교회 단체 수주 납품서 - QR코드·바코드로 하는 방법

주문을 받는 일과 물건을 내보내는 일은 교회·단체에서 사실상 다른 일입니다. 비정기 들어오는 물건에 맞춰 나눠 보내는 일이 생깁니다.

주문서를 남기는 까닭

전화와 메모로만 받으면 남은 수량은 늘 머릿속에만 있습니다. 적어 두면 주문 · 나간 것 · 남은 것이 저절로 갈립니다. 행사 때 빌려 간 장비가 돌아오지 않아도 아무도 모릅니다. 이런 일이 줄어드는 것도 이 때문입니다.

• 받는 곳과 수량 - 받는 곳·품목·수량·단가를 적습니다.
• 있는 것부터 - 있는 만큼 먼저 내보내면 남은 수량이 그대로 남습니다.
• 납품서 - 나갈 때마다 회차별로 뽑거나, 지금까지 나간 것 전체로 뽑습니다.
• 언제 빠지나 - 내보낸 만큼만 빠집니다. 주문만 받아 둔 것은 재고를 건드리지 않습니다.

교회·단체에서 남은 수량이 헷갈릴 때

빌려 가는 사람이 매번 다르고 대부분 자원봉사자라 절차를 강제하기 어렵습니다.

현장에서 통하는 요령. 대여할 때만 찍게 합니다. 반납은 안 찍혀도 대여 기록만 있으면 누구에게 물어볼지 압니다.

교회·단체는 명절·부활절·성탄절 행사철에 수요가 몰립니다. 그때 재고가 흔들리면 돌아오지 않은 장비와 행사 당일에 없는 물품으로 이어집니다. 성수기에 들어가기 전에 기준을 잡아 두어야 합니다.

주문을 받는 자리

나가는 물건은 들어오는 물건과 다르게 셉니다. 교회·단체에서 다루는 것은 대체로 음향장비, 악기, 행사용품, 교재, 주방용품입니다. 이 가운데 음향장비와 악기는 비정기 움직이므로 먼저 잡고, 나머지는 뒤로 미뤄도 됩니다.

단위는 개, 세트, 박스 중에서 고릅니다. 창고·음향실·행사 물품 박스에 무엇이 어떤 단위로 놓여 있는지가 기준입니다. 대여처럼 현장에서 쓰는 말을 그대로 물품명에 쓰면 직원이 따로 배우지 않아도 됩니다.

종이에 담기는 것

받는 곳·납품일·품목과 규격·수량·단가와 금액이 한 장에 들어갑니다. 품명은 보낸 시점의 이름으로 남습니다. 이름을 바꿔도 옛 서류는 그대로입니다.

자주 묻는 질문

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교회·단체에서는 어디서부터 손대나

봉사자 여러 명이 함께 씀이라면 가장 자주 틀리는 물품 하나를 먼저 고릅니다. 두는 자리는 창고·음향실·행사 물품 박스이므로 눈에 안 보이는 자리부터 라벨을 붙입니다.

단위는 개 · 세트처럼 물품마다 갈립니다. 사람마다 다르게 세면 어느 숫자가 맞는지 아무도 모릅니다.

쓰던 말을 바꾸지 않아도 됩니다 · 대여 · 반납 · 행사처럼 익숙한 말이 있으면 그 말로 적어야 아무나 찾습니다.

수주와 납품서는 처음부터 완벽하게 할 필요는 없습니다. 음향장비 하나로 시작해 처음부터 전부 하려다 그만두는 경우가 가장 많습니다.