자재창고 순환 재고조사 - QR코드·바코드로 하는 방법

일 년에 한 번 문을 닫고 전수조사를 하는 방식은 두 가지가 문제입니다. 그날 하루를 통째로 버리고, 틀린 것을 일 년 뒤에야 안다는 점입니다. 자재창고처럼 공정에 따라 몰아서 물건이 움직이는 곳에서는 특히 그렇습니다.

문을 닫지 않고 세는 법

순환실사는 전체를 한 번에 세지 않고 구역을 나눠 날마다 조금씩 세는 방식입니다. 자재야적장·컨테이너 창고·현장 가설창고를 몇 개로 끊고 하루에 한 구역씩 돌면 한 달이면 전체가 한 바퀴 돕니다. 하루에 드는 시간은 몇 십 분이고, 영업을 멈출 필요가 없습니다.

세는 방법은 간단합니다. 자리 QR코드를 찍어 그 자리에 무엇이 있어야 하는지 띄우고, 실물의 QR 이나 바코드를 찍어 수량을 넣습니다. 조회 모드로 찍으면 재고가 바뀌지 않으므로 세는 동안 숫자가 흔들리지 않습니다.

자재창고에서 전수조사가 잘 안 되는 이유

자재는 현장으로 나가면 시야에서 사라집니다. 남은 것이 현장에 있는지 창고에 있는지 아무도 모릅니다.

현장에서 통하는 요령. 불출할 때 어느 현장으로 나갔는지를 같이 남깁니다. 잔자재 회수가 그때부터 가능해집니다.

자재창고는 해빙기 이후 공사 성수기에 수요가 몰립니다. 그때 재고가 흔들리면 중복 구매한 자재비와 현장에 방치돼 못 쓰게 된 잔자재로 이어집니다. 몰리는 때를 기준으로 거꾸로 준비하면 수월합니다.

자주 세야 하는 것

세는 횟수를 품목마다 다르게 둡니다. 자재창고에서 다루는 것은 대체로 철근, 파이프, 전선, 배관자재, 단열재, 볼트·너트입니다. 이 가운데 철근과 파이프는 공정에 따라 몰아서 움직이므로 먼저 잡고, 나머지는 뒤로 미뤄도 됩니다.

단위는 본, m, 박스, kg 중에서 고릅니다. 자재야적장·컨테이너 창고·현장 가설창고에 무엇이 어떤 단위로 놓여 있는지가 기준입니다. 불출처럼 현장에서 쓰는 말을 그대로 물품명에 쓰면 직원이 따로 배우지 않아도 됩니다.

품목마다 주기를 다르게

모든 품목을 같은 횟수로 세면 힘만 듭니다. 금액과 움직임으로 나눕니다.

• A - 자주 센다 - 금액이 크거나 많이 움직이는 것. 철근이 대개 여기입니다. 월 1회 이상.
• B - 보통 - 중간 정도. 분기에 한 번이면 충분합니다.
• C - 드물게 - 값이 작고 잘 안 움직이는 것. 반기나 연 1회로 둡니다.

어느 품목이 A 인지는 감으로 정하지 않습니다. 찍어 둔 출고 기록을 횟수로 줄 세우면 그대로 나옵니다.

틀린 것을 발견하면

실물과 다르면 입고나 출고로 차이만큼 맞춥니다. 맞춘 기록이 이력에 남으므로, 몇 달치를 모아 보면 어느 품목이 자꾸 어긋나는지가 보입니다. 거기가 실제로 손볼 자리입니다 - 불출할 때 어느 현장으로 나갔는지를 같이 남깁니다. 잔자재 회수가 그때부터 가능해집니다.

자주 묻는 질문

자재는 창고와 현장을 같이 세야 의미가 있습니다

창고 안만 세면 절반만 센 것입니다. 자재창고의 순환실사는 현장 잔자재까지 포함해야 실제 수량이 나옵니다. 이것을 빼면 매번 장부보다 실물이 적게 나오고 원인을 못 찾습니다.

현장은 창고처럼 매일 돌 수 없으므로 주기를 따로 둡니다. 창고는 구역별로 주 단위로 돌고, 현장은 공정이 끝나는 시점에 한 번 봅니다. 공정이 끝나면 그 현장 자재는 더 늘지 않으므로 그때가 세기 가장 좋은 때입니다.

길이 단위 자재는 세는 방법을 미리 정합니다. 철근을 한 본씩 셀지 다발로 셀지가 사람마다 다르면 숫자가 매번 달라집니다. 단위를 먼저 정하고 자리 라벨에 그 단위를 적어 두는 것이 가장 확실합니다.

자재는 부피가 커서 세기 어려운 것이 많습니다. 모래나 골재처럼 아예 개수로 셀 수 없는 것도 있습니다. 이런 품목은 정확한 수량 대신 남은 양을 구간으로 기록하는 편이 현실적입니다. 정확하지 않은 숫자라도 흐름은 보이고, 아예 안 세는 것보다는 훨씬 낫습니다.

도난과 분실도 자재창고에서는 현실적인 문제입니다. 다만 차이가 났다고 바로 도난으로 보면 안 됩니다. 대부분은 기록 없이 나간 것이거나 현장에서 다른 현장으로 옮겨 간 것입니다. 순환실사로 짧은 주기를 만들면 차이가 생긴 구간이 좁아져 원인을 실제로 찾을 수 있습니다.

준공 시점이 실사의 기준점이 됩니다. 현장이 끝나면 그 현장 자재는 더 늘지 않으므로, 그때 한 번 세어 남은 것을 창고로 회수하거나 다음 현장으로 넘깁니다. 이 시점을 놓치면 자재는 현장에 방치되고 몇 달 뒤에는 아무도 그것이 있었다는 사실조차 모릅니다. 준공 체크리스트에 자재 실사를 넣어 두는 것이 가장 확실합니다.

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자재창고에 맞는 방식으로 바꾸기

현장 여러 곳으로 동시에 나가는 수준 정도라면 누가 없으면 안 돌아가는 자리가 어디인지 봅니다. 두는 자리는 자재야적장·컨테이너 창고·현장 가설창고이므로 눈에 안 보이는 자리부터 라벨을 붙입니다.

세는 단위는 본 · m처럼 물품마다 갈립니다. 단위가 흔들리면 수량이 배수로 어긋나 원인을 찾기 어렵습니다.

부르던 이름을 그대로 두세요 · 불출 · 반입 · 현장 이관처럼 익숙한 말이 있으면 그 말로 적어야 아무나 찾습니다.

순환실사는 오늘 할 수 있는 만큼만 해도 됩니다. 철근 하나로 시작해 작게 시작한 곳이 결국 끝까지 씁니다.

결정하기 전에 무료 재고관리로 먼저 QR코드를 찍어 보고 손에 익은 다음에 넓히면 됩니다.