사진관 장부 무결성 검사 - 고쳐지지 않았는지 확인하는 법
나중에 숫자를 맞추려고 지난 기록을 손대기 시작하면, 그 장부는 그때부터 증거가 아닙니다. 사진관에서 인화지를 사고 적은 기록도 몇 달 뒤에 소명해야 할 수 있습니다.
어떻게 알 수 있나
- 전표마다 지문이 붙고, 그 지문에는 앞 전표의 지문이 들어 있습니다.
- 숫자 하나를 바꾸면 그 전표부터 뒤가 모두 어긋납니다. 조용히 고칠 방법이 없습니다.
- 번호가 빠진 곳(결번)도 함께 봅니다. 중간을 들어낸 장부는 번호에서 티가 납니다.
- 세금계산서 역시 지문으로 이어 두고 끊긴 곳과 빠진 번호를 함께 찾습니다.
사진관에서 나중에 고치고 싶어지는 자리
촬영이 몰리는 때는 정해져 있는데 인화 자재는 주문해서 오기까지 며칠 걸립니다.
먼저 해 볼 것. 액자·앨범처럼 주문 제작에 시간이 걸리는 것부터 기준을 잡습니다.
사진관은 졸업·입학철과 가족사진을 찍는 명절에 수요가 몰립니다. 그때 재고가 흔들리면 눅눅해진 인화지와 유행이 지나 안 나가는 액자로 이어집니다. 바쁠 때 시작하면 늦습니다. 한가할 때 붙여 둡니다.
무엇이 장부에 남는가
사고 판 것이 그대로 장부로 이어져야 합니다. 사진관에서 다루는 것은 대체로 인화지, 잉크, 액자, 앨범, 배터리, 배경지입니다. 이 가운데 인화지와 잉크는 주 1회 움직이므로 먼저 잡고, 나머지는 뒤로 미뤄도 됩니다.
단위는 롤, 개, 박스, 통 중에서 고릅니다. 스튜디오 수납장·인화실 선반·창고에 무엇이 어떤 단위로 놓여 있는지가 기준입니다. 촬영처럼 현장에서 쓰는 말을 그대로 물품명에 쓰면 직원이 따로 배우지 않아도 됩니다.
틀리기 쉬운 것
- 지운 자리는 남지 않지만 되돌린 자리는 남습니다. 그래서 지우는 기능을 두지 않았습니다.
- 한 번 쓴 계정과목도 지우지 않습니다. 지나간 장부가 깨지기 때문에 "안 씀" 표시만 합니다.
- 장부와 검사 화면은 사업장 주인만 봅니다. 직원에게는 재고 쪽만 열어 줄 수 있습니다.
사진관에서는 어디서부터 손대나
1~3인 스튜디오라면 가장 자주 틀리는 물품 하나를 먼저 고릅니다. 물건이 놓인 곳은 스튜디오 수납장·인화실 선반·창고이므로 눈에 안 보이는 자리부터 라벨을 붙입니다.
기준 단위는 롤 · 개가 섞여 있으면 물품마다 하나로 못박습니다. 사람마다 다르게 세면 어느 숫자가 맞는지 아무도 모릅니다.
쓰던 말을 바꾸지 않아도 됩니다 · 촬영 · 인화 · 보정처럼 익숙한 말이 있으면 그 말로 적어야 아무나 찾습니다.
장부 검사는 오늘 할 수 있는 만큼만 해도 됩니다. 인화지 하나로 시작해 작게 시작한 곳이 결국 끝까지 씁니다.
무엇을 쓸지 정하기 전에 무료 재고관리로 먼저 QR코드를 찍어 보고 손에 익은 다음에 넓히면 됩니다.