교회 단체 로트 번호 추적 - QR코드·바코드로 하는 방법
문제가 생긴 물건이 언제 들어온 것인지 물어보면 대개 답을 못 합니다. 교회·단체에서는 음향장비처럼 겉으로는 구별이 안 되는 물건이 많습니다.
무엇을 로트로 잡나
로트는 같이 들어온 묶음에 붙이는 이름입니다. 제조번호일 수도, 들어온 날일 수도 있습니다. 필요한 물품만 켜면 됩니다. 나머지는 그냥 수량만 셉니다.
- 들어올 때 - 로트와 유통기한을 함께 적습니다
- 나갈 때 - 먼저 들어온 묶음이 먼저 나가도록 보여 줍니다.
- 문제가 생기면 - 그 로트만 골라 어디에 얼마가 남았는지 찾습니다
- 명절·부활절·성탄절 행사철 - 바쁠수록 로트를 안 적게 되니 그때가 가장 위험합니다.
교회·단체에서 되짚어야 하는 일
빌려 가는 사람이 매번 다르고 대부분 자원봉사자라 절차를 강제하기 어렵다.
실제로 효과가 있는 순서. 대여할 때만 찍게 한다. 반납은 안 찍혀도 대여 기록만 있으면 누구에게 물어볼지 안다.
교회·단체는 명절·부활절·성탄절 행사철에 수요가 몰립니다. 그때 재고가 흔들리면 돌아오지 않은 장비와 행사 당일에 없는 물품으로 이어집니다. 그 시기 전에 한 번 정리해 두는 것이 가장 값싼 대비입니다.
품목 나누기
품목을 성격별로 나눕니다. 교회·단체에서 다루는 것은 대체로 음향장비, 악기, 행사용품, 교재, 주방용품 입니다. 이 가운데 음향장비와 악기는 비정기 움직이므로 먼저 잡고, 나머지는 뒤로 미뤄도 됩니다.
단위는 개, 세트, 박스 중에서 고릅니다. 창고·음향실·행사 물품 박스에 무엇이 어떤 단위로 놓여 있는지가 기준입니다. 대여 할 때 쓰는 말을 그대로 물품명에 쓰면 직원이 따로 배우지 않아도 됩니다.
되짚는 데 걸리는 시간
로트가 없으면 전부 빼야 합니다. 있으면 그 묶음만 빼면 됩니다. 라벨을 찍어 두면 그 자리에서 로트가 읽힙니다.
개수만 세도 되는 자리
묶음마다 담긴 양이 정해져 있으면 묶음 개수만 세도 수량이 나옵니다. 교회·단체에서는 악기처럼 낱개를 세기 번거로운 물품에 씁니다.
개봉한 것과 안 뜯은 것을 갈라 두면 실사가 빨라집니다.
기한이 다가올 때
임박한 것을 먼저 팔거나 할인해 넘기면 버리는 양이 줄어듭니다. 버릴 때도 왜 버렸는지를 남겨 두면 다음에 얼마를 들일지 판단이 섭니다.
교회·단체에서 먼저 해 볼 것
봉사자 여러 명이 함께 씀이면 지금 쓰는 방법이 몇 사람 손을 거치는지 봅니다. 물건이 놓인 곳은 창고·음향실·행사 물품 박스입니다. 자리마다 세는 방법을 다르게 잡으면 오히려 헷갈립니다.
세는 단위는 개 · 세트 처럼 물품마다 갈립니다. 한 번 정한 단위는 바꾸지 않는 편이 낫습니다. 바꾸면 지난 기록과 끊깁니다.
쓰던 말을 바꾸지 않아도 됩니다 · 대여 · 반납 · 행사 같은 말을 물품 이름이나 메모에 그대로 넣으면 찾기 쉽습니다.
로트로 되짚기는 작게 시작해도 됩니다. 음향장비 만 먼저 해 보고 몸에 붙은 다음에 다음 것을 더합니다.