카페 장부와 전표, 얼마나 자주 해야 하나요

한 줄로

정해진 주기는 없지만 기준은 있습니다. 카페의 하루를 보면 원두처럼 주 2~3회 도는 것이 잣대가 됩니다. 장부와 전표라면 자주 볼 것과 가끔 볼 것을 갈라 두는 일이 먼저입니다.

핵심만

• 장부와 전표 · 재고 기록을 장부로 잇는 방법이 이 글에서 볼 자리입니다
• 기준은 얼마나 자주 움직이는가입니다 · 카페는 주 2~3회 움직입니다
• 주말 오후와 여름 아이스 음료 성수기에는 주기를 짧게 가져갑니다
• 한 번에 다 보려 하지 말고 오늘 볼 것만 정해 둡니다 · 주 2~3회 도는 곳이면 그것으로 충분합니다
• 주기를 지킨 날과 밀린 날을 기록으로 남깁니다 · 다음 주기를 정할 때 그 기록만 보면 됩니다

왜 그런가

카페가 안고 있는 물건은 원두, 시럽, 우유, 테이크아웃 컵처럼 성격이 제각각입니다. 단위 또한 kg, 병, 팩처럼 갈리고, 들어오는 주기는 주 2~3회쯤입니다. 일하는 자리에서는 오픈 준비, 마감 정산, 소진처럼 현장에서만 쓰는 말이 있고, 보관하는 자리도 원두 선반·냉장고·창고 박스처럼 나뉘어 있습니다. 있는 갈래를 바꾸지 말고 그 위에 기록만 올리면 됩니다.

주기를 길게 잡으면 차이가 커지고, 차이가 커지면 원인을 못 찾습니다. 장부와 전표는 재고 기록을 장부로 잇는 방법이 되어야 시작되는 일입니다. 원두는 개봉하면 향이 빠지고 우유는 며칠 못 갑니다. 둘의 회전 속도가 달라 한 번에 맞춰 주문하기 어렵습니다.

카페는 주말 오후와 여름 아이스 음료 성수기에 가장 바쁩니다. 그때 장부와 전표가 어긋나면 버린 우유와 굳은 시럽, 그리고 급하게 사 온 원두의 웃돈으로 이어집니다. 원두는 개봉일을 로트로 잡고, 우유·시럽은 유통기한으로 잡으면 두 기준이 한 화면에서 정리됩니다.

한눈에

흔히 하는 실수

• 주말 오후와 여름 아이스 음료 성수기에 건너뛰고 한가할 때 몰아서 하는 것 · 몰아서 하면 어디서 어긋났는지 못 찾습니다
• 원두 선반·냉장고·창고 박스처럼 손이 잘 안 가는 자리를 늘 뒤로 미루는 것
• 바쁜 날 하루만 건너뛰는 것 · 한 번 밀리면 다음 주기까지 그대로 밀립니다
• 장부와 전표를 사람이 바뀔 때마다 주기까지 새로 정하는 것 · 앞의 기록과 견줄 수 없게 됩니다

WAO 에서는 이렇게 됩니다

물품 · 입출고 · 이력이 한 곳에 쌓여 기간을 골라 보거나 파일로 받을 수 있습니다. 처리한 기록이 그대로 남아 지난번이 언제였는지 찾아볼 수 있습니다. 카페의 경우 원두 선반·냉장고·창고 박스부터 자리를 잡으면 빠릅니다.

무료 재고관리로 바코드를 찍는 사람을 한 명만 늘려 보면 차이가 보입니다.

확인할 것

• 원두처럼 손이 자주 가는 것 하나를 골라 며칠 간격으로 볼지 적어 봅니다
• 한 달 해 보고 장부와 전표가 밀린 날이 있었는지 봅니다