학원 입출고 기록, 왜 자꾸 틀리나요

한 줄로

틀리는 자리는 대개 정해져 있습니다. 학원의 하루를 보면 교재처럼 분기·학기 단위 오가는 것을 기준으로 잡습니다. 입출고 기록이라면 어디서 어긋나는지를 먼저 찾습니다.

핵심만

• 입출고 기록 · 들어오고 나간 것을 어떻게 남기나가 여기서 이야기하는 자리입니다
• 보관 자리가 나뉘어 있으면 옮긴 기록이 빠집니다
• 교재 창고·강사실 선반처럼 눈에 안 보이는 자리가 늘 문제입니다
• 세는 때가 사람마다 다르면 같은 물건을 두 번 셉니다 · 교재처럼 자주 오가는 것에서 먼저 생깁니다
• 이름이 둘인 물품이 있으면 수량이 갈라집니다 · 학원에서 부르는 말이 여럿이면 특히 그렇습니다

왜 그런가

학원에서 손에 잡히는 것은 교재, 문제집, 프린터 토너, 문구처럼 다루는 법이 서로 다릅니다. 단위 또한 권, 박스, 개처럼 섞이고, 도는 주기는 분기·학기 단위입니다. 부르는 말로는 배부, 반별, 재고 파악 같은 단계를 부르는 말이 있고, 보관하는 자리도 교재 창고·강사실 선반처럼 나뉘어 있습니다. 지금 나뉘어 있는 그대로에 기록을 붙이는 편이 빠릅니다.

틀리는 자리는 대개 정해져 있어, 그 자리를 고치면 대부분 사라집니다. 입출고 기록은 들어오고 나간 것을 어떻게 남기나가 되어야 시작되는 일입니다. 학기 단위로 한 번에 크게 움직이고 그 사이에는 거의 안 움직입니다.

학원은 개강 직전과 방학 특강에 가장 바쁩니다. 그때 입출고 기록이 밀리면 남아서 폐기하는 지난 학기 교재와 개강 직전 급행 배송비로 그대로 넘어갑니다. 개강 3주 전에 한 번 실사하는 것으로 대부분이 해결됩니다. 상시 관리가 필요 없습니다.

한눈에

흔히 하는 실수

• 메모지에 적어 두었다가 나중에 옮기는 것 · 옮기는 사이에 빠집니다
• 단위를 사람마다 다르게 쓰는 것 · 권 · 박스 · 개가 섞입니다
• 교재 창고·강사실 선반처럼 눈에 안 보이는 자리를 빼놓는 것
• 들어오는 중에 세는 것 · 검수가 끝나기 전에 세면 두 번 세게 됩니다

WAO 에서는 이렇게 됩니다

찍어서 입출고를 처리하면 누가 언제 얼마를 움직였는지 함께 남습니다. 찍어서 처리하므로 옮겨 적는 사이에 빠지는 일이 없습니다. 학원의 경우 교재 창고·강사실 선반을 기준으로 잡으면 손이 덜 갑니다.

바코드가 이미 있는 물품이면 무료 재고관리로 시작해 보고 한도가 모자랄 때 올려도 늦지 않습니다.

확인할 것

• 교재처럼 자주 틀리는 것 하나를 골라 기록을 거꾸로 짚어 봅니다
• 고칠 곳이 보이면 교재 창고·강사실 선반부터 먼저 바꿔 봅니다