사무실 비품 재고 장부 전표 - QR코드·바코드로 하는 방법

사무비품의 입·출고 기록은 장부와 뿌리가 같습니다. 두 곳에 나눠 적으면 숫자가 어긋나고, 어긋나면 둘 다 못 믿게 됩니다.

한 거래에 한 장

무엇을 주고 무엇을 받았는지 한 장에 적는 것이 전표입니다. 한 장에 주고받은 양쪽을 함께 적고, 두 쪽 합계가 같아야 저장됩니다. 그 전표를 날짜순으로 모은 것이 분개장, 계정별로 합친 것이 시산표입니다.

• 복사용지를 들여왔다 - 재고가 늘고 돈이 나갑니다.
• 나갔다 - 들어온 돈과 나간 물건이 함께 적힙니다.
• 경비가 나갔다 - 그 비용 계정이 늘고 현금이 줍니다.

사무비품에서 장부와 재고가 어긋나는 자리

주인이 없는 물건이라 아무도 세지 않고 아무도 책임지지 않는다.

먼저 해 볼 것. 가져갈 때 찍게 만든다. 창고 문 옆에 안내만 붙여도 소모품비가 눈에 띄게 준다.

사무비품은 연초 예산 집행기와 분기 말에 수요가 몰립니다. 그때 재고가 흔들리면 출처를 모르는 소모품비 증가와 행방불명 자산으로 이어집니다. 바쁠 때 시작하면 늦습니다. 한가할 때 붙여 둡니다.

장부에 남길 것

재고 기록과 장부는 뿌리가 같습니다. 사무비품에서 다루는 것은 대체로 복사용지, 토너, 문구, 커피, 청소용품, 노트북 입니다. 이 가운데 복사용지와 토너는 월 1~2회 움직이므로 먼저 잡고, 나머지는 뒤로 미뤄도 됩니다.

단위는 박스, 개, 권 중에서 고릅니다. 비품 창고·복합기 옆 선반·자산 라벨에 무엇이 어떤 단위로 놓여 있는지가 기준입니다. 총무 할 때 쓰는 말을 그대로 물품명에 쓰면 직원이 따로 배우지 않아도 됩니다.

두 번 적지 않으려면

재고에서 움직인 것을 바탕으로 전표를 만들 수 있습니다. 값이 확실하지 않은 것은 사람이 보고 정합니다. 회계·세무 업무를 대신하지 않습니다. 적는 일을 쉽게 하는 것이 저희 몫입니다.

지우지 않고 남깁니다

잘못 넣은 전표는 지우지 않고 취소합니다. 되돌리는 전표가 새로 생깁니다. 번호가 끊기지 않게 매기고 사슬로 이어 두어 몰래 고칠 수 없습니다. 필요하면 인쇄하거나 파일로 받습니다.

사업자 인증을 마치면 쓸 수 있습니다. 전자신고(홈택스 전송)는 하지 않습니다.

사무비품의 사정에 맞추면

대개 직원 10~100명 정도로 돌아갑니다. 방법이 복잡하면 바쁜 날 먼저 빠집니다. 먼저 복사용지, 토너 같은 것만 다뤄도 절반은 잡힙니다.

같은 물건을 어떤 날은 박스, 어떤 날은 개로 세면 재고가 어긋납니다. 자리는 비품 창고·복합기 옆 선반·자산 라벨을 기준으로 잡습니다. 부르는 말을 바꾸지 않는 것이 좋습니다. 총무처럼 쓰던 말을 그대로 둡니다.

처음에 고르는 몇 가지가 전체 모습을 정합니다. 사무비품에서 자주 손이 가는 것은 복사용지, 토너, 문구, 커피 같은 것들입니다. 값이 큰 것과 자주 움직이는 것이 먼저입니다.

오래 쓰다 보면 늘 같은 곳에서 걸립니다. 누가 무엇을 가져갔는지 몰라 매달 소모품비만 늘어난다 이 대목만 정리해도 나머지는 훨씬 쉬워집니다.

연초 예산 집행기와 분기 말에는 평소 방식으로는 버티기 어렵습니다. 흔들린 만큼 출처를 모르는 소모품비 증가와 행방불명 자산이 남습니다. 몰리기 전에 한 번 정리해 두면 그 철을 넘길 수 있습니다.

자주 묻는 질문

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