농장 장부 무결성 검사 - 고쳐지지 않았는지 확인하는 법
장부는 고칠 수 없어야 믿을 수 있습니다. 언제든 고쳐지는 장부는 아무것도 증명하지 못합니다. 농장·직거래에서 수확물을 사고 적은 기록도 몇 달 뒤에 소명해야 할 수 있습니다.
검사가 보는 것
- 앞뒤가 지문으로 이어져 있어 한 줄로 꿰어져 있습니다.
- 가운데 하나만 손대도 뒤쪽 지문이 맞지 않게 되어 어디를 건드렸는지 보입니다.
- 올해 전표 가운데 빠진 번호가 있는지 연도별로 확인합니다.
- 세금계산서도 같은 방식으로 검사합니다. 사슬과 번호를 함께 봅니다.
농장·직거래에서 기록이 흔들리기 쉬운 순간
수확은 한꺼번에 되고 판매는 몇 달에 걸쳐 나가서, 남은 양을 모르면 주문을 받을지 말지 정할 수 없습니다.
여기서부터 시작합니다. 수확 단위로 로트를 잡고 등급별로 물품을 나눕니다.
농장·직거래는 수확철과 명절 선물 수요에 수요가 몰립니다. 그때 재고가 흔들리면 보관 중에 상한 물량과 과잉 주문으로 못 채운 약속으로 이어집니다. 몰리는 때를 기준으로 거꾸로 준비하면 수월합니다.
무엇이 장부에 남는가
사고 판 것이 그대로 장부로 이어져야 합니다. 농장·직거래에서 다루는 것은 대체로 수확물, 포장재, 비료, 농약, 모종, 박스입니다. 이 가운데 수확물과 포장재는 수확철에 몰림 움직이므로 먼저 잡고, 나머지는 뒤로 미뤄도 됩니다.
단위는 kg, 박스, 포, 개 중에서 고릅니다. 저온 창고·작업장·포장 자리에 무엇이 어떤 단위로 놓여 있는지가 기준입니다. 출하처럼 현장에서 쓰는 말을 그대로 물품명에 쓰면 직원이 따로 배우지 않아도 됩니다.
틀리기 쉬운 것
- 틀린 전표는 삭제가 아니라 취소로 처리하고, 반대 방향 전표가 하나 더 생깁니다.
- 쓰던 계정과목을 없애면 과거 장부가 어긋납니다. 그래서 감추기만 합니다.
- 검사 결과도 사장 계정에서 봅니다. 직원 권한과 섞이지 않습니다.
농장·직거래에서는 어디서부터 손대나
가족 단위 농가 정도라면 누가 없으면 안 돌아가는 자리가 어디인지 봅니다. 두는 자리는 저온 창고·작업장·포장 자리입니다. 손이 자주 가는 자리를 먼저 정리합니다.
기준 단위는 kg · 박스가 섞여 있으면 물품마다 하나로 못박습니다. 무게로 파는 물품은 개수로 세는 순간 어긋나기 시작합니다.
부르던 이름을 그대로 두세요 · 출하 · 선별 · 등급을 그대로 적어 두면 새로 온 사람도 금방 익힙니다.
장부 검사는 한 번에 다 하려 하지 않아도 됩니다. 수확물만 먼저 해 보고 작게 시작한 곳이 결국 끝까지 씁니다.
길게 보기 전에 무료 재고관리 범위에서 QR코드로 여기까지 해 볼 수 있습니다.