학원 로트 번호 추적 - QR코드·바코드로 하는 방법

같은 물건이라도 들어온 묶음마다 상태가 다릅니다. 학원에서는 교재처럼 겉으로는 구별이 안 되는 물건이 많습니다.

무엇을 로트로 잡나

거창한 것이 아니라 이 묶음을 가리키는 이름입니다. 필요한 물품만 켜면 됩니다. 나머지는 그냥 수량만 셉니다.

• 들어올 때 - 로트와 유통기한을 함께 적습니다
• 나갈 때 - 기한이 가까운 묶음부터 나가게 합니다.
• 문제가 생기면 - 그 로트만 골라 어디에 얼마가 남았는지 찾습니다
• 개강 직전과 방학 특강 - 바쁠수록 로트를 안 적게 되니 그때가 가장 위험합니다.

학원에서 묶음이 섞이는 자리

학기 단위로 한 번에 크게 움직이고 그 사이에는 거의 안 움직입니다.

여기서부터 시작합니다. 개강 3주 전에 한 번 실사하는 것으로 대부분이 해결됩니다. 상시 관리가 필요 없습니다.

학원은 개강 직전과 방학 특강에 수요가 몰립니다. 그때 재고가 흔들리면 남아서 폐기하는 지난 학기 교재와 개강 직전 급행 배송비로 이어집니다. 바쁠 때 시작하면 늦습니다. 한가할 때 붙여 둡니다.

품목 나누기

품목을 성격별로 나눕니다. 학원에서 다루는 것은 대체로 교재, 문제집, 프린터 토너, 문구, 상품입니다. 이 가운데 교재와 문제집은 분기·학기 단위 움직이므로 먼저 잡고, 나머지는 뒤로 미뤄도 됩니다.

단위는 권, 박스, 개 중에서 고릅니다. 교재 창고·강사실 선반에 무엇이 어떤 단위로 놓여 있는지가 기준입니다. 배부처럼 현장에서 쓰는 말을 그대로 물품명에 쓰면 직원이 따로 배우지 않아도 됩니다.

회수가 빨라집니다

어느 묶음인지 모르면 회수 범위가 통째로 커집니다. 라벨을 찍어 두면 그 자리에서 로트가 읽힙니다.

한 묶음에 몇 개인가

묶음마다 담긴 양이 정해져 있으면 묶음 개수만 세도 수량이 나옵니다. 학원에서는 문제집처럼 낱개를 세기 번거로운 물품에 씁니다.

남은 양이 반 통처럼 애매하면 양으로 적고, 통째로 움직이면 개수로 적습니다.

임박한 묶음 다루기

남은 날짜가 얼마 안 되는 묶음만 따로 모아 볼 수 있습니다. 폐기도 기록으로 남겨야 손실이 얼마인지 보입니다.

학원에서 먼저 해 볼 것

강의실 3~15개면 지금 쓰는 방법이 몇 사람 손을 거치는지 봅니다. 물건이 놓인 곳은 교재 창고·강사실 선반입니다. 자리마다 세는 방법을 다르게 잡으면 오히려 헷갈립니다.

기준 단위는 권 · 박스가 섞여 있으면 물품마다 하나로 못박습니다. 한 번 정한 단위는 바꾸지 않는 편이 낫습니다. 바꾸면 지난 기록과 끊깁니다.

쓰던 말을 바꾸지 않아도 됩니다 · 배부 · 반별 · 재고 파악을 그대로 적어 두면 새로 온 사람도 금방 익힙니다.

로트로 되짚기는 한 번에 다 하려 하지 않아도 됩니다. 교재부터 걸어 두고 되는 것을 본 뒤에 늘리는 편이 오래갑니다.