자재창고 순환 재고조사 - QR코드·바코드로 하는 방법
일 년에 한 번 문을 닫고 전수조사를 하는 방식은 두 가지가 문제입니다. 그날 하루를 통째로 버리고, 틀린 것을 일 년 뒤에야 안다는 점입니다. 자재창고처럼 공정에 따라 몰아서 물건이 움직이는 곳에서는 특히 그렇습니다.
문을 닫지 않고 세는 법
순환실사는 전체를 한 번에 세지 않고 구역을 나눠 날마다 조금씩 세는 방식입니다. 자재야적장·컨테이너 창고·현장 가설창고를 몇 개로 끊고 하루에 한 구역씩 돌면 한 달이면 전체가 한 바퀴 돕니다. 하루에 드는 시간은 몇 십 분이고, 영업을 멈출 필요가 없습니다.
세는 방법은 간단합니다. 자리 QR코드를 찍어 그 자리에 무엇이 있어야 하는지 띄우고, 실물의 QR 이나 바코드를 찍어 수량을 넣습니다. 조회 모드로 찍으면 재고가 바뀌지 않으므로 세는 동안 숫자가 흔들리지 않습니다.
자재창고에서 전수조사가 잘 안 되는 이유
자재는 현장으로 나가면 시야에서 사라진다. 남은 것이 현장에 있는지 창고에 있는지 아무도 모른다.
현장에서 통하는 요령. 불출할 때 **어느 현장으로 나갔는지**를 같이 남긴다. 잔자재 회수가 그때부터 가능해진다.
자재창고는 해빙기 이후 공사 성수기에 수요가 몰립니다. 그때 재고가 흔들리면 중복 구매한 자재비와 현장에 방치돼 못 쓰게 된 잔자재으로 이어집니다. 몰리는 때를 기준으로 거꾸로 준비하면 수월합니다.
자주 세야 하는 것
세는 횟수를 품목마다 다르게 둡니다. 자재창고에서 다루는 것은 대체로 철근, 파이프, 전선, 배관자재, 단열재, 볼트·너트 입니다. 이 가운데 철근과 파이프는 공정에 따라 몰아서 움직이므로 먼저 잡고, 나머지는 뒤로 미뤄도 됩니다.
단위는 본, m, 박스, kg 중에서 고릅니다. 자재야적장·컨테이너 창고·현장 가설창고에 무엇이 어떤 단위로 놓여 있는지가 기준입니다. 불출 할 때 쓰는 말을 그대로 물품명에 쓰면 직원이 따로 배우지 않아도 됩니다.
품목마다 주기를 다르게
모든 품목을 같은 횟수로 세면 힘만 듭니다. 금액과 움직임으로 나눕니다.
- A - 자주 센다 - 금액이 크거나 많이 움직이는 것. 철근이 대개 여기입니다. 월 1회 이상.
- B - 보통 - 중간 정도. 분기에 한 번이면 충분합니다.
- C - 드물게 - 값이 작고 잘 안 움직이는 것. 반기나 연 1회로 둡니다.
어느 품목이 A 인지는 감으로 정하지 않습니다. 찍어 둔 출고 기록을 횟수로 줄 세우면 그대로 나옵니다.
틀린 것을 발견하면
실물과 다르면 입고나 출고로 차이만큼 맞춥니다. 맞춘 기록이 이력에 남으므로, 몇 달치를 모아 보면 어느 품목이 자꾸 어긋나는지가 보입니다. 거기가 실제로 손볼 자리입니다 - 불출할 때 **어느 현장으로 나갔는지**를 같이 남긴다. 잔자재 회수가 그때부터 가능해진다.
자주 묻는 질문
문을 닫지 않고도 셀 수 있나요?
구역을 나눠 날마다 조금씩 세면 됩니다. 자재야적장·컨테이너 창고·현장 가설창고를 몇 개로 끊고 하루에 한 구역씩 돌면 한 달이면 전체가 한 바퀴 돕니다.
어느 품목을 자주 세야 하나요?
금액이 크거나 자주 움직이는 것부터입니다. 철근처럼 많이 나가는 품목은 자주, 안 움직이는 것은 분기에 한 번으로 충분합니다.
전용 스캐너가 있어야 하나요?
전용 장비 없이 씁니다. 쓰던 휴대폰으로 QR코드를 찍으면 되고 설치 과정이 없습니다.
무료 범위가 어디까지인가요?
무료로 물품 10개까지 등록할 수 있고, 사업자 인증을 마치면 30개로 늘어납니다. 무료는 하루 100회, 사업자 인증을 마치면 하루 500회까지 찍을 수 있습니다.
자재는 창고와 현장을 같이 세야 의미가 있습니다
창고 안만 세면 절반만 센 것입니다. 자재창고의 순환실사는 현장 잔자재까지 포함해야 실제 수량이 나옵니다. 이것을 빼면 매번 장부보다 실물이 적게 나오고 원인을 못 찾습니다.
현장은 창고처럼 매일 돌 수 없으므로 주기를 따로 둡니다. 창고는 구역별로 주 단위로 돌고, 현장은 공정이 끝나는 시점에 한 번 봅니다. 공정이 끝나면 그 현장 자재는 더 늘지 않으므로 그때가 세기 가장 좋은 때입니다.
길이 단위 자재는 세는 방법을 미리 정합니다. 철근을 한 본씩 셀지 다발로 셀지가 사람마다 다르면 숫자가 매번 달라집니다. 단위를 먼저 정하고 자리 라벨에 그 단위를 적어 두는 것이 가장 확실합니다.
자재는 부피가 커서 세기 어려운 것이 많습니다. 모래나 골재처럼 아예 개수로 셀 수 없는 것도 있습니다. 이런 품목은 정확한 수량 대신 남은 양을 구간으로 기록하는 편이 현실적입니다. 정확하지 않은 숫자라도 흐름은 보이고, 아예 안 세는 것보다는 훨씬 낫습니다.
도난과 분실도 자재창고에서는 현실적인 문제입니다. 다만 차이가 났다고 바로 도난으로 보면 안 됩니다. 대부분은 기록 없이 나간 것이거나 현장에서 다른 현장으로 옮겨 간 것입니다. 순환실사로 짧은 주기를 만들면 차이가 생긴 구간이 좁아져 원인을 실제로 찾을 수 있습니다.
준공 시점이 실사의 기준점이 됩니다. 현장이 끝나면 그 현장 자재는 더 늘지 않으므로, 그때 한 번 세어 남은 것을 창고로 회수하거나 다음 현장으로 넘깁니다. 이 시점을 놓치면 자재는 현장에 방치되고 몇 달 뒤에는 아무도 그것이 있었다는 사실조차 모릅니다. 준공 체크리스트에 자재 실사를 넣어 두는 것이 가장 확실합니다.