사무비품 재고실사, 얼마나 자주 해야 하나요

한 줄로

정해진 주기는 없지만 기준은 있습니다. 사무비품에서 오가는 것을 보면 복사용지같이 월 1~2회 바뀌는 것이 기준입니다. 재고실사라면 자주 볼 것과 가끔 볼 것을 갈라 두는 일이 먼저입니다.

핵심만

• 재고실사 · 장부와 실물이 안 맞는 것을 어떻게 줄이나가 이 글이 다루는 자리입니다
• 비품 창고·복합기 옆 선반·자산 라벨을 한 번에 다 세지 말고 나눠서 자주 셉니다
• 연초 예산 집행기와 분기 말에는 주기를 짧게 가져갑니다
• 한 번에 다 보려 하지 말고 오늘 볼 것만 정해 둡니다 · 월 1~2회 도는 곳이면 그것으로 충분합니다
• 주기를 지킨 날과 밀린 날을 기록으로 남깁니다 · 다음 주기를 정할 때 그 기록만 보면 됩니다

왜 그런가

사무비품에서 다루는 것은 복사용지, 토너, 문구, 커피처럼 갈래가 갈립니다. 세는 단위도 박스, 개, 권처럼 갈라지고 채우는 주기는 월 1~2회쯤입니다. 현장에서는 총무, 불출, 자산 같은 단계를 부르는 말이 있고, 두는 자리도 비품 창고·복합기 옆 선반·자산 라벨처럼 나뉘어 있습니다. 있는 갈래를 바꾸지 말고 그 위에 기록만 올리면 됩니다.

주기를 길게 잡으면 차이가 커지고, 차이가 커지면 원인을 못 찾습니다. 재고실사는 장부와 실물이 안 맞는 것을 어떻게 줄이나가 되어야 시작되는 일입니다. 주인이 없는 물건이라 아무도 세지 않고 아무도 책임지지 않습니다.

사무비품은 연초 예산 집행기와 분기 말에 한꺼번에 밀립니다. 하필 그때 재고실사가 무너지면 출처를 모르는 소모품비 증가와 행방불명 자산으로 이어집니다. 가져갈 때 찍게 만듭니다. 창고 문 옆에 안내만 붙여도 소모품비가 눈에 띄게 줍니다.

한눈에

흔히 하는 실수

• 모든 물품을 같은 주기로 보는 것 · 복사용지처럼 빨리 도는 것은 더 자주 봐야 합니다
• 주기를 정해 놓고 기록을 안 남기는 것 · 월 1~2회 도는 곳일수록 금방 잊습니다
• 비품 창고·복합기 옆 선반·자산 라벨처럼 손이 잘 안 가는 자리를 늘 뒤로 미루는 것
• 바쁜 날 하루만 건너뛰는 것 · 한 번 밀리면 다음 주기까지 그대로 밀립니다

WAO 에서는 이렇게 됩니다

재고 실사 화면에서 센 수량을 넣으면 차이를 보여 주고, 맞추는 순간 조정 기록이 남습니다. 이력이 쌓여 있어 지난번에 언제 했는지 화면에서 바로 봅니다. 사무비품의 경우 비품 창고·복합기 옆 선반·자산 라벨을 먼저 나눠 두면 그다음이 쉽습니다.

무료 재고관리만으로도 QR코드·바코드로 여기 적은 것은 다 해 볼 수 있습니다.

확인할 것

• 사무비품에서 가장 빨리 도는 복사용지부터 주기를 정해 봅니다
• 다음 달 같은 날 다시 세어 보고 주기를 늘릴지 줄일지 정합니다