공방 수주 납품서 - QR코드·바코드로 하는 방법

주문을 받는 일과 물건을 내보내는 일은 공방에서 사실상 다른 일입니다. 원자재는 오늘 나가고 나머지는 다음에 나가는 일이 흔하기 때문입니다.

왜 따로 적어 두나

메신저와 종이로만 받으면 "얼마나 남았는지" 를 사람이 셈해야 합니다. 한 자리에 적어 두면 남은 수량이 화면에 그대로 보입니다. 주문이 들어와서야 부자재가 모자란 것을 압니다. 이런 일이 줄어드는 것도 이 때문입니다.

• 받는 곳과 수량 - 누구에게 무엇을 얼마에 주기로 했는지 남깁니다.
• 있는 것부터 - 먼저 나간 만큼만 기록되고 나머지는 다음 회차로 넘어갑니다.
• 종이로 내기 - 이번에 나간 것만 뽑을 수도 있고 누적으로 뽑을 수도 있습니다.
• 언제 빠지나 - 실제로 나간 것만 재고에서 빠집니다. 예약된 주문은 그대로 둡니다.

공방에서 남은 수량이 헷갈릴 때

주문이 들어와야 무엇이 필요한지 정해져서 미리 셀 기준이 없습니다.

여기서부터 시작합니다. 완성품이 아니라 부자재를 셉니다. 부자재 한 종이 없으면 주문 전체가 멈춥니다.

공방은 연말 선물 시즌과 플리마켓 기간에 수요가 몰립니다. 그때 재고가 흔들리면 주문을 못 받은 기회 손실과 소량씩 사느라 붙은 배송비로 이어집니다. 그 시기 전에 한 번 정리해 두는 것이 가장 값싼 대비입니다.

주문을 받는 자리

나가는 물건은 들어오는 물건과 다르게 셉니다. 공방에서 다루는 것은 대체로 원자재, 부자재, 포장재, 완성품, 공구입니다. 이 가운데 원자재와 부자재는 비정기 움직이므로 먼저 잡고, 나머지는 뒤로 미뤄도 됩니다.

단위는 개, m, kg, 롤 중에서 고릅니다. 작업대 서랍·자재 선반·완성품 박스에 무엇이 어떤 단위로 놓여 있는지가 기준입니다. 작업처럼 현장에서 쓰는 말을 그대로 물품명에 쓰면 직원이 따로 배우지 않아도 됩니다.

납품서에 무엇이 찍히나

받는 곳·납품일·품목과 규격·수량·단가와 금액이 한 장에 들어갑니다. 품명은 보낸 시점의 이름으로 남습니다. 이름을 바꿔도 옛 서류는 그대로입니다.

자주 묻는 질문

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공방에서 하루 만에 되는 것

1~3인 작업실이라면 하루에 손이 몇 번 가는지부터 세어 봅니다. 보관 자리는 작업대 서랍·자재 선반·완성품 박스입니다. 자리마다 세는 방법을 다르게 잡으면 오히려 헷갈립니다.

기준 단위는 개 · m가 섞여 있으면 물품마다 하나로 못박습니다. 단위만 통일해도 차이의 절반은 사라집니다.

현장에서 쓰는 말을 그대로 씁니다 · 작업 · 소분 · 핸드메이드처럼 익숙한 말이 있으면 그 말로 적어야 아무나 찾습니다.

수주와 납품서는 작게 시작해도 됩니다. 원자재만 먼저 해 보고 처음부터 전부 하려다 그만두는 경우가 가장 많습니다.

길게 보기 전에 무료 재고관리로 물건 몇 가지에 바코드를 걸어 보는 편이 빠릅니다.