거래처 사업자 정보는 왜 미리 받아 두나요

한 줄로

세금계산서를 주고받을 때 그 자리에서 필요하고, 부가세 자료를 합칠 때 거래처별로 묶을 수 있기 때문입니다.

받아 둘 것

• 사업자등록번호 · 열 자리
• 상호와 대표자 이름
• 사업장 주소
• 업태와 종목
• 세금계산서를 받을 이메일
• 과세 유형 · 일반과세인지 간이과세인지 면세인지

왜 미리 받나

거래가 끝난 뒤에 받으려면 연락이 닿지 않는 일이 생깁니다. 담당자가 바뀌거나 폐업하면 확인할 방법이 마땅치 않습니다. 신고 기간에 몰아서 챙기면 그때는 이미 늦습니다. 처음 거래할 때 한 번 받아 두면 그다음부터는 손댈 일이 없습니다.

과세 유형을 왜 적나

상대가 어떤 유형인지 모르면 받아야 할 증빙이 무엇인지도 모릅니다. 받고 나서 잘못된 증빙임을 알면 다시 요청해야 하는데, 그때는 상대도 번거로워합니다.

개인정보에 주의

대표자 이름과 연락처는 개인정보입니다. 필요한 것만 받고, 필요 없어지면 지웁니다. 사업자등록증 사본을 받아 두는 경우에는 보관 기간을 정해 두는 편이 좋습니다.

WAO 에서는 이렇게 됩니다

거래처마다 사업자 정보를 넣는 칸이 있고, 사업자등록번호는 열 자리 검사를 거칩니다. 발주와 수주를 그 거래처로 남기면 부가세 자료에서 거래처별로 묶어 볼 수 있습니다. 입력은 나중에 채워도 되지만, 비어 있으면 세금계산서 자료를 만들 때 그 거래가 빠집니다.

휴업·폐업한 거래처

거래처가 폐업하면 그 뒤 날짜로는 세금계산서를 주고받을 수 없습니다. 오래 거래가 없던 곳과 다시 거래할 때는 사업자 상태를 한 번 확인하는 편이 좋습니다. 국세청 홈택스에서 사업자등록번호로 조회할 수 있습니다.

정리해 두면 좋은 것

• 담당자와 연락처 · 사람이 바뀌면 갱신합니다
• 거래 조건 · 결제일과 배송 소요일. 안전재고를 잡을 때 씁니다
• 단가 · 자주 바뀌면 바뀐 날짜와 함께 남깁니다