서점 재고실사 - QR코드·바코드로 하는 방법

서점을 하다 보면 장부와 실물이 어긋납니다. 반품 기한이 지난 재고가 쌓여 자리만 차지한다. 그래서 한 번씩 세어 맞춰야 합니다. 그런데 손으로 세고 손으로 적으면 실사가 또 다른 오차를 만듭니다.

어디서 어긋나는가

1. 세는 사이에 물건이 움직입니다. 매대·서가·창고 박스를 훑는 중에도 입출고가 이어집니다.
2. 기록이 한 박자 늦습니다. 현장에서 메모하고 나중에 옮기면 그 단계에서 숫자가 바뀝니다.
3. 이름이 사람마다 다릅니다. 신간, 베스트셀러 처럼 흔한 것일수록 이름이 여럿입니다.

서점에서 실사가 어려운 까닭

위탁으로 받은 책은 기한 안에 반품해야 하는데 언제 들어온 것인지 모르면 그 기회를 놓친다.

실제로 효과가 있는 순서. 입고일을 반드시 남긴다. 반품 기한이 다가오는 것부터 목록으로 뽑는다.

서점은 개학·수험철과 연말에 수요가 몰립니다. 그때 재고가 흔들리면 반품 기한을 넘겨 떠안은 재고으로 이어집니다. 그 시기 전에 한 번 정리해 두는 것이 가장 값싼 대비입니다.

세는 순서를 정할 때

먼저 세고 나중에 셀 것을 나눕니다. 서점에서 다루는 것은 대체로 신간, 베스트셀러, 문제집, 잡지, 문구, 포장지 입니다. 이 가운데 신간과 베스트셀러는 주 1~2회 움직이므로 먼저 잡고, 나머지는 뒤로 미뤄도 됩니다.

단위는 권, 박스, 개 중에서 고릅니다. 매대·서가·창고 박스에 무엇이 어떤 단위로 놓여 있는지가 기준입니다. 반품 할 때 쓰는 말을 그대로 물품명에 쓰면 직원이 따로 배우지 않아도 됩니다.

종이 없이 실사하기

코드가 붙어 있으면 찍는 순간 기록이 끝납니다. 매대·서가·창고 박스를 지나가며 찍으면 바로 저장됩니다.

이렇게 합니다

1. 신간, 베스트셀러, 문제집, 잡지 처럼 자주 세는 품목부터 등록합니다. 엑셀 파일이 있으면 한 번에 올립니다.
2. 라벨을 뽑아 매대·서가·창고 박스에 붙입니다.
3. 세기 전에 조회로 한 번 훑습니다.
4. 차이가 나면 그만큼 맞추고 사유를 적습니다. 이력에 남습니다.
5. 마치고 나면 어디서 차이가 났는지 한눈에 보입니다.

덜 틀리게 하는 법

• 매대·서가·창고 박스를 나눠서 한 칸씩 마칩니다.
• 주 1~2회 입고되는 것은 검수가 끝난 뒤에 셉니다.
• 세는 단위를 권, 박스, 개 중 하나만 씁니다.
• 동네 서점 1~5인이라면 사람마다 맡을 자리를 정합니다.

이 업종에서 먼저 볼 것

동네 서점 1~5인이 흔한 모습입니다. 그래서 손이 많이 가는 방식은 오래 못 갑니다. 주 1~2회 나가는 몇 가지만 골라 시작하는 편이 낫습니다.

세는 단위를 권으로 통일하면 숫자가 흔들리지 않습니다. 물건이 실제로 있는 매대·서가·창고 박스에 맞춰 나눕니다. 현장에서 쓰는 말(반품)을 그대로 이름에 쓰면 새로 온 사람도 헷갈리지 않습니다.

순서를 정해 두면 중간에 멈추지 않습니다. 서점에서 자주 손이 가는 것은 신간, 베스트셀러, 문제집, 잡지 입니다. 자주 찾는 것과 비싼 것을 먼저 세웁니다.

막히는 자리는 업종마다 비슷합니다. 반품 기한이 지난 재고가 쌓여 자리만 차지한다 이 한 가지가 늘 시작점입니다.

한 해에 몇 번, 개학·수험철과 연말에 일이 몰립니다. 결과는 대개 반품 기한을 넘겨 떠안은 재고입니다. 그래서 한가할 때 붙여 두는 편이 가장 값쌉니다.

자주 묻는 질문

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서점에서는 어디서부터 손대나

동네 서점 1~5인이라면 가장 자주 틀리는 물품 하나를 먼저 고릅니다. 두는 자리는 매대·서가·창고 박스이므로 눈에 안 보이는 자리부터 라벨을 붙입니다.

세는 단위는 권 · 박스 처럼 물품마다 갈립니다. 사람마다 다르게 세면 어느 숫자가 맞는지 아무도 모릅니다.

부르던 이름을 그대로 두세요 · 반품 · 위탁 · 중쇄를 그대로 적어 두면 새로 온 사람도 금방 익힙니다.

재고실사는 오늘 할 수 있는 만큼만 해도 됩니다. 신간 부터 걸어 두고 작게 시작한 곳이 결국 끝까지 씁니다.