어린이집 재고관리 계정 직원 - QR코드·바코드로 하는 방법

어린이집·유치원에서 여러 사람이 손을 대면 계정을 어떻게 나눌지가 먼저입니다. 하나를 함께 쓰는 것이 편해 보이지만 곧 문제가 생깁니다.

하나를 돌려 쓸 때 생기는 일

• 기록에 사람이 안 남습니다. 수량이 틀어졌을 때 되짚을 곳이 없어집니다.
• 아이디 하나는 한 번에 한 기기에서만 열립니다. 뒤에 들어온 쪽이 이기고 앞사람은 나가집니다.
• 사람이 바뀔 때마다 비밀번호를 돌려야 합니다.
• 보여 주고 싶지 않은 화면까지 함께 열립니다.

나누는 방법

직원 계정을 사람 수만큼 만들어 씁니다. 무엇을 할 수 있는지는 항목마다 정합니다. 물품 수정·실사·내보내기·발주를 나눠 줍니다. 장부는 직원에게 열리지 않습니다. 그 안에 밖으로 나가면 안 되는 것이 모여 있어서입니다.

직원 계정 수

인증을 끝내면 직원 자리 1자리를 쓸 수 있습니다. 모자라면 등급을 올리거나 자리만 더 받을 수 있습니다. 나간 직원 계정은 잠가 둡니다. 지우면 그동안의 기록을 되짚기 어려워집니다.

어린이집·유치원의 사정에 맞추면

대개 교실 3~6개 정도로 돌아갑니다. 방법이 복잡하면 바쁜 날 먼저 빠집니다. 먼저 간식, 기저귀 같은 것만 다뤄도 절반은 잡힙니다.

같은 물건을 어떤 날은 박스, 어떤 날은 팩으로 세면 재고가 어긋납니다. 자리는 교실 수납장·급식실 창고·자료실을 기준으로 잡습니다. 현장에서 쓰는 말(원아 수)을 그대로 이름에 쓰면 새로 온 사람도 헷갈리지 않습니다.

처음에 고르는 몇 가지가 전체 모습을 정합니다. 어린이집·유치원에서 자주 손이 가는 것은 간식, 기저귀, 물티슈, 미술 재료 같은 것들입니다. 값이 큰 것과 자주 움직이는 것이 먼저입니다.

오래 쓰다 보면 늘 같은 곳에서 걸립니다. 간식과 위생용품이 갑자기 떨어져 급하게 사 옵니다. 이 대목만 정리해도 나머지는 훨씬 쉬워집니다.

새 학기와 겨울 감염병 유행기에는 평소 방식으로는 버티기 어렵습니다. 그때 어긋나면 유통기한이 지난 간식과 굳어 버린 미술 재료로 이어집니다. 몰리기 전에 한 번 정리해 두면 그 철을 넘길 수 있습니다.

자주 묻는 질문

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어린이집·유치원에 맞춰 정리하면

교실 3~6개 정도라면 하루에 손이 몇 번 가는지부터 세어 봅니다. 물건이 놓인 곳은 교실 수납장·급식실 창고·자료실이라 자리별로 나눠 두면 찾는 시간이 줄어듭니다.

단위는 박스 · 팩이 섞여 있으면 물품마다 하나로 못박습니다. 단위를 바꿔야 한다면 그날 실사를 함께 합니다.

부르던 이름을 그대로 두세요 · 원아 수 · 주간 식단 · 소독 같은 말을 물품 이름이나 메모에 그대로 넣으면 찾기 쉽습니다.

계정 나눠 쓰기는 한 번에 다 하려 하지 않아도 됩니다. 간식 하나로 시작해 한 달이면 나머지 품목도 따라 들어옵니다.

따져 보기 전에 무료 재고관리로 물건 몇 가지에 바코드를 걸어 보는 편이 빠릅니다.