한의원 장부 무결성 검사 - 고쳐지지 않았는지 확인하는 법

나중에 숫자를 맞추려고 지난 기록을 손대기 시작하면, 그 장부는 그때부터 증거가 아닙니다. 몇 달 지나 물어보는 사람이 생겼을 때, 그때 적은 그대로 남아 있어야 설명이 됩니다.

무엇을 검사하나

• 앞뒤가 지문으로 이어져 있어 한 줄로 꿰어져 있습니다.
• 가운데 하나만 손대도 뒤쪽 지문이 맞지 않게 되어 어디를 건드렸는지 보입니다.
• 전표번호가 이어지는지도 검사합니다. 한 장을 빼면 번호가 비어 그대로 드러납니다.
• 세금계산서도 같은 방식으로 검사합니다. 사슬과 번호를 함께 봅니다.

한의원에서 나중에 고치고 싶어지는 자리

약재는 종류가 많고 처방마다 쓰는 양이 달라, 남는 것과 모자란 것이 함께 생깁니다.

실제로 효과가 있는 순서. 자주 쓰는 약재 스무 가지만 먼저 세도 발주가 잡힙니다.

한의원은 환절기와 보약을 찾는 겨울에 수요가 몰립니다. 그때 재고가 흔들리면 눅눅해지거나 향이 날아간 약재로 이어집니다. 바쁠 때 시작하면 늦습니다. 한가할 때 붙여 둡니다.

무엇이 장부에 남는가

사고 판 것이 그대로 장부로 이어져야 합니다. 한의원에서 다루는 것은 대체로 한약재, 첩약 봉투, 침, 부항컵, 파스, 소독용품입니다. 이 가운데 한약재와 첩약 봉투는 주 1회 움직이므로 먼저 잡고, 나머지는 뒤로 미뤄도 됩니다.

단위는 근, 첩, 박스, 개 중에서 고릅니다. 약재장·탕전실 선반·창고에 무엇이 어떤 단위로 놓여 있는지가 기준입니다. 탕전처럼 현장에서 쓰는 말을 그대로 물품명에 쓰면 직원이 따로 배우지 않아도 됩니다.

알아 둘 것

• 지운 자리는 남지 않지만 되돌린 자리는 남습니다. 그래서 지우는 기능을 두지 않았습니다.
• 쓰던 계정과목을 없애면 과거 장부가 어긋납니다. 그래서 감추기만 합니다.
• 회계 화면은 사장 계정에서만 열립니다. 직원 계정에는 보이지 않습니다.

한의원에서 먼저 해 볼 것

원장 1~2인이라면 지금 쓰는 방법이 몇 사람 손을 거치는지 봅니다. 두는 자리는 약재장·탕전실 선반·창고입니다. 자리마다 세는 방법을 다르게 잡으면 오히려 헷갈립니다.

세는 단위는 근 · 첩이 섞여 있으면 물품마다 하나로 못박습니다. 한 번 정한 단위는 바꾸지 않는 편이 낫습니다. 바꾸면 지난 기록과 끊깁니다.

부르던 이름을 그대로 두세요 · 탕전 · 첩약 · 처방을 그대로 적어 두면 새로 온 사람도 금방 익힙니다.

장부 검사는 처음부터 완벽하게 할 필요는 없습니다. 한약재 하나로 시작해 처음부터 전부 하려다 그만두는 경우가 가장 많습니다.