사무비품 이력으로 되짚기, 누가 맡아야 하나요

한 줄로

물건을 실제로 만지는 사람이 맡는 편이 정확합니다. 사무비품의 하루를 보면 복사용지처럼 월 1~2회 오가는 것을 기준으로 잡습니다. 이력으로 되짚기라면 어느 일을 누구에게 맡길지부터 정합니다.

핵심만

• 이력으로 되짚기 · 누가 언제 무엇을 움직였는지 되짚는 방법이 이 글에서 볼 자리입니다
• 만지는 사람이 적습니다 · 복사용지를 꺼낸 사람이 그 자리에서 찍습니다
• 고치는 권한은 정해진 사람만 가집니다 · 직원 10~100명이면 한 사람으로 충분합니다
• 맡은 사람이 자리를 비우는 날을 미리 정해 둡니다 · 비품 창고·복합기 옆 선반·자산 라벨을 대신 볼 사람이 있어야 합니다
• 숫자를 고친 기록은 지우지 않습니다 · 누가 왜 고쳤는지가 남아야 다음에 물어볼 수 있습니다

왜 그런가

사무비품이 안고 있는 물건은 복사용지, 토너, 문구, 커피처럼 성격이 제각각입니다. 무엇으로 세는지도 박스, 개, 권처럼 나뉘며 들어오는 때는 월 1~2회입니다. 부르는 말로는 총무, 불출, 자산 같은 말이 따로 있고, 쌓아 두는 곳도 비품 창고·복합기 옆 선반·자산 라벨처럼 흩어져 있습니다. 자리를 새로 짜기보다 지금 모양에 기록을 얹는 것이 낫습니다.

창고에서 꺼낸 사람과 적는 사람이 다르면 그 사이에서 기억이 샙니다. 이력으로 되짚기는 누가 언제 무엇을 움직였는지 되짚는 방법이 되어야 시작되는 일입니다. 주인이 없는 물건이라 아무도 세지 않고 아무도 책임지지 않습니다.

사무비품은 연초 예산 집행기와 분기 말에 가장 바쁩니다. 그때 이력으로 되짚기가 밀리면 출처를 모르는 소모품비 증가와 행방불명 자산으로 그대로 넘어갑니다. 가져갈 때 찍게 만듭니다. 창고 문 옆에 안내만 붙여도 소모품비가 눈에 띄게 줍니다.

한눈에

흔히 하는 실수

• 비품 창고·복합기 옆 선반·자산 라벨을 만지지 않는 사람이 숫자만 적는 것 · 실물과 멀어집니다
• 아이디 하나를 여럿이 나눠 쓰는 것 · 직원 10~100명이라도 누가 했는지는 남아야 합니다
• 맡은 자리를 정하지 않는 것 · 비품 창고·복합기 옆 선반·자산 라벨은 서로 했겠거니 하고 둘 다 안 봅니다
• 바뀐 담당에게 넘기는 절차가 없는 것 · 복사용지를 다루던 규칙이 그 사람과 함께 사라집니다

WAO 에서는 이렇게 됩니다

물품 · 입출고 · 이력이 한 곳에 쌓여 기간을 골라 보거나 파일로 받을 수 있습니다. 직원 계정을 따로 만들고 할 수 있는 일을 하나씩 켤 수 있습니다. 기록에는 누가 했는지 남습니다. 사무비품의 경우 비품 창고·복합기 옆 선반·자산 라벨부터 자리를 잡으면 빠릅니다.

무료 재고관리로 물건 몇 가지에 바코드를 걸어 보는 편이 빠릅니다.

확인할 것

• 복사용지를 실제로 만지는 사람이 누구인지부터 적습니다
• 아이디를 함께 쓰고 있다면 사람마다 하나씩 나눕니다