거래처 담당자 정보는 얼마나 보관해도 되나요

한 줄로

목적을 이룬 뒤에는 지체 없이 지워야 합니다. 거래가 끝나고 보관할 이유가 없어졌는데 그대로 두면 개인정보 보호법을 어기는 것이 됩니다. 다만 세금계산서처럼 법이 보관을 요구하는 자료는 그 기간까지 둡니다.

핵심만

• 목적을 이루면 지운다가 원칙입니다
• 법이 보관을 요구하는 것은 그 기간까지 둡니다(장부·증빙은 5년)
• 보관 기간을 미리 정해 두어야 합니다
• 지울 때는 되살릴 수 없게 지웁니다
• 누구의 어떤 정보를 왜 갖고 있는지 적어 둡니다

왜 그런가

개인정보 보호법 제21조는 보유 목적을 이루면 지체 없이 파기하도록 정하고 있습니다. "언젠가 쓸지 몰라서" 는 이유가 되지 않습니다.

거래처 담당자의 이름·휴대전화·이메일은 개인정보입니다. 회사 정보와 섞여 있어 잊기 쉽지만, 새어 나가면 그 사람에게 피해가 갑니다. 그래서 갖고 있는 이유와 기간을 분명히 해 두어야 합니다.

한눈에

흔히 하는 실수

• 엑셀 파일로 받아 두고 잊는 것 · 파일은 지워도 사본이 남습니다
• 메신저 대화에 남겨 두는 것
• 퇴사한 담당자 정보를 그대로 두는 것

WAO 에서는 이렇게 됩니다

거래처마다 담당자 칸을 두되 꼭 필요한 것만 받습니다. 사업자등록증 사본은 보관 기간이 끝나면 자동으로 지웁니다. 회원이 탈퇴하면 관련 자료도 함께 정리됩니다.

확인할 것

• 한 해에 한 번은 오래된 자료를 훑어 지웁니다
• 누가 볼 수 있는지도 함께 정해 두세요