카페 장부와 전표, 얼마나 자주 해야 하나요

한 줄로

정해진 주기는 없지만 기준은 있습니다. 카페에서는 원두처럼 주 2~3회 움직이는 것이 기준이 됩니다. 장부와 전표라면 어느 것을 얼마나 자주 볼지가 먼저입니다.

핵심만

• 장부와 전표 · 재고 기록을 장부로 잇는 방법이 이 글이 다루는 자리입니다
• 기준은 얼마나 자주 움직이는가입니다 · 카페는 주 2~3회 움직입니다
• 값이 큰 원두는 자주, 우유처럼 값싼 것은 가끔 봅니다
• 원두 선반·냉장고·창고 박스을 한 번에 다 세지 말고 나눠서 자주 셉니다
• 주말 오후와 여름 아이스 음료 성수기에는 주기를 짧게 가져갑니다

왜 그런가

카페이 안고 있는 물건은 원두, 시럽, 우유, 테이크아웃 컵처럼 성격이 제각각입니다. 단위 또한 kg, 병, 팩 처럼 갈리고, 들어오는 주기는 주 2~3회쯤입니다. 일하는 자리에서는 오픈 준비, 마감 정산, 소진 처럼 현장에서만 쓰는 말이 있고, 보관하는 자리도 원두 선반·냉장고·창고 박스처럼 나뉘어 있습니다. 있는 갈래를 바꾸지 말고 그 위에 기록만 올리면 됩니다.

주기를 길게 잡으면 차이가 커지고, 차이가 커지면 원인을 못 찾습니다. 장부와 전표는 재고 기록을 장부로 잇는 방법이 되어야 시작되는 일입니다. 원두는 개봉하면 향이 빠지고 우유는 며칠 못 간다. 둘의 회전 속도가 달라 한 번에 맞춰 주문하기 어렵다.

카페는 주말 오후와 여름 아이스 음료 성수기에 가장 바쁩니다. 그때 장부와 전표가 어긋나면 버린 우유와 굳은 시럽, 그리고 급하게 사 온 원두의 웃돈으로 이어집니다. 원두는 개봉일을 로트로 잡고, 우유·시럽은 유통기한으로 잡으면 두 기준이 한 화면에서 정리된다.

한눈에

흔히 하는 실수

• 주말 오후와 여름 아이스 음료 성수기에 건너뛰고 한가할 때 몰아서 하는 것 · 몰아서 하면 어디서 어긋났는지 못 찾습니다
• 모든 물품을 같은 주기로 보는 것 · 원두처럼 빨리 도는 것은 더 자주 봐야 합니다
• 주기를 정해 놓고 기록을 안 남기는 것 · 주 2~3회 도는 곳일수록 금방 잊습니다
• 원두 선반·냉장고·창고 박스처럼 손이 잘 안 가는 자리를 늘 뒤로 미루는 것

WAO 에서는 이렇게 됩니다

물품 · 입출고 · 이력이 한 곳에 쌓여 기간을 골라 보거나 파일로 받을 수 있습니다. 이력이 쌓여 있어 지난번에 언제 했는지 화면에서 바로 봅니다. 카페의 경우 원두 선반·냉장고·창고 박스부터 자리를 잡으면 빠릅니다.

확인할 것

• 카페에서 가장 빨리 도는 원두부터 주기를 정해 봅니다
• 한 달 뒤에 같은 자리를 다시 보고 주기가 맞았는지 견줍니다