교회 단체 재고 이력 - QR코드·바코드로 하는 방법
수량이 이상하다는 것을 알았을 때 언제부터 그랬는지가 첫 물음입니다. 교회·단체에서 음향장비가 어긋났다면 마지막으로 맞았던 날을 찾습니다.
되짚을 수 있는 것
- 언제 - 날짜와 시각이 초 단위로 남습니다
- 누가 - 처리한 사람이 함께 남습니다. 직원 계정을 따로 주면 사람마다 갈립니다.
- 어떻게 - 처리한 길(스캔 · 손입력 · 연동)이 값으로 남습니다.
- 얼마나 - 그때 수량이 몇에서 몇으로 바뀌었는지 남습니다
이 기록은 지워지지 않습니다. 잘못 넣은 것도 지우는 대신 되돌리는 기록을 남깁니다.
교회·단체에서 누가 언제를 물을 때
빌려 가는 사람이 매번 다르고 대부분 자원봉사자라 절차를 강제하기 어렵다.
여기서부터 시작합니다. 대여할 때만 찍게 한다. 반납은 안 찍혀도 대여 기록만 있으면 누구에게 물어볼지 안다.
교회·단체는 명절·부활절·성탄절 행사철에 수요가 몰립니다. 그때 재고가 흔들리면 돌아오지 않은 장비와 행사 당일에 없는 물품으로 이어집니다. 성수기에 들어가기 전에 기준을 잡아 두어야 합니다.
품목 나누기
품목을 성격별로 나눕니다. 교회·단체에서 다루는 것은 대체로 음향장비, 악기, 행사용품, 교재, 주방용품 입니다. 이 가운데 음향장비와 악기는 비정기 움직이므로 먼저 잡고, 나머지는 뒤로 미뤄도 됩니다.
단위는 개, 세트, 박스 중에서 고릅니다. 창고·음향실·행사 물품 박스에 무엇이 어떤 단위로 놓여 있는지가 기준입니다. 대여 할 때 쓰는 말을 그대로 물품명에 쓰면 직원이 따로 배우지 않아도 됩니다.
왜 사람까지 남기나
누가 했는지 남기는 것은 의심하기 위해서가 아니라 애먼 사람이 의심받지 않게 하기 위해서입니다. 문제가 생긴 뒤에 켜면 정작 그때 자료가 없습니다.
오래된 기록
장부와 증빙은 여러 해 보관해야 하는 자료입니다. 재고 이력도 그 근거의 한 축입니다. 필요하면 기간을 골라 파일로 받아 따로 보관할 수 있습니다.
교회·단체에서 하루 만에 되는 것
봉사자 여러 명이 함께 씀이면 한 주만 제대로 적어 보면 어디가 새는지 보입니다. 물건이 놓인 곳은 창고·음향실·행사 물품 박스이라 자리별로 나눠 두면 찾는 시간이 줄어듭니다.
단위는 개 · 세트 로 갈리는데 한 물품에는 하나만 씁니다. 묶음으로 받는 물품은 담긴 수를 적어 두면 저절로 환산됩니다.
부르던 이름을 그대로 두세요 · 대여</b> · <b>반납</b> · <b>행사 같은 말을 물품 이름이나 메모에 그대로 넣으면 찾기 쉽습니다.
이력으로 되짚기는 처음부터 완벽하게 할 필요는 없습니다. 음향장비 부터 걸어 두고 한 주 지나 익숙해지면 품목을 늘립니다.