가장 값쌉니다.

자주 묻는 질문

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