직원에게 재고 권한을 어디까지 줘야 하나요

한 줄로

입출고와 조회는 열어 두고, 물품 등록과 수정, 내보내기, 발주는 필요한 사람에게만 엽니다. 권한이 넓을수록 편하지만, 잘못 바꾼 것을 나중에 찾기 어려워집니다.

핵심만

• 입출고와 조회는 대개 모두에게 엽니다. 이것이 막히면 일이 안 됩니다
• 물품 등록·수정은 정해진 사람만 · 이름과 단위가 제각각이 됩니다
• 내보내기는 따로 봅니다 · 재고 목록은 그 자체로 영업 자료입니다
• 발주는 돈이 나가는 일이라 좁게 엽니다
• 누가 처리했는지 이력에 남는지를 먼저 확인하세요

왜 그런가

권한을 좁히는 목적은 사람을 못 믿어서가 아니라 되짚기 위해서입니다. 물품 이름이 바뀌거나 수량이 어긋났을 때, 누가 언제 했는지 알 수 있어야 고칠 수 있습니다.

특히 내보내기는 가볍게 보기 쉬운데, 물품·단가·거래처가 담긴 파일 하나가 그대로 나가는 일입니다. 퇴사할 때 문제가 되는 것도 대개 이 자료입니다.

한눈에

흔히 하는 실수

• 계정 하나를 여럿이 함께 쓰는 것 · 누가 했는지 알 수 없습니다
• 퇴사한 직원 계정을 그대로 두는 것
• 급하다고 잠시 열어 주고 잊는 것

WAO 에서는 이렇게 됩니다

직원 계정마다 물품·실사·내보내기·발주 네 가지를 따로 켜고 끕니다. 스캔과 입출고, 조회는 늘 되고, 모든 입·출고 이력에 처리한 사람이 남습니다. 사장님만 직원을 만들고 지울 수 있습니다.

확인할 것

• 퇴사하면 그날 계정을 잠그세요
• 반년에 한 번은 누가 어떤 권한을 갖고 있는지 훑어 보세요