철물점 장부 무결성 검사 - 고쳐지지 않았는지 확인하는 법
나중에 숫자를 맞추려고 지난 기록을 손대기 시작하면, 그 장부는 그때부터 증거가 아닙니다. 함께 쓰는 사람이 있으면 "누가 나중에 고쳤나" 가 늘 문제가 됩니다.
검사가 보는 것
- 전표마다 지문이 붙고, 그 지문에는 앞 전표의 지문이 들어 있습니다.
- 가운데 하나만 손대도 뒤쪽 지문이 맞지 않게 되어 어디를 건드렸는지 보입니다.
- 전표번호가 이어지는지도 검사합니다. 한 장을 빼면 번호가 비어 그대로 드러납니다.
- 세금계산서 역시 지문으로 이어 두고 끊긴 곳과 빠진 번호를 함께 찾습니다.
철물점에서 기록이 흔들리기 쉬운 순간
규격이 한 치수만 달라도 다른 물건이라 이름으로 고르면 반드시 틀립니다.
현장에서 통하는 요령. 규격을 이름에 넣고 서랍마다 코드를 붙여 자리로 찾습니다.
철물점은 이사철과 장마 앞 보수 수요에 수요가 몰립니다. 그때 재고가 흔들리면 어디 있는지 몰라 다시 사 온 부속으로 이어집니다. 몰리는 때를 기준으로 거꾸로 준비하면 수월합니다.
무엇이 장부에 남는가
사고 판 것이 그대로 장부로 이어져야 합니다. 철물점에서 다루는 것은 대체로 나사·볼트, 공구, 배관 부속, 전기 자재, 접착제, 작업 장갑입니다. 이 가운데 나사·볼트와 공구는 주 1회 움직이므로 먼저 잡고, 나머지는 뒤로 미뤄도 됩니다.
단위는 개, 박스, 봉, m 중에서 고릅니다. 벽면 서랍장·바닥 진열·창고 선반에 무엇이 어떤 단위로 놓여 있는지가 기준입니다. 규격처럼 현장에서 쓰는 말을 그대로 물품명에 쓰면 직원이 따로 배우지 않아도 됩니다.
알아 둘 것
- 틀린 전표는 삭제가 아니라 취소로 처리하고, 반대 방향 전표가 하나 더 생깁니다.
- 쓰던 계정과목을 없애면 과거 장부가 어긋납니다. 그래서 감추기만 합니다.
- 검사 결과도 사장 계정에서 봅니다. 직원 권한과 섞이지 않습니다.
철물점에서 하루 만에 되는 것
점포 하나에 1~3인이면 한 주만 제대로 적어 보면 어디가 새는지 보입니다. 두는 자리는 벽면 서랍장·바닥 진열·창고 선반이라 자리별로 나눠 두면 찾는 시간이 줄어듭니다.
단위는 개 · 박스가 섞여 있으면 물품마다 하나로 못박습니다. 묶음으로 받는 물품은 담긴 수를 적어 두면 저절로 환산됩니다.
부르던 이름을 그대로 두세요 · 규격 · 인치 · 낱개 같은 말을 물품 이름이나 메모에 그대로 넣으면 찾기 쉽습니다.
장부 검사는 처음부터 완벽하게 할 필요는 없습니다. 나사·볼트부터 걸어 두고 처음부터 전부 하려다 그만두는 경우가 가장 많습니다.