학원 수주 납품서 - QR코드·바코드로 하는 방법

학원에서 주문을 받아 물건이 나갈 때까지는 들어오는 것과 셈이 다릅니다. 분기·학기 단위 들어오는 물건에 맞춰 나눠 보내는 일이 생깁니다.

주문을 적어 두면 달라지는 것

전화와 메모로만 받으면 남은 수량은 늘 머릿속에만 있습니다. 한 자리에 적어 두면 남은 수량이 화면에 그대로 보입니다. 개강 직전에 교재 수량이 모자라 급하게 재주문합니다. 이런 일이 줄어드는 것도 이 때문입니다.

• 주문 적기 - 거래처와 품목, 수량과 값을 함께 적습니다.
• 나눠 내보내기 - 있는 만큼 먼저 내보내면 남은 수량이 그대로 남습니다.
• 납품서 - 회차마다 한 장씩 뽑아 함께 보냅니다.
• 언제 빠지나 - 출고한 수량만 재고에 반영됩니다.

학원에서 남은 수량이 헷갈릴 때

학기 단위로 한 번에 크게 움직이고 그 사이에는 거의 안 움직입니다.

실제로 효과가 있는 순서. 개강 3주 전에 한 번 실사하는 것으로 대부분이 해결됩니다. 상시 관리가 필요 없습니다.

학원은 개강 직전과 방학 특강에 수요가 몰립니다. 그때 재고가 흔들리면 남아서 폐기하는 지난 학기 교재와 개강 직전 급행 배송비로 이어집니다. 그 시기 전에 한 번 정리해 두는 것이 가장 값싼 대비입니다.

주문을 받는 자리

나가는 물건은 들어오는 물건과 다르게 셉니다. 학원에서 다루는 것은 대체로 교재, 문제집, 프린터 토너, 문구, 상품입니다. 이 가운데 교재와 문제집은 분기·학기 단위 움직이므로 먼저 잡고, 나머지는 뒤로 미뤄도 됩니다.

단위는 권, 박스, 개 중에서 고릅니다. 교재 창고·강사실 선반에 무엇이 어떤 단위로 놓여 있는지가 기준입니다. 배부처럼 현장에서 쓰는 말을 그대로 물품명에 쓰면 직원이 따로 배우지 않아도 됩니다.

납품서에 무엇이 찍히나

받는 곳·납품일·품목과 규격·수량·단가와 금액이 한 장에 들어갑니다. 지난 서류가 바뀌지 않도록 그때 값과 이름을 함께 저장합니다.

자주 묻는 질문

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학원에 맞춰 정리하면

강의실 3~15개 정도라면 하루에 손이 몇 번 가는지부터 세어 봅니다. 물건이 놓인 곳은 교재 창고·강사실 선반이라 자리별로 나눠 두면 찾는 시간이 줄어듭니다.

단위는 권 · 박스처럼 물품마다 갈립니다. 단위를 바꿔야 한다면 그날 실사를 함께 합니다.

현장에서 쓰는 말을 그대로 씁니다 · 배부 · 반별 · 재고 파악처럼 익숙한 말이 있으면 그 말로 적어야 아무나 찾습니다.

수주와 납품서는 처음부터 완벽하게 할 필요는 없습니다. 교재부터 걸어 두고 한 주 지나 익숙해지면 품목을 늘립니다.

따져 보기 전에 바코드가 이미 있는 물품이면 무료 재고관리로 시작해 보고 한도가 모자랄 때 올려도 늦지 않습니다.