전자장부는 어떻게 백업해 두어야 하나요

한 줄로

한 곳에만 두지 말고 서로 다른 장소에 두 벌 이상 두어야 합니다. 그리고 정말 되살아나는지 한 번은 실제로 확인해야 합니다. 백업본이 있어도 열리지 않으면 없는 것과 같습니다.

핵심만

• 서로 다른 장소에 두 벌 이상
• 되살려 보기를 한 번은 해 봅니다
• 보관 기간 동안 읽을 수 있는 형식이어야 합니다
• 개인정보가 섞인 자료는 백업본도 잠가 둡니다
• 언제 어디에 무엇을 두었는지 적어 둡니다

왜 그런가

법이 요구하는 것은 보관이 아니라 제출할 수 있는 상태입니다. 국세기본법 제85조의3은 전자 보존을 인정하되 훼손되지 않고 읽을 수 있어야 한다고 정하고 있습니다.

그래서 되살려 보지 않은 백업은 백업이 아닙니다. 파일이 깨져 있거나 옛 프로그램이라야 열리는 형식이면, 정작 필요한 때에 못 씁니다.

한눈에

흔히 하는 실수

• 한 컴퓨터에만 두는 것
• 한 번도 열어 보지 않는 것
• 개인정보가 담긴 파일을 그냥 두는 것
• 백업본을 같은 컴퓨터의 다른 폴더에 두는 것 · 그 컴퓨터가 고장 나면 함께 사라집니다

WAO 에서는 이렇게 됩니다

장부는 지우지 않고 사슬처럼 이어 두어 중간이 바뀌면 표가 납니다. 내보내기로 언제든 파일로 받아 두실 수 있고, 서버 쪽에서도 날마다 백업을 만들어 다른 곳에 따로 보관합니다.

확인할 것

• 반년에 한 번은 받아 둔 파일을 열어 보세요
• 옮길 때는 옛 자료도 함께 옮기세요
• 담당자가 바뀌면 백업이 어디에 있는지부터 넘겨 주세요
• 서비스를 바꾸더라도 옛 자료는 보관 기간이 끝날 때까지 우리가 갖고 있어야 합니다