학원 입출고 기록, 누가 맡아야 하나요

한 줄로

물건을 실제로 만지는 사람이 맡는 편이 정확합니다. 학원의 하루를 보면 교재처럼 분기·학기 단위 오가는 것을 기준으로 잡습니다. 입출고 기록이라면 어느 일을 누구에게 맡길지부터 정합니다.

핵심만

• 입출고 기록 · 들어오고 나간 것을 어떻게 남기나가 이 글에서 볼 자리입니다
• 만지는 사람이 적습니다 · 교재를 꺼낸 사람이 그 자리에서 찍습니다
• 새로 온 사람에게는 찍는 법부터 알려 줍니다 · 배부가 무엇인지도 함께
• 맡은 사람이 자리를 비우는 날을 미리 정해 둡니다 · 교재 창고·강사실 선반을 대신 볼 사람이 있어야 합니다
• 숫자를 고친 기록은 지우지 않습니다 · 누가 왜 고쳤는지가 남아야 다음에 물어볼 수 있습니다

왜 그런가

학원이 안고 있는 물건은 교재, 문제집, 프린터 토너, 문구처럼 갈래가 갈립니다. 무엇으로 세는지도 권, 박스, 개처럼 섞이고, 도는 주기는 분기·학기 단위에 가깝습니다. 현장에서는 배부, 반별, 재고 파악 같은 말이 따로 있고, 보관하는 자리도 교재 창고·강사실 선반처럼 나뉘어 있습니다. 있는 갈래를 바꾸지 말고 그 위에 기록만 올리면 됩니다.

창고에서 꺼낸 사람과 적는 사람이 다르면 그 사이에서 기억이 샙니다. 입출고 기록은 들어오고 나간 것을 어떻게 남기나가 되어야 시작되는 일입니다. 학기 단위로 한 번에 크게 움직이고 그 사이에는 거의 안 움직입니다.

학원은 개강 직전과 방학 특강에 수요가 몰립니다. 그때 입출고 기록이 흔들리면 남아서 폐기하는 지난 학기 교재와 개강 직전 급행 배송비로 이어집니다. 개강 3주 전에 한 번 실사하는 것으로 대부분이 해결됩니다. 상시 관리가 필요 없습니다.

한눈에

흔히 하는 실수

• 교재 창고·강사실 선반을 만지지 않는 사람이 숫자만 적는 것 · 실물과 멀어집니다
• 아이디 하나를 여럿이 나눠 쓰는 것 · 강의실 3~15개라도 누가 했는지는 남아야 합니다
• 맡은 자리를 정하지 않는 것 · 교재 창고·강사실 선반은 서로 했겠거니 하고 둘 다 안 봅니다
• 입출고 기록은 사장님만 본다고 두는 것 · 자리를 비운 날 아무도 손을 못 댑니다

WAO 에서는 이렇게 됩니다

찍어서 입출고를 처리하면 누가 언제 얼마를 움직였는지 함께 남습니다. 직원 계정을 따로 만들고 할 수 있는 일을 하나씩 켤 수 있습니다. 기록에는 누가 했는지 남습니다. 학원이라면 교재 창고·강사실 선반을 먼저 나눠 두면 그다음이 쉽습니다.

무료 재고관리로 바코드를 찍는 사람을 한 명만 늘려 보면 차이가 보입니다.

확인할 것

• 교재 창고·강사실 선반을 지금 누가 맡고 있는지 적어 봅니다
• 아이디를 함께 쓰고 있다면 사람마다 하나씩 나눕니다