교회 단체 로트 번호 추적 - QR코드·바코드로 하는 방법
문제가 생긴 물건이 언제 들어온 것인지 물어보면 대개 답을 못 합니다. 교회·단체에서는 음향장비처럼 겉으로는 구별이 안 되는 물건이 많습니다.
무엇을 로트로 잡나
로트는 같이 들어온 묶음에 붙이는 이름입니다. 제조번호일 수도, 들어온 날일 수도 있습니다. 필요한 물품만 켜면 됩니다. 나머지는 그냥 수량만 셉니다.
- 들어올 때 - 로트와 유통기한을 함께 적습니다
- 나갈 때 - 먼저 들어온 묶음이 먼저 나가도록 보여 줍니다.
- 문제가 생기면 - 그 로트만 골라 어디에 얼마가 남았는지 찾습니다
- 명절·부활절·성탄절 행사철 - 바쁠수록 로트를 안 적게 되니 그때가 가장 위험합니다.
교회·단체에서 되짚어야 하는 일
빌려 가는 사람이 매번 다르고 대부분 자원봉사자라 절차를 강제하기 어렵습니다.
실제로 효과가 있는 순서. 대여할 때만 찍게 합니다. 반납은 안 찍혀도 대여 기록만 있으면 누구에게 물어볼지 압니다.
교회·단체는 명절·부활절·성탄절 행사철에 수요가 몰립니다. 그때 재고가 흔들리면 돌아오지 않은 장비와 행사 당일에 없는 물품으로 이어집니다. 그 시기 전에 한 번 정리해 두는 것이 가장 값싼 대비입니다.
품목 나누기
품목을 성격별로 나눕니다. 교회·단체에서 다루는 것은 대체로 음향장비, 악기, 행사용품, 교재, 주방용품입니다. 이 가운데 음향장비와 악기는 비정기 움직이므로 먼저 잡고, 나머지는 뒤로 미뤄도 됩니다.
단위는 개, 세트, 박스 중에서 고릅니다. 창고·음향실·행사 물품 박스에 무엇이 어떤 단위로 놓여 있는지가 기준입니다. 대여처럼 현장에서 쓰는 말을 그대로 물품명에 쓰면 직원이 따로 배우지 않아도 됩니다.
되짚는 데 걸리는 시간
로트가 없으면 전부 빼야 합니다. 있으면 그 묶음만 빼면 됩니다. 라벨을 찍어 두면 그 자리에서 로트가 읽힙니다.
개수만 세도 되는 자리
묶음마다 담긴 양이 정해져 있으면 묶음 개수만 세도 수량이 나옵니다. 교회·단체에서는 악기처럼 낱개를 세기 번거로운 물품에 씁니다.
개봉한 것과 안 뜯은 것을 갈라 두면 실사가 빨라집니다.
기한이 다가올 때
임박한 것을 먼저 팔거나 할인해 넘기면 버리는 양이 줄어듭니다. 버릴 때도 왜 버렸는지를 남겨 두면 다음에 얼마를 들일지 판단이 섭니다.
교회·단체에서 먼저 해 볼 것
봉사자 여러 명이 함께 씀이면 지금 쓰는 방법이 몇 사람 손을 거치는지 봅니다. 물건이 놓인 곳은 창고·음향실·행사 물품 박스입니다. 자리마다 세는 방법을 다르게 잡으면 오히려 헷갈립니다.
세는 단위는 개 · 세트처럼 물품마다 갈립니다. 한 번 정한 단위는 바꾸지 않는 편이 낫습니다. 바꾸면 지난 기록과 끊깁니다.
쓰던 말을 바꾸지 않아도 됩니다 · 대여 · 반납 · 행사 같은 말을 물품 이름이나 메모에 그대로 넣으면 찾기 쉽습니다.
로트로 되짚기는 작게 시작해도 됩니다. 음향장비만 먼저 해 보고 몸에 붙은 다음에 다음 것을 더합니다.
값을 들이기 전에 무료 재고관리로 바코드를 찍는 사람을 한 명만 늘려 보면 차이가 보입니다.